Quando se fala em processos financeiros da escola, eficiência é algo que faz total diferença, não é mesmo? Afinal, processos ineficientes geram gargalos, e eles impactam na saúde financeira da instituição. Além disso, se tudo é muito manual, a produtividade dos colaboradores também é afetada, diminuindo o tempo que eles poderiam empregar em outras atividades. Portanto, pensar em automação é vital se o objetivo for obter ganhos exponenciais em eficiência e produtividade.
Vamos ver quais processos financeiros podem ser automatizados? Me acompanhe!
1. Envio de boletos aos pais
Os pais precisam receber os boletos direitinho para que as mensalidades sejam pagas, certo? Pelas vias mais manuais – como boleto impresso enviado pelo aluno, boleto disponibilizado no portal para o pai se logar e pegar, e-mails que podem acabar na caixa de spam, etc. – nem sempre a eficiência é das melhores. É aluno que esquece de entregar ao pai, é pai que esquece de se logar no portal para pegar o boleto, fora aquele show de desculpas do tipo “não recebi”. Essa realidade te é familiar? Então você está precisando modernizar os processos financeiros da sua escola!
Você sabia que é possível enviar os boletos diretamente às mãos dos pais sem nenhuma tarefa manual? E mais! Dá até para saber exatamente quem recebeu e conferiu o boleto, e a que horário. Ou seja, você nunca mais ouvirá a frase “eu não recebi”. Tecnologia é uma maravilha, não é?
A automação pode ser feita de duas formas. Caso a sua escola utilize sistema de gestão escolar, pode enviar os boletos gerados à agenda digital de forma automática via integração, e a agenda faz o envio automático aos pais, que recebem os boletos diretamente no app instalado no celular.
Outra possibilidade ainda é a escola gerar os boletos diretamente dentro da agenda digital, caso ela possua um gateway de pagamentos, como este aqui. Nesse caso, nem a integração será necessária, pois toda a automação ocorrerá dentro da própria agenda. É de brilhar os olhos, hein?
2. Atualização de boletos
Sabe quando o pagamento da mensalidade atrasa e o pai tem que ligar para a escola e solicitar uma segunda via? Isso quando ele se dá a esse trabalho né, porque para alguns, é mais fácil simplesmente não pagar e esperar que a instituição entre em contato. Aí depois tem todo aquele trabalho manual de gerar a segunda via e enviá-la ao pai por e-mail, esperando que não vá cair na caixa de spam.
Você pode se poupar disso, sabia? Essa atualização pode ser automática, sem que ninguém precise entrar em contato com ninguém. Se você tiver agenda digital com gateway de pagamentos, funciona assim: o pagamento atrasou, o boleto atualizou, fim da história. Tudo é automático, ninguém precisa fazer nada. O boleto atualizado já inclui os juros e a multa pelo atraso, e a escola não precisa pagar uma nova taxa de emissão. Muito melhor, né?
3. Recebimento de mensalidades e taxas
Não me diga que os pais dos seus alunos precisam se deslocar até bancos e lotéricas para pagar as mensalidades e outras taxas. Ou então, que eles precisam ir até a escola para quitar o débito pessoalmente. Trabalhão, hein? Não tem um jeito mais fácil não?
Olha… se você está lendo sobre isso neste post, é porque tem! Primeiramente, o negócio é eliminar os processos manuais no envio dos boletos né, como já falamos mais acima. Depois, vamos agilizar também o lado do pagamento da mensalidade, eliminando os deslocamentos e aumentando a praticidade.
Tudo o que o pai precisa fazer é acessar o gateway de pagamentos da agenda digital quando ele receber a notificação push de que o boleto já chegou. Aí o pai confere o título e faz o pagamento por lá mesmo, com cartão de crédito, em poucos cliques. Se ele preferir pagar por boleto, basta fazer isso pelo internet banking, copiando e colando o código de barras. Tudo é bem rapidinho.
O recebimento da escola é automático, sem a necessidade de passar pelo banco para dar baixa, para que então ele envie à escola o arquivo de retorno. Da forma como eu te falei, é o próprio gateway que recebe o pagamento e já gera o arquivo de retorno para o ERP da instituição. Bem menos burocracia, não é?
4. Cobrança de inadimplentes
Cobrar inadimplentes geralmente é um processo bem cansativo, desgastante, que consome um tempão dos colaboradores e que traz resultados bem menos eficazes do que a escola precisa. É aquele tal de ligar várias vezes e o pai não atender, ou então atender e dizer que não está podendo falar. Nada surpreendente, não é? Afinal, hoje em dia, cada vez menos pessoas usam o smartphone como telefone, principalmente para atender ligações de cobranças.
Caso você não tenha percebido, esse é um dos processos financeiros que já passou da hora de você automatizar! A sua escola não apenas vai escalar a cobrança de inadimplentes, como vai ganhar também em efetividade!
Vou te explicar como funciona. Na cobrança automatizada, o gateway de pagamentos da agenda digital começa a disparar lembretes aos responsáveis financeiros antes mesmo do vencimento dos boletos, conforme o prazo para o pagamento estiver se aproximando. Assim, a inadimplência já começa a ser atacada preventivamente.
Caso o pagamento não seja realizado, automaticamente já é disparado um alerta de cobrança para toda a base de inadimplentes da escola de uma só vez, e a instituição consegue saber quem recebeu e quem visualizou esse alerta, e até o horário em que isso ocorreu. Não há como desabilitar essa opção. Ou seja, ninguém poderá dizer que não viu, não é verdade?
Além disso, como já mencionei neste post, o devedor já terá à disposição automaticamente um boleto atualizado para a quitação, então isso é algo que ele poderá fazer imediatamente, logo que visualizar o alerta. Inclusive, como já comentei também, o próprio pagamento também poderá ser feito no mesmo local, em poucos cliques. Não há nem como comparar a eficiência de um processo assim com a da forma manual, concorda?
5. Geração de relatórios de cobrança
É importante ter o controle de todos esses processos financeiros de cobranças, você não acha? Saber quantas vezes um inadimplente foi lembrado antes do vencimento e cobrado posteriormente, por exemplo, para considerar esses dados na hora de oferecer negociações.
É claro que isso não é algo que você tenha que controlar por uma planilha né. Seria muito trabalho manual e consumo de tempo produtivo dos seus colaboradores. Tudo isso pode ser automatizado!
O gateway de pagamentos consegue puxar dados de visualização de lembretes de vencimentos e de avisos de cobranças de títulos atrasados, e até de horários de visualização. Tudo isso é compilado em um relatório que pode ser obtido em segundos! Muito melhor, você não acha?
Que ferramenta consegue realizar essas automações?
Você viu que legal todas as possibilidades que existem para a automação de processos financeiros da sua escola? Agora imagino que você esteja querendo saber por qual ferramenta tecnológica consegue fazer tudo o que viu aqui, certo? E é claro que eu não vou te deixar na mão com isso!
Já sabemos até aqui que há a necessidade de usar agenda digital com gateway de pagamentos, certo? E não é toda agenda digital que possui esse gateway, e quando possui, nem sempre ele é tão robusto e traz tantas possibilidades. O que eu posso te garantir é que tudo o que você viu aqui pode ser encontrado na Agenda Digital ClipEscola, que possui o gateway de pagamentos que chamamos de ClipPag.
O ClipPag possui, é claro, uma infinidade de recursos que você nem viu aqui neste artigo, pois aqui falamos apenas da parte de automação de processos financeiros. Há muito mais para ser explorado que você nem sonha. É um verdadeiro parque de diversões para a equipe do Administrativo/Financeiro da sua escola. Quer conferir o que eu estou falando? Então veja este infográfico aqui.
Leia mais
– ClipPag: conheça todos os recursos do assistente financeiro da ClipEscola!
– Como cobrar mensalidades atrasadas com eficácia e dentro da lei
A sua escola já está pronta para começar um novo momento, de muito mais agilidade, eficiência, produtividade e saúde financeira? Conte com a gente para te ajudar nas automações e em tudo o que precisar!
