Você vai abrir a sua escolinha ou já é dono de uma? Que legal! O bom de escolas pequenas é que dá para estruturar questões importantes – como a comunicação e a parte de recebimentos – mais facilmente. Afinal, qualquer mudança, nesse momento, impactará um público pequeno, e à medida que a instituição for crescendo, as coisas só ganharão em escala, pois tudo já estará constituído sobre bases sólidas.
Pensando nisso, nós elaboramos algumas dicas que podem te ajudar. Vamos dar uma conferida?
Comunicação para escolas pequenas
O primeiro ponto que vamos conversar é sobre a parte de comunicação. Como já citamos, pequenas escolas estão no momento ideal para criar processos de comunicação escolar bem eficientes, pois o público que terá que se adaptar às mudanças será menor, o que torna mais fácil identificar e executar qualquer ajuste necessário.
Algumas táticas certeiras são:
Tenha um canal oficial de comunicação
Vamos começar as coisas com o pé direito, certo? Então, nada de deixar a comunicação correr solta por qualquer lugar e de qualquer jeito. Como você deve saber, em escolas pequenas, é normal que as famílias se sintam muito próximas dos colaboradores. Porém, é preciso estabelecer limites.
Vou direto ao ponto. Não é ideal que pais e responsáveis fiquem com o número de WhatsApp pessoal dos professores. Por esse caminho, a instituição não tem nenhum controle sobre as informações que são trocadas. Além disso, a escola pode enfrentar problemas trabalhistas, pois as famílias certamente irão contatar os educadores fora do horário de trabalho deles, o que os obrigará a estender a jornada.
A melhor prática é estabelecer um canal de comunicação oficial da escola, com possibilidade de predefinição de horários, e centralizar toda a comunicação e todo o atendimento aos pais por ali. Para isso funcionar, ele tem que ter praticidade, organização e eficiência para todos, pois do contrário, parte da comunicação acabará encontrando vias paralelas.
O que eu quero dizer com isso? Que agenda de papel não vai funcionar, bem como e-mails e portal do aluno. Esses meios, embora oficiais, não são práticos, então as famílias acabarão procurando outros caminhos para conseguir as informações de que necessitam.
Um canal que obtém bons resultados na comunicação escolar é a agenda digital. Ela funciona por app e atende aos requisitos de praticidade, organização e eficiência, e também permite a configuração de horários para as respostas aos pais.
Não pense: “esse tipo de tecnologia não é para escolas pequenas”. Muito pelo contrário, viu? Em instituições menores, como há menos alunos, o custo também é proporcional. Então, qual seria o empecilho? Nenhum, né?
Cultive o relacionamento com as famílias periodicamente
Agora que resolvemos a primeira questão, que é um ponto-chave para a comunicação de escolas menores, vamos avançar. Não adianta ter um bom canal para a interação com as famílias e subutilizá-lo, não é? Então agora vamos falar sobre isso.
Além dos comunicados da escola e dos atendimentos pontuais às famílias, a agenda digital também possibilita um nível de interação mais profundo. Se os alunos estiverem realizando atividades diferenciadas em sala de aula, por exemplo, os professores podem tirar fotos e enviá-las na hora. Se determinado estudante está fazendo bagunça, os pais já podem ser comunicados. Tudo o que acontece em aula pode ser informado em tempo real.
Ahhh e nem se preocupe, isso não gera uma conversa instantânea! É só o envio do recado pela escola que pode ser feito na hora mesmo. Quando são os pais que querem falar com a instituição, as respostas aos recados deles ocorrem em horários previamente configurados na agenda.
Outra coisa que a sua escola pode fazer para cultivar o relacionamento é usar os templates personalizados que estão na biblioteca do app para enviar recadinhos em datas comemorativas. Dá até para deixá-los já programados para o disparo na data específica.
Resumindo, é importante usar a criatividade para nunca deixar o relacionamento esfriar. Afinal, em escolas pequenas, pode ser que não haja informações importantes para comunicar todos os dias, mas sempre há outras coisas que podem ser enviadas, como vídeos, fotos, mensagens, pensamentos, artigos de interesse dos pais, dicas de atividades para fazer em casa etc. Quanto mais as famílias se engajarem com a instituição, mais o público será fidelizado. Fica a dica!
Tenha uma comunicação interna eficiente e bem organizada
Já que é para arrumar a casa, o melhor é já botar ordem em tudo, não acha? Pois bem, além da comunicação com os pais e responsáveis, um outro ponto importante a ser estruturado é a parte da comunicação interna.
Aqui, mais uma vez, trabalhar esse aspecto em escolas pequenas é uma vantagem. Há menos colaboradores, então, é muito mais fácil organizar a hierarquia da comunicação, estabelecer poderes, cadastrar fornecedores etc. Aí, quando a instituição for crescendo, é só seguir adicionando mais colaboradores e fornecedores a uma estrutura que já está montada.
Resta saber apenas em qual canal fazer isso, não é mesmo? Ora, na mesmo que a sua instituição já usa para a comunicação com as famílias! Sim, em soluções mais avançadas do mercado, é possível encontrar o módulo de comunicação interna. Ele fica dentro da mesma ferramenta, mas em um espaço bem separado, para não confundir. Confira aqui bem certinho como funciona.
Recebimentos de escolas pequenas
Vamos ao segundo ponto: recebimentos. Pequenas escolas também são empresas, e precisam ter toda a parte financeira bem estruturada, para que assim possam se manter de portas abertas e expandir.
Dito isso, vamos a algumas dicas que podem ajudar:
Separe contas pessoais e da escola
Parece óbvio, não é? Mas o fato é que nem todo mundo faz o óbvio. É comum sim que donos de escolas pequenas misturem suas contas pessoais com as da instituição. Afinal, se não há um sócio, parece que não há problema nisso, não é? Pois é, apenas parece.
Se tudo está misturado, a primeira dificuldade é saber se a instituição está dando lucro ou prejuízo. A parte de entradas, por exemplo, corresponde às mensalidades pagas pelas famílias, mas as saídas não são apenas os custos fixos e variáveis da escola. As contas de luz, água, aluguel, condomínio, internet e cartão de crédito do proprietário estão nesse “bolo” também. Viu que bagunça?
Essa mistura pode afetar também o capital de giro do negócio. Você sabe que pequenas escolas também precisam ter um, não sabe? Então, só que após pagar todas as contas – as da instituição e as do proprietário – pode ser que o valor restante não seja o suficiente para o capital de giro necessário. É nesse ponto que as improvisações começam e as coisas saem do controle.
Vamos ser profissionais, combinado? Escolas pequenas também são empresas e precisam ser enxergadas como tal por seus donos, para que assim possam se manter viáveis ao longo do tempo e prosperar. Então, a dica é: se você está misturando suas contas pessoais com as da sua instituição, pare agora! Se não está, nem comece, tá bom?
Não envolva colaboradores do pedagógico com as cobranças
É comum que escolas menores tenham equipes enxutas, sobretudo nos momentos iniciais. Em contextos assim, os colaboradores acabam “se virando nos 30” e fazendo várias coisas, não é mesmo? Porém, é preciso ter um limite bem estabelecido entre o pedagógico e o financeiro.
De forma nenhuma os pais e responsáveis devem pagar as mensalidades ou ser cobrados pelas mesmas pessoas que conversam com eles sobre assuntos relacionados ao ensino, como o coordenador pedagógico ou o professor. O relacionamento entre eles é de proximidade, confiança e apoio mútuo para o avanço do aluno nos estudos. Questões financeiras não podem entrar nessa equação.
Há dois prejuízos bem evidentes quando esses assuntos se misturam. O primeiro é a escola não conseguir cobrar com eficiência os débitos atrasados, já que é difícil para alguém do pedagógico fazer cobranças, ser firme e não ceder aos apelos dos pais. O segundo é o abalo na relação entre os docentes e as famílias, já que as cobranças, inevitavelmente, deixarão as interações mais tensas.
Se a sua escola pequena não consegue ter um quadro estruturado de equipe financeira, há opções. É justamente esse o assunto do próximo tópico!
Use a tecnologia a seu favor
Você sabe que hoje em dia é possível receber pagamentos e realizar cobranças automatizadas pelo celular, né? E digo mais, há ferramentas para isso desenhadas especificamente para a realidade de instituições de ensino. Então, por que você ainda não está aproveitando as maravilhas do mundo moderno?
Para escolas pequenas, essa é a solução perfeita para driblar o problema de falta de colaboradores para tarefas financeiras. Os pais podem receber os boletos e pagar as mensalidades diretamente no gateway de pagamentos do app, sem necessidade de contato com ninguém.
A parte de cobranças é toda automatizada. Logo que uma mensalidade não é quitada dentro do prazo, a tecnologia já identifica a inadimplência, e o responsável começa a receber notificações de cobrança. Inclusive, ele já tem à disposição um boleto atualizado, com os juros e multa inclusos.
A escola consegue verificar se os responsáveis receberam e se conferiram as notificações, e até a data e a hora em que isso ocorreu. Não há como desabilitar. Assim, nem tem como dizer que não viu ou não recebeu, não é? A instituição pode até visualizar estatísticas gerais de recebimentos e visualizações e também gerar relatórios com essas informações. Vai dizer que não é uma baita facilidade para escolas pequenas?
Como a ClipEscola pode ajudar sua escola pequena
Quer aquela mão para colocar em prática as dicas que você viu aqui? Pode contar com a Clip! Nas estratégias ligadas à tecnologia, com certeza nós conseguimos te ajudar. Nossa plataforma de transformação digital possui os recursos que você precisa, tanto para a parte de comunicação escolar quanto para a financeira.
No tocante à comunicação, nossa agenda digital é super completa, permitindo que todo e qualquer contato com as famílias seja feito por ela, de forma prática, organizada e com a possibilidade de configuração de horários para as respostas aos responsáveis. Ou seja, podemos ser seu canal oficial de comunicação escolar!
Ahhhh… nem te conto! Temos também o módulo de comunicação interna!!! Lembra que eu falei que escolas menores podem aproveitar que o número de colaboradores ainda é reduzido para estruturar toda essa parte de interações internas de forma eficiente? Então, podemos te ajudar com isso também!
Na parte financeira, pode contar com o nosso gateway de pagamentos ClipPag! Por ele, a sua instituição gera boletos a taxas abaixo da média de mercado, disponibiliza-os aos pais no app, recebe os pagamentos e faz toda a automação da cobrança de inadimplentes. Solicite o nosso contato por aqui.
Leia mais
– Como conseguir bons resultados com equipes escolares pequenas
– 10 perguntas e respostas sobre o ClipPag
Você viu como as escolas pequenas podem aproveitar a vantagem do tamanho para estruturar a comunicação e a gestão financeira de forma mais fácil? E você já sabe, para o que precisar, pode contar com a Clip!
