Não basta ter um bom canal de comunicação escolar, é preciso também saber fazer um bom uso dele! É comum que muitas instituições de ensino tenham excelentes ferramentas para realizar o contato com as famílias, mas volta e meia, fiquem sem ideias do que enviar aos pais ou de que ações promover para cultivar o relacionamento. É justamente por isso que criamos uma lista para você! Nela você encontrará vários insights nesse sentido. Vamos conferir?
1. Faça um reporte diário ou semanal sobre o aluno
Um dos principais objetivos da comunicação escolar é manter as famílias informadas sobre as rotinas e o desempenho dos estudantes, certo? Esse é um ponto fundamental para que elas tenham uma participação ativa na vida escolar do aluno. Por isso, uma prática recomendada é o envio dessas informações de forma periódica.
Quando estamos falando de educação infantil, por exemplo, o ideal é que esse tipo de reporte seja diário. Isso porque os pequenos passam por muitos saltos de desenvolvimento, e os pais precisam acompanhar se está tudo bem, como é esperado para a idade da criança, ou se é preciso buscar a ajuda de um especialista.
No ensino fundamental, o reporte não precisa necessariamente ser diário, mas é importante que seja ao menos semanal, para que o envolvimento dos pais com a vida escolar do filho não se perca. Esse tipo de participação faz diferença no rendimento do estudante, como pesquisas já demonstraram.
Talvez você esteja pensando: “como vou ter braço para fazer isso?”. Essa é uma preocupação que não é necessária nos dias de hoje, sabia? Com as facilidades tecnológicas que dispomos, a praticidade para fazer reportes desse tipo é enorme. Uma opção, por exemplo, são os templates de rápido preenchimento da agenda digital. O professor consegue preencher os dados e realizar os envios em questão de minutos. Então, não tem desculpa! 😜
2. Faça o canal de comunicação funcionar como via de mão dupla
Para manter o canal de comunicação com as famílias ativo, é essencial que ele não seja de mão única. Faz toda a diferença haver um espaço para que os pais e responsáveis também possam entrar em contato com a escola. É claro que isso precisa acontecer de forma estruturada, com horários específicos para as respostas a eles, para que os colaboradores não fiquem sobrecarregados. Mas fique tranquilo que isso é algo bem fácil de configurar em recursos como a agenda digital, por exemplo.
Além de disponibilizar esse espaço para que os pais possam contatar a escola, é importante divulgá-lo e fazer com que os responsáveis se sintam à vontade para falar com a instituição sempre que precisarem. Outro ponto importante é nunca deixar de respondê-los. Essa resposta não precisa ser imediata, como já falamos, mas nunca deve deixar de acontecer.
3. Use as redes sociais para divulgar o canal de comunicação da escola
Se o canal de comunicação que a sua escola adotou ainda não “pegou” com o público – ou seja, ainda não é usado ativamente – talvez o problema esteja na divulgação. Uma forma de divulgá-lo e aumentar a adesão a ele é utilizar as redes sociais da escola.
Vou te dar um exemplo, tá? Quando as instituições de ensino aderem à Agenda Digital ClipEscola, elas costumam publicar o seguinte post em suas rede sociais:
A sua escola também pode usar a mesma estratégia. Se sentir necessidade, pode até postar videozinhos tutoriais mostrando o passo a passo para conferir os comunicados enviados pela instituição e também para contatá-la. Às vezes, tudo o que é necessário para a comunicação escolar deslanchar é um pequeno empurrãozinho 😉.
4. Personalize as comunicações quando for necessário
Uma outra dica para ativar de vez o canal de comunicação da escola com as famílias é investir em contatos personalizados para casos mais específicos. Esses casos são aqueles em que os pais não estão engajados com os comunicados gerais que a instituição costuma enviar.
Para situações assim, há algumas opções. Uma delas é escrever um recadinho diretamente para cada um desses pais, como por exemplo:
“Fulano, estamos sentindo a sua falta!
Oi fulano, tudo bem? Aqui é a prof (nome), que dá aulas para o (nome do filho). Vi que você não tem aberto os comunicados que enviamos e nem entrado em contato com a gente. Há algo que possamos fazer para deixar a nossa comunicação mais redonda? Achamos a sua participação super importante, e queria que você soubesse que estamos abertos para te ouvir, tá bom? Tenha um ótimo dia 🙂”
Outra possibilidade – caso o canal de comunicação da sua escola possua automação – é criar mensagens que pareçam escritas de forma individual, mesmo que não sejam. Aí então é só programar o envio automático a todos os pais que atenderem a determinadas condições, como a não abertura de um recado enviado pela instituição. Os clientes da Clip, por exemplo, costumam aplicar essa estratégia com o recurso de “Clips condicionais”.
5. Crie eventos e instigue o interesse por eles
Eventos são ótimas opções para engajar os pais com a escola! A sua instituição pode aproveitar as datas comemorativas mais relevantes do calendário escolar para promovê-los, estreitando assim os laços com as famílias. É claro que é importante garantir a adesão a eles, e o canal de comunicação da escola pode ajudar muito nisso!
Para começar, a instituição pode escolher um template personalizado para a data e usá-lo no convite que enviará aos pais. Se o contato for por agenda digital, já dá até para confirmar a participação na mesma hora! O melhor é que a data fica sincronizada com a agenda do celular deles, enviando notificações para que não se esqueçam do compromisso.
Sabe o que mais dá para fazer? Instigar o interesse deles até o dia do evento! Dá para criar uma programação de envios relacionados à ocasião. Veja um exemplo:
- Fotos de como foi esse mesmo evento no ano anterior
- Imagens de bastidores, com a decoração do evento sendo feita
- Curiosidades relacionadas à data
- Imagens de sugestões de fantasia (se for o caso)
- Vídeos dos ensaios das crianças para as apresentações (se for o caso)
- Vídeos do diretor comentando sobre o evento
Envios como esses instigam o interesse e engajam os pais e responsáveis com a ocasião. Então, aposte nessa ideia!
6. Promova reuniões periódicas de pais e mestres
As reuniões de pais e mestres não precisam ocorrer somente no início do ano e em transições de anos ou semestres. Elas podem também ocorrer ao longo do ano e ter foco em temas específicos. É possível até trazer um palestrante para falar sobre o assunto. Isso com certeza será muito positivo e ainda ajudará a engajar mais os pais com a escola!
É claro que o canal de comunicação da instituição tem um papel importante aí. É por ele que os convites para as reuniões serão enviados e as presenças confirmadas. Todos aqueles envios com foco na criação de expectativa também podem ser feitos para essas reuniões. Veja alguns exemplos do que pode ser enviado:
- Informações sobre o tema que será abordado (links de artigos, vídeos)
- Informações sobre o palestrante (currículo, dados de destaque)
- Informações sobre os objetivos da escola com a abordagem de tal temática
7. Realize enquetes
Um recurso muito interessante para manter o canal de comunicação com as famílias ativo são as enquetes. Elas mostram que a escola dá valor ao que os pais e responsáveis pensam e colhem informações que podem agregar muito à instituição.
Há diversas enquetes que podem ser criadas, como por exemplo: pesquisa de satisfação, enquete de opinião sobre mudanças na escola, enquete de interesse em atividades extracurriculares, pesquisa de intenção de rematrícula, entre outras. Sempre que a oportunidade se apresentar, realize as enquetes!
Com os dados, a sua escola poderá conhecer melhor o gosto do público, tomar decisões mais assertivas e até usar as enquetes como parte de um processo estratégico. Então, só há vantagens!
8. Mostre disponibilidade para a negociação com inadimplentes
O canal de comunicação da escola também pode ser usado para falar com os inadimplentes e mostrar que a instituição está disposta a ajudá-los a resolver as pendências financeiras por meio de negociação. Dependendo do caso, a negociação inteira pode ser realizada pelo próprio canal, e quando isso não for possível, agende reuniões.
Quando marcar uma reunião, uma boa ideia é enviar a agenda aos pais para que eles mesmos escolham o melhor dia e horário dentre as opções disponíveis. Essa possibilidade se chama “autoagendamento”, e está presente em soluções mais avançadas de agenda digital.
Logo que o compromisso é marcado, ele fica sincronizado com a agenda do celular, e os pais recebem lembretes para que não se esqueçam. Vale lembrar também que em determinadas ferramentas existem as salas virtuais, que podem ser utilizadas para reuniões desse tipo. Assim, fica mais prático para os pais, que não precisam se deslocar até a escola.
Como a ClipEscola pode ajudar
A ClipEscola tem tudo o que a sua instituição de ensino precisa para aplicar todas as estratégias que você leu neste artigo! Temos a Agenda Digital Escolar mais completa do mercado e recursos pensados para todas as necessidades de comunicação escolar!
Para começar, temos o recurso de Diário da Criança / do Bebê, que possibilita que a sua escola realize um reporte diário sobre a rotina dos pequenos por meio de templates de rápido preenchimento. Assista a este vídeo para ver como tudo funciona.
A nossa agenda digital também permite a comunicação de mão dupla. Isso quer dizer que os pais também conseguem entrar em contato com a escola. É possível até criar categorias para que eles contatem diretamente a área de interesse, como secretaria, adm/financeiro, coordenação pedagógica etc. Para que tudo fique organizado, a escola consegue configurar horários para as respostas aos pais, evitando a necessidade de retorno imediato.
Sabe o que mais a Clip tem? Automação. Nós temos um recurso chamado “Clips condicionais”. Por eles, a instituição configura condições para que, em determinados casos, um recado seja disparado automaticamente. Na prática, isso significa que a escola poderá identificar pais que não leram um recado da primeira vez e reenviá-lo a eles de forma automática.
É claro que nós também temos tudo o que a sua escola precisa para os eventos e reuniões! Pela nossa agenda você cria convites personalizados, confirma a presença dos pais, envia lembretes automáticos, realiza todos os envios para a criação de expectativa e, quando quiser, pode até realizar os próprios eventos e reuniões de forma online pelas nossas salas virtuais! Ahhh… e também temos o recurso de autoagendamento, viu?
Antes que eu esqueça, deixa eu te falar… nossa agenda digital também tem recursos para enquetes e pesquisas! Há uma gama de possibilidades que você pode conferir por aqui. O que você acha de conhecer a ClipEscola e entender melhor sobre tudo o que temos a oferecer para a sua comunicação escolar? É uma boa, né? Então, basta solicitar o nosso contato por aqui!
Leia mais
– Agenda Digital: tudo o que você precisa para transformar a comunicação escolar
– Desenvolvimento no ensino infantil: a importância de documentar as rotinas
Gostou das nossas dicas para manter o canal de comunicação com as famílias ativo? Agora está nas suas mãos colocá-las em prática! Se precisar da gente, estamos bem aqui!
