O WhatsApp não foi pensado como um canal de comunicação oficial entre instituições de ensino e o público. Ainda assim, inúmeras escolas o utilizam. A relação costuma ser de amor e ódio, pois é inegável que a ferramenta facilita o contato com os pais, porém, seus problemas também saltam aos olhos. Afinal de contas, o WhatsApp para escolas deve ser abandonado ou há algum jeito de eliminar a parte problemática do app?
Se essa pergunta volta e meia fica passando pela sua cabeça, você chegou ao lugar certo! Vamos entender certinho quais são os prós e contras do WhatsApp para escolas e se há como ficar só com a parte boa. Me siga!
Quais são os pontos negativos do WhatsApp para escolas?
Vamos começar pelos pontos negativos, tá bom? Provavelmente você os conhece muito bem, mas vamos listá-los para facilitar a nossa análise lá no final, combinado? Veja se esses problemas te parecem familiar no uso do WhatsApp para escolas:
Comunicação a qualquer horário
Os professores são os que mais sofrem quando a escola utiliza o WhatsApp. Os pais simplesmente não entendem que esses profissionais – assim como todo mundo – têm uma jornada de trabalho, e que não devem ser contatados quando ela se encerra. Então, mandam mensagens a qualquer hora do dia ou da noite. Às vezes, nem os fins de semana e feriados escapam.
Mesmo quando a comunicação acontece dentro do horário de trabalho do professor, muitas vezes ela se dá bem no meio de uma aula. Com isso, o educador acaba tirando o foco do que realmente importa – ou seja, os conteúdos – para responder às mensagens dos pais e responsáveis. No WhatsApp, não há como configurar horários específicos para a comunicação.
Anseio por retorno instantâneo
O segundo problema do WhatApp para escolas é que os pais não querem apenas um retorno, eles querem na hora. Afinal, essa é uma das principais características do app, a troca de mensagens instantâneas. Então, se algum colaborador demora um pouco mais para responder, isso já vira motivo de indignação.
Essa questão pode ser realmente um problema, pois nenhuma instituição de ensino quer ter um público insatisfeito e reclamando do atendimento. Sabemos que, lá na ponta, isso impacta na fidelização, não é? Bem complicado 😕.
Um número para cada área da escola
Cada número de WhatsApp só pode ser utilizado por um único aparelho de celular. Porém, existem diversas áreas que se comunicam com os pais e responsáveis dentro da escola, como o pedagógico, a secretaria, o administrativo/financeiro e a diretoria. Então, cada uma delas precisa ter um número diferente.
Acontece que os pais, se demoram a receber a resposta de um número, acabam mandando mensagem para o outro, mesmo sendo de outra área. Assim, a comunicação fica toda fragmentada e confusa. O gestor escolar também não consegue ter o controle das informações que são trocadas entre os colaboradores e o público, o que dá brecha para situações problemáticas.
Grupos sem ordem e sem moderação
Os grupos são os maiores problemas no uso do WhatsApp para escolas. Para começar, eles deixam a comunicação escolar uma verdadeira terra de ninguém, pois os recados da instituição ficam perdidos em meio a mensagens de bom dia, gifs, memes, vídeos e todo o fluxo desenfreado de conversas paralelas. Com isso, o que a escola tenta comunicar, muitas vezes, passa batido.
Eles também colocam a escola em inconformidade com a LGPD, já que os números de todos ficam expostos para todos sem autorização. O pior de tudo são as discussões, sejam por divergências políticas, religiosas, bullying etc. Como a instituição não consegue moderar nada, a coisa pode pegar fogo. Dependendo da situação, é possível até que a escola tenha que se incomodar com demandas judiciais.
Quais são os pontos positivos do WhatsApp para escolas?
Apesar dos problemas, muitas escolas continuam usando o WhatsApp. Por quê? Porque há vantagens também, e às vezes, elas acabam ganhando a queda de braço. Vamos a elas:
App que todos os pais têm instalado
O WhatsApp é a rede social com maior número de usuários no Brasil. É praticamente impossível encontrar um pai ou responsável que não tenha o app instalado no celular. Até aqueles mais avessos à tecnologia acabam se rendendo a ele. Então, apesar de todos os problemas, a escola sabe que esse é um canal de comunicação que os pais irão conferir com certeza.
Essa vantagem não é nada desprezível. Afinal, canais como agenda de papel, mural de recados, portal do aluno e e-mail são bastante ineficazes quando a questão é a conferência. Por esses caminhos, não é nem um pouco garantido que os responsáveis visualizarão aquilo que a escola enviar.
Já a agenda digital – que também funciona por app – possui uma eficácia perto dos 100% quando está em pleno uso. Porém, quando ela é implantada nas instituições, sempre há um período de adaptação. Nele, ainda pode fazer algum sentido o uso do WhatsApp para escolas, especialmente para comunicações mais urgentes.
Facilidade para contato com público-alvo
Quando o assunto é matrícula, o WhatsApp é uma ferramenta que dificilmente as escolas abrem mão. Afinal, hoje em dia, a maior parte das pessoas não se desloca presencialmente até a instituição de ensino para fazer pesquisa e pedir informações. O primeiro contato geralmente é por WhatsApp.
É claro que, para o público conseguir falar com a escola pelo app, ela precisa ter ao menos um número cadastrado nessa ferramenta, não é verdade? Esse número costuma ser divulgado nas outras redes sociais e no site, para que os interessados entrem em contato. Acontece que os pais de alunos atuais conseguem ver o número, e nada impede que eles também contatem a instituição por ele.
Apesar disso, os resultados do WhatsApp para matrículas são tão positivos que é difícil eliminá-lo. O público já se habituou a fazer pesquisas e a contatar empresas por esse canal, e com as escolas não é diferente. Então, abandonar totalmente o WhatsApp poderia impactar na captação de alunos.
Como aproveitar o melhor do WhatsApp para escolas e eliminar os problemas?
Você sabia que é possível ficar com as vantagens do WhatsApp e eliminar todos os problemas? Não é por meio de mágica não, a solução está em uma tecnologia chamada omnichannel. Ela permite a convergência do atendimento multicanal da escola – realizado por Aplicativo de Comunicação, WhatsApp, Chat do Site, Instagram e Facebook – em um único local.
Funciona assim: todo o recado que for enviado para o WhatsApp ou para outra rede social da instituição de ensino se transformará em um recadinho dentro da agenda digital. Quando a escola responder ao recado, esse retorno chegará ao público no canal utilizado para o contato original. Ou seja, quem falou com a instituição por WhatsApp receberá a resposta por lá, e nem perceberá que ela veio de uma ferramenta externa.
Para você visualizar melhor o que eu estou falando, assista a este vídeo:
Com o omnichannel, a escola consegue utilizar o WhatsApp com todos os benefícios da agenda digital:
- Comunicação centralizada – Toda a comunicação escolar fica centralizada em uma ferramenta única. Até mesmo o número de WhatsApp é um só para a escola inteira, pois o omnichannel permite cadastrar uma quantidade ilimitada de usuários para um mesmo número.
- Limite de horários para as respostas – É possível configurar horários para as respostas ao público. Então, caso algum pai contate a escola pelo WhatsApp fora desses horários, receberá uma mensagem automática informando quando ele será respondido. Assim, não ficará “no vácuo” e nem ansioso aguardando pelo retorno imediato.
- Comunicação direcionada para a área de interesse – A escola consegue configurar para qual área cada tipo de contato feito pelo WhatsApp deve ir. Se o contato vem de um número de pai de aluno, por exemplo, pode ser direcionado automaticamente para a secretaria. Se vem de um número não cadastrado, pode ser direcionado automaticamente para a equipe de vendas, e assim por diante.
- Histórico de conversas – Se um mesmo pai fala com a escola às vezes por WhatsApp, às vezes por Instagram ou por outro canal, a agenda digital omnichannel junta todos esses fragmentos. Basta clicar no nome dele e a instituição terá o acervo completo de interações.
- Grupos com moderação – A agenda digital omnichannel possui o recurso de grupos para trocas de mensagens instantâneas. Então, em vez de a escola criá-los no WhatsApp, pode criá-los na agenda. Por lá, os colaboradores não precisam ser integrantes dos grupos, os números não ficam expostos e tudo pode ser monitorado e moderado.
Como você pode perceber, a tecnologia omnichannel possibilita que o uso do WhatsApp para escolas deixe de ser um problema e se transforme em solução! Não é mais preciso eliminar esse canal, basta gerenciá-lo de forma inteligente!
Uma boa ideia é continuar incentivando que os pais dos alunos atuais baixem o aplicativo de agenda digital da escola e se comuniquem com ela diretamente por lá, pois isso dá um tom mais profissional às interações. Aí, as comunicações via WhatsApp ficam mais focadas no público externo, que está interessado em matrículas.
É claro que se algum pai de aluno atual for mais resistente e continuar falando com a escola por WhatsApp, isso também não será um transtorno. Afinal, com o omnichannel, tudo funciona do jeito que eu te expliquei, bem organizadinho. Então, o download do aplicativo de agenda seria mais por uma questão de profissionalismo mesmo, só isso.
Onde encontro a agenda digital escolar omnichannel?
Bem aqui. A ClipEscola é a primeira e única Agenda Digital Omnichannel criada exclusivamente para o segmento escolar. Nós da Clip percebemos a dependência que muitas instituições de ensino ainda têm do WhatsApp, apesar de todos os problemas que esse aplicativo apresenta. Então, desenhamos uma solução sob medida para você!
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Além de tudo, nossa plataforma contém outros módulos opcionais – como o CRM de Captação de Matrículas e a Assinatura Digital – que podem atuar de forma conjunta com o Omnichannel, especialmente quando o foco é a captação de alunos. Solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Como fazer a gestão do WhatsApp na sua escola
– Agenda Digital Omnichannel ClipEscola: como revolucionar a comunicação escolar
Como você viu, não é preciso descartar o uso do WhatsApp para escolas. Com a tecnologia omnichannel, ele pode ser mantido e gerenciado de uma forma inteligente. Conte com a Clip para te ajudar com isso!
