Manter toda a documentação e dados cadastrais dos alunos sempre atualizados costuma ser um desafio para as escolas, pois há muita burocracia envolvida e consumo de tempo produtivo dos colaboradores. Porém, o Módulo de Atualização Cadastral da ClipEscola veio para virar esse jogo, conferindo uma agilidade incomparável a todo o processo!
Ficou curioso? Então vem comigo e vamos saber mais sobre esse super recurso!
O que é o Módulo de Atualização Cadastral?
O Módulo de Atualização Cadastral é um recurso da Agenda Digital ClipEscola que atua como um gerenciador de coleta de documentos. Por ele a instituição consegue receber todos os documentos do aluno em um só Clip! A funcionalidade conta com automação, por isso, quando os pais enviam os arquivos, eles são direcionados automaticamente para o cadastro do aluno na plataforma.
Tem mais! Pelo módulo a escola consegue definir prazos-limites para que os documentos sejam enviados, acompanhar o status de recebimento, configurar lembretes automáticos para os “esquecidinhos” e validar se os documentos recebidos estão dentro dos parâmetros corretos. Ou seja, o negócio é “profissa”!
Além disso, se algum responsável acabar levando os documentos de forma presencial, a instituição consegue digitalizá-los e incluí-los no cadastro do aluno na plataforma. Fica tudo bonitinho lá na aba Documentos. Viu? Não tem erro, pensamos em tudo!
Como funciona o Módulo de Atualização Cadastral?
O Módulo de Atualização Cadastral tem um uso bastante intuitivo. Olha só como funciona:
Cadastro de documentos
Para começar a usar o módulo, o primeiro passo é cadastrar os tipos de documentos que a sua escola quer solicitar aos pais. Basta informar:
- Nome: o nome do tipo de documento, como por exemplo RG, Certidão de Nascimento, comprovante de residência etc.
- Instruções: dados adicionais, como por exemplo “documento frente e verso”.
- Formato: aqui você informa se o documento é Digitalizado ou Formulário. Digitalizado é o documento normal, como uma foto ou um PDF. Já o Formulário é quando a sua escola quer coletar dados para compor um documento, como por exemplo a ficha médica do aluno. Nesse caso é preciso editar o template de formulário e definir os campos.
- Anexar documentos no: aqui você define se os documentos devem ir para o cadastro do aluno ou do responsável dele.
Bem tranquilo até aqui, né?
Configuração de lembretes
A parte de configuração de lembretes é muito útil. Ela evita todo aquele trabalho de a sua escola ter que entrar em contato com os “esquecidinhos” e cobrar que eles enviem os documentos. Afinal, essas notificações são automáticas!
Ao habilitar essa opção, os lembretes são disparados de três em três dias para quem ainda não entregou os documentos. É você que escolhe os horários de envio durante os dias da semana e durante o final de semana.
Envio de Clip de Atualização Cadastral
Tudo configurado certinho? Então, partiu enviar Clip de Atualização Cadastral! O caminho é o mesmo do envio de Clips normais, mas na hora de criá-lo, basta escolher a opção “Atualização Cadastral” e definir se o envio será só para responsáveis, só para alunos ou para ambos.
É claro que também precisamos definir uma data-limite para o envio desses documentos, não é mesmo? Afinal, escola não é “casa da mãe Joana”. Então, é nesse momento que você faz isso. Temos um calendário na aba de Documentos, e é por lá o caminho. Depois, basta selecionar os documentos que você quer solicitar e pronto, já pode enviar! Bem facinho, né?
Acompanhamento dos recebimentos
Quer saber se está dando certo e os pais estão enviando mesmo os documentos? Molezinha! No próprio Clip você já consegue ver as estatísticas gerais das entrega de cada tipo de documento solicitado.
Quer mais detalhes? Pois não! É só clicar em cima do nome do documento, e então abrirá uma tela com os dados da mensagem. Por lá dá para conferir várias coisas como:
- Status do envio do documento por aluno
- O próprio documento enviado
- Data e horário da entrega do Clip de atualização cadastral
- Data e horário em que o Clip foi visualizado por cada um
Baita organização, né? E se você quiser, ainda tem a opção de acompanhar o recebimento dos documentos direto no cadastro do aluno. Caso você prefira fazer dessa forma, ainda poderá aplicar filtros!
Há muitos filtros disponíveis. Olha só:
- Todos – Todos os alunos que receberam o Clip de atualização cadastral;
- Aguardando – Só aqueles que ainda não enviaram todos os documentos,
- Recebidos – Só aqueles que já enviaram, mas a escola ainda não conferiu;
- Conferidos – Só aqueles que já enviaram, a escola conferiu e foram aprovados;
- Solicitados novos – Só aqueles que já enviaram, a escola conferiu e não aprovou.
Você viu como pensamos minuciosamente em cada necessidade que você possa ter? Agenda digital de qualidade é outra coisa, né?
Validação dos documentos entregues
Você sabe que às vezes as cópias dos documentos não estão das melhores, né? A imagem pode estar tremida, cortada, com letras ilegíveis etc. É por isso que a escola precisa verificar se está tudo certo, concorda? Fique tranquilo, pensamos nisso também!
No Módulo de Atualização Cadastral ClipEscola a instituição verifica cada documento recebido e o marca como conferido, caso esteja tudo Ok. Se algum arquivo não estiver com a qualidade necessária, basta que a escola solicite um novo.
Inclusão de documentos entregues presencialmente
Algum pai decidiu “pintar na escola” e entregar os documentos presencialmente? Não tem problema, nós previmos isso também! Nesse caso, basta que você digitalize o documento e use a opção “enviar um novo documento” para incluí-lo no cadastro do aluno na plataforma. Bem tranquilo, né?
Quais são os benefícios do Módulo de Atualização Cadastral?
Se você ainda está “em cima do muro” e falta aquele empurrãozinho para começar a usar o Módulo de Atualização Cadastral ClipEscola, veja só quais são as vantagens disso:
Agilidade na solicitação e no recebimento de documentos
Solicitar e receber documentos pelo Módulo de Atualização Cadastral ClipEscola possibilita que a instituição tenha uma agilidade incomparável nesse processo. Com um único disparo a solicitação é enviada a todos os pais da escola! Eles a recebem bem na palma da mão e enviam todos os documentos necessários em um só Clip! Você consegue pensar em algo mais prático do que isso?
Comodidade aos pais
Para os pais, a comodidade é gigantesca! Eles não precisam tirar cópias dos documentos e nem se deslocar até a escola para entregá-los. Basta bater uma foto deles com o celular e enviá-los pelo próprio Clip em que veio a solicitação. Tudo demora uma questão de segundos e o melhor é que ninguém precisa nem se levantar do sofá.
Atualização automática do cadastro do aluno
Automação é tudo de bom, né? Com o Módulo de Atualização Cadastral ClipEscola, nenhum colaborador vai precisar transferir os documentos recebidos até o cadastro de cada aluno. Tudo vai para lá automaticamente! Assim, esse trabalho manual é completamente eliminado e zeramos as chances de algum arquivo ir parar no lugar errado. Só vantagem, vai dizer.
Centralização de todos os documentos de alunos e responsáveis
Outra grande vantagem do módulo é que todos os documentos dos alunos e dos responsáveis ficam centralizados dentro de seus respectivos cadastros na plataforma. Ou seja, a escola não fica com alguns dados dentro da ferramenta, outros em pastas do computador e outros dentro de fichários físicos. Tudo fica concentrado em um só lugar!
Praticidade para encontrar documentos quando é preciso
Nem preciso dizer o quanto é prático para achar qualquer documento de qualquer aluno a qualquer hora, né? Os arquivos estão todos bem organizados e a poucos cliques de distância. Em uma questão de segundos é possível encontrar qualquer documento que se queira. É muito mais agilidade para as rotinas escolares!
Como posso começar a usar o Módulo de Atualização Cadastral?
Você já é um Clipper (cliente ClipEscola)? Se sim, esse módulo já está liberado na sua agenda digital. Ele não tem nenhum custo extra. Basta começar a usar como explicamos neste artigo. Se tiver qualquer dúvida, é só entrar em contato com a nossa Central de Ajuda.
Ainda não é um Clipper? Então o primeiro passo é aderir à melhor e mais completa agenda digital do segmento educacional. Para isso, solicite o nosso contato por aqui. Depois que se tornar um Clipper, é só correr para o abraço e começar a aproveitar todas as vantagens do Módulo de Atualização Cadastral.
Leia mais
– Informações cadastrais: o desafio de mantê-las atualizadas
– Ficha médica escolar: qual é sua importância e o que não pode faltar nela
Você viu como solicitar e recolher documentos do seu público não precisa ser um processo burocrático? Deixe a papelada de lado e venha logo para o Módulo de Atualização Cadastral ClipEscola!
