A voz da escola precisa ser ouvida. A grande questão é: por onde? Qual ferramenta é capaz de tornar a instituição de ensino mais próxima do público? De informá-lo, engajá-lo, retê-lo e até cobrá-lo quando é necessário? Na busca por esses resultados, algumas escolas optam pelo portal do aluno, outras, pelo aplicativo de comunicação. Mas afinal, qual é a grande diferença entre eles e o que é melhor para a comunicação escolar?
Se você se deparou com esse dilema, não há nada melhor para a tomada de decisão do que informar-se. Por isso, elaboramos um post que faz um comparativo entre as duas alternativas. Assim, é possível pesar na balança e ver qual está mais alinhada com o resultado que você almeja.
Vamos lá então? Me acompanhe!
Dinâmica da comunicação
Quando se pensa em uma solução para a comunicação escolar, o primeiro ponto a ser observado é a dinâmica do processo. Quem será o agente ativo? Quem decidirá a hora em que a comunicação acontecerá, os pais ou a escola? Veja como essa questão funciona em cada uma das ferramentas:
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Portal do aluno
O controle sobre a comunicação fica com os pais e responsáveis. São eles que decidem o momento em que querem entrar com login e senha no portal para acessar informações, e escolhem o que querem e o que não querem ver.
Então, por essa dinâmica, a escola consegue informar, mas nem sempre comunicar, já que muitas vezes a mensagem não chega a ser vista pelos pais, e se chega, pode ser tarde demais.
Usando esse canal, comunicações mais urgentes precisam seguir por outros caminhos, como e-mail, WhatsApp ou telefone, para que a escola se certifique de que a informação chegará, de fato, ao destinatário.
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Aplicativo de comunicação
A escola controla o processo de comunicação. Ela decide o momento em que quer que os pais sejam informados sobre algo, envia a mensagem e ela chega imediatamente no celular do destinatário, que é notificado. Quando o pai abre a mensagem, a escola recebe a confirmação de leitura.
Assim, qualquer tipo de comunicação pode ser realizada pela ferramenta, tanto as mais corriqueiras quanto as urgentes, já que existe a segurança de que a informação vai ser transmitida e recebida.
Interatividade
A interação entre pais e escola é um quesito que também precisa ser analisado. Quando se faz uma escolha entre portal do aluno e aplicativo de comunicação, a decisão acaba sendo entre ter ou não interatividade. Entenda o porquê:
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Portal do aluno
Não permite interatividade. A comunicação ocorre por uma via de mão única, aonde a escola disponibiliza informações, mas não permite que os pais interajam com elas. Portanto, quando os pais recebem os dados fornecidos pela escola, o fluxo de comunicação no portal chega ao fim.
Justamente por não haver interatividade no canal, muitas vezes ela acaba ocorrendo por meios informais, como o WhatsApp e o Facebook Messenger, o que deixa as informações desencontradas e dá brechas para situações problemáticas.
Uma dessas situações, por exemplo, envolve questões trabalhistas. Quando pais se comunicam com professores por WhatsApp, isso pode ocorrer a qualquer hora do dia ou da noite, em horários de descanso do professor, nos quais ele não deveria ser incomodado.
Outra é a possibilidade de desavenças. Não é raro que ocorram desentendimentos entre pais e professores devido ao desempenho do aluno ou a alguma questão relacionada a ele. Por canais informais, a escola não tem controle sobre o que está sendo dito, e as desavenças podem se estender e fugir do controle.
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Aplicativo de comunicação
Permite interatividade entre os diversos atores do processo, que ocorre de maneira segmentada. As interações se dividem da seguinte forma: escola e pais, alunos e alunos, pais e pais, escola e escola (departamentos).
As interações são feitas em um ambiente pensado para isso. São organizadas, com limitação de horários e moderação de conversas. Dessa maneira, professores não precisam se comunicar com os pais fora do horário de trabalho e conversas problemáticas, com termos pejorativos por exemplo, podem ser censuradas pela escola.
Assim, a instituição de ensino se blinda de problemas comuns na relação entre pais e escola, podendo controlar qualquer situação no instante em que ela surge, evitando estresse e a perda de alunos.
Facilidade
Facilidade para comunicar-se também é algo que deve ser colocado na balança. Afinal, imediatismo é uma característica dos nossos tempos, e uma necessidade que os pais sentem cada vez mais. Então compare:
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Portal do aluno
A comunicação depende de o pai do aluno entrar no site, digitar login e senha e procurar pela informação dentro do portal. Se ele não lembrar da senha, terá que ter um trabalho a mais para recuperá-la, como acionar o reenvio do código para o e-mail ou ligar para a escola.
Quando uma informação ou material novo for colocado pela instituição de ensino, os pais não serão notificados, então só saberão se ficarem, de tempos em tempos, entrando no portal e conferindo se há novidades.
Além disso, a falta de praticidade impede que informações mais pontuais, como eventos e passeios escolares, por exemplo, sejam divulgadas a todos com sucesso, pois muitos só acessarão o portal após a ocasião já ter passado.
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Aplicativo de comunicação
A comunicação ocorre de forma fácil, já que é feita por um aplicativo instalado no celular dos pais, algo que está sempre nas mãos deles. Para acessar os recados ou materiais enviados pela escola, basta clicar no app.
E para saber que há um recado ou documento novo, não é preciso de bola de cristal! Uma notificação aparece no ícone do aplicativo, indicando que há algo que ainda não foi visto.
Os eventos escolares ficam fáceis de lembrar, já que são sincronizados com a agenda do celular do pai do aluno, e a proximidade do evento é notificada. As autorizações para passeios escolares também são muito práticas. Elas são enviadas para todos os pais automaticamente e o aceite é registrado com um clique.
Cobranças
Outra questão importante a ponderar na escolha entre portal do aluno e aplicativo de comunicação é a parte de cobranças. A inadimplência é um ponto crítico para as escolas, e a comunicação com os pais dos alunos também inclui a cobrança de mensalidades atrasadas. Confira como cada ferramenta trabalha essa questão:
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Portal do aluno
O portal permite apenas que os boletos fiquem disponíveis para a impressão e que as datas de vencimento possam ser consultadas. Porém, não envia alertas e raramente possibilita que o pagamento seja feito dentro do próprio portal.
A escola então, para cobrar mensalidades vencidas, precisa recorrer a métodos manuais, como ligações e e-mails. Por eles, nem sempre consegue realizar o contato. Quando consegue, há sempre desculpas como “esquecimentos”.
Depois, para que os devedores quitem os débitos, a instituição de ensino precisa reemitir boletos atualizados, o que implica em custos extras, devido às taxas cobradas por cada operação.
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Aplicativo de comunicação
O aplicativo de comunicação não permite que esquecimentos ocorram, já que os pais são notificados da proximidade do vencimento das mensalidades. Caso eles estejam inadimplentes, são alertados disso automaticamente, sem a necessidade de cobranças manuais.
Além disso, em soluções mais avançadas como a ClipEscola, o próprio pagamento pode ser realizado dentro da plataforma, dispensando deslocamentos e facilitando a quitação do débito.
Os valores das mensalidades são atualizados automaticamente, incluindo multa e juros. A escola é tarifada apenas por recebimento, mesmo que um boleto seja reemitido várias vezes.
Leia mais
– Por que aplicativo para celular é a melhor opção para uma escola na era digital?
– Comunicação 360: pais, alunos e todos os setores da escola interligados
Colocando esses pontos na balança, fica mais fácil decidir se a melhor escolha para a escola é o portal do aluno ou o aplicativo de comunicação, não acha? Se você optou pelo aplicativo, conheça o mais completo aqui.
