Escolas de todo o Brasil já podem se preparar para um momento de grande progresso. O Programa de Transformação Digital M3I, da ClipEscola, chega ao mercado educacional e dá início a um novo ciclo na história da tecnologia escolar. Se antes os recursos digitais integravam os processos das instituições de ensino, agora a tecnologia é a própria espinha dorsal na qual eles são constituídos. O objetivo é potencializar todos os resultados da escola: matrículas, retenções, produtividade, economia e aumento da satisfação do público interno e externo.
O programa desenvolve-se por meio da ClipEscola – Plataforma de Transformação Digital M3I – com versão web e mobile – e consiste em trilhas de amadurecimento digital que as instituições de ensino devem percorrer. A jornada é gradativa, e vai desde o estágio mais básico, no qual a presença da tecnologia é quase zero, até o estágio máximo de transformação digital.
Entenda um pouco mais sobre cada um:
Papel (básico)
O estágio papel é o mais básico da jornada. Fazem parte dele as escolas que ainda usam de forma massiva o papel na comunicação escolar. As ferramentas que empregam para interagir com os pais são basicamente agenda física, murais de recados, circulares e alguns recursos não desenvolvidos especificamente para escolas, como telefone, e-mails e WhatsApp.
Nesse estágio as instituições de ensino enfrentam problemas como:
- Pais que esquecem de conferir os recados na agenda;
- Esquecimento de eventos e passeios escolares;
- Muito tempo produtivo dos colaboradores dedicado à conferência de agendas e resposta a mensagens instantâneas dos pais;
- Informações que se perdem em meio ao fluxo contínuo de conversa nos grupos de WhatsApp;
- Discussões e mal-entendidos nos grupos de WhatsApp;
- Custo alto com papel e recursos físicos.
Todas essas “dores” são curadas quando a escola avança para o estágio seguinte, o Mobile, que foi minuciosamente elaborado com o objetivo de saná-las.
Mobile (Agenda Digital)
O estágio mobile ou agenda digital é aquele em que as escolas já abandonaram a agenda de papel e os recursos digitais não destinados especificamente às necessidades escolares e passaram a realizar a comunicação por agenda digital.
A chegada nessa fase é um grande passo, pois aqui as instituições já começam a perceber o quanto a tecnologia pode favorecer a efetividade dos processos de comunicação, eliminando cada uma das dores do estágio anterior.
Além de suprimir problemas, a agenda digital também traz novas oportunidades para as escolas, como por exemplo a aplicação de enquetes para analisar satisfação, intenção de rematrícula, participação em eventos, entre outras; monitoramento sobre todas as informações trocadas; disponibilização de conteúdos especializados para o público; envio de arquivos como fotos e vídeos sem ocupar espaço no celular dos pais; etc.
360°
O estágio 360° é aquele em que a transformação digital se estende para todas as equipes da escola. Todas as informações dos fluxos de trabalho de diretoria, coordenação pedagógica, administrativo/financeiro, corpo docente, biblioteca, marketing, RH, cantina, secretaria, portaria, entre outros, são integradas em um canal único, possibilitando a gestores uma visão completa de toda a escola.
O aumento da produtividade é o principal resultado dessa convergência de dados. Nas atividades em que uma equipe depende de informações da outra, por exemplo, tudo fica sincronizado e, muitas vezes, automatizado. Na prática, isso resulta em mais qualidade nas entregas, mais organização e menos retrabalho.
É nesse estágio também que o potencial estratégico da transformação digital se revela, e a escola começa a usar a tecnologia não apenas para a comunicação, mas também para estratégias de marketing, endomarketing, captação de alunos, retenção, recebimentos e cobranças, comercialização de produtos escolares e uso de moeda própria para compras internas.
Inteligência Artificial
O estágio Inteligência Artificial é o ápice da transformação digital. Nele as escolas atingem um nível de maturidade tão elevado que começam a obter resultados que nunca sequer imaginaram. Isso só é possível porque entram em cena recursos avançados como chatbot, mapa de humor e análise preditiva, que usam mineração de dados e aprendizado de máquina para automatizar inúmeras tarefas e fornecer informações extremamente estratégicas para as escolas.
Uma das oportunidades que se apresenta aqui é o aumento da produtividade e a economia em contratação de pessoal, pois o chatbot assume tarefas como respostas a perguntas repetitivas dos pais; atendimento para matrículas; divulgação de eventos; e negociação com inadimplentes. Além de a execução das atividades ficar muito mais assertiva – já que elimina erros humanos – e de poder ser realizada a qualquer horário, os colaboradores da escola também podem direcionar os esforços para tarefas que um robô não é capaz de fazer.
Outra grande oportunidade é retenção de alunos e de talentos da instituição de ensino. O recurso mapa de humor é capaz de analisar o comportamento do público que interage pela plataforma em uma linha do tempo, detectando oscilações de ânimo positivas ou negativas. Elas podem revelar pais, alunos ou colaboradores insatisfeitos; questões que estão desagradando o público; etc. A escola consegue obter tanto um panorama geral de todos os usuários quanto um específico de uma pessoa só. Pode assim tomar medidas para reter alunos e colaboradores que estão pretendendo deixar a instituição.
A oportunidade de elaborar planejamentos estratégicos baseados em previsões de cenários futuros é a cereja do bolo desse último estágio de transformação digital. A análise preditiva possibilita às escolas antecipar eventos futuros com base em acontecimentos similares no passado e no presente. A inteligência do recurso avalia probabilidades e faz um prognóstico muito aproximado do que ocorrerá, permitindo que a instituição use essas informações a seu favor em campanhas de marketing, planejamento orçamentário e em uma gama de possibilidades. A relevância de obter esse conhecimento é tão grande que permite à escola uma projeção muito acima da concorrência, pois dá a ela a chance de sempre tomar decisões assertivas, evitando que tempo e dinheiro sejam investidos em escolhas erradas.
Ideia que surgiu das necessidades escolares
O Programa de Transformação Digital M3I nasceu da mesma forma que a agenda digital ClipEscola, de necessidades identificadas no segmento escolar. A evolução da tecnologia traz sempre oportunidades de melhoria, e é compromisso da ClipEscola identificá-las, estruturá-las e oferecer às instituições de ensino meios para que atinjam seus objetivos e alavanquem seus resultados.
“A medida que nossa solução foi crescendo, tanto em base de clientes como em abrangência dentro dos processos das escolas, ficou claro que estava na hora de estruturar um novo passo, criar um programa que fosse capaz de guiar as escolas rumo à transformação digital para todos os times da instituição”, revela o CEO da ClipEscola, Marcos Matias.
Conforme Marcos, o entusiasmo com a ideia contagiou todos os ClipEscoolers (colaboradores da ClipEscola), que não viam a hora de fazer parte de um movimento tão transformador, capaz de entregar valor real às escolas, algo realmente único. Todos estavam contando os dias para o lançamento do programa, e ele finalmente chegou!
Marcos vislumbra o futuro das instituições de ensino com otimismo. Para ele, educação é a base para uma sociedade mais justa, plena e realizada, e com a adaptação das escolas às facilidades provindas das novas tecnologias, todos sairão ganhando.
“As instituições que estão iniciando seu processo de transformação digital agora já estão um passo à frente, tendo mais tempo para uma adequação gradativa e equilibrada. E agora, poderão contar com a ClipEscola, apoiadora e protagonista desse processo!”, garante.
Leia mais
– A sua instituição está caminhando no mesmo compasso do mundo?
– A importância da análise preditiva para a previsão de cenários na escola
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