Como a sua escola se comunica com os pais dos alunos? Se a pergunta fosse feita há alguns anos, a maior parte das escolas provavelmente responderia “agenda de papel”. De lá para cá, muita coisa evoluiu no segmento escolar, e as instituições passaram a abrir as portas a tecnologias capazes de trazer facilidades às rotinas e ao relacionamento com o público. A agenda digital ganhou destaque nesse contexto, e se mostrou capaz de solucionar as maiores dores da comunicação escolar.
O que é a agenda digital?
A agenda digital é uma solução que substitui a agenda física e todas as demais formas de comunicação utilizadas pela escola para interação com os pais, como e-mail, telefone, comunicados impressos, WhatsApp, portal acadêmico, entre outras. A ferramenta contempla todos os pontos de contato necessários entre instituição de ensino e responsáveis, centralizando a comunicação em um só canal.
Tudo o que é enviado pela escola chega diretamente ao celular dos pais por aplicativo de comunicação. Como hoje as pessoas estão com os smartphones nas mãos praticamente o tempo todo, o recebimento é extremamente eficaz. A informação chega a todos os responsáveis cadastrados, e não apenas a um deles, permitindo que todos se envolvam.
A instituição de ensino administra os envios por plataforma web, e consegue inclusive gerenciar níveis de autorização para contato entre colaboradores e responsáveis. Todas as informações trocadas podem ser monitoradas e moderadas pelos gestores escolares, possibilitando que a instituição tenha mais controle sobre todo o fluxo de comunicação escolar e possa zelar pelas boas práticas.
O que é possível fazer com a agenda digital?
As possibilidades da agenda digital vão muito além do envio de recados. Como comentei com você no tópico anterior, cada uma das necessidades de contato entre escola e pais é atendida pela solução. Vamos ver quais atividades ligadas à comunicação escolar a sua escola consegue executar com a agenda digital?
Troca de informações em geral
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Recados
Os recados da agenda digital são como aqueles da agenda física, só que em vez de serem escritos no papel, são virtuais. Se os professores quiserem enviar um mesmo recado para todos os pais da turma, não precisam escrevê-lo ou colá-lo em cada agenda, podem digitar a informação uma vez só e efetuar um disparo massivo para todos. Caso prefiram enviar um recado individual, isso também é possível.
A escola consegue acompanhar em tempo real as estatísticas de recebimento e de visualização de recados, e pode verificar até a data e a hora em que cada pai viu a informação. Ou seja, em um curto espaço de tempo a instituição já consegue medir a eficácia do disparo do recado. E caso algum pai não baixe o aplicativo, a informação é enviada a ele por e-mail automaticamente.
Quanto às respostas aos questionamentos dos pais, isso não precisa ser algo imediato, até para não atrapalhar o andamento das atividades dos colaboradores. A agenda digital permite que a escola estipule um horário para respostas, e caso os pais interajam fora desse horário, receberão uma mensagem automática informando-os o momento em que a questão será respondida. Assim, os colaboradores conseguem se organizar e não têm as rotinas interrompidas e a produtividade comprometida devido à necessidade de respostas imediatas.
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Templates personalizados
Está achando que os recados virtuais irão tirar o glamour das colagens na agenda com desenhos e “frufrus”? Engana-se redondamente! A agenda digital é a “perdição” de quem gosta de enviar recadinhos personalizados com imagens e elementos decorativos. A ferramenta possui uma biblioteca de templates prontos de datas comemorativas e outros, e também possibilita que novos templates sejam criados do zero. A escola pode usar tanto modelos em formatos mais próprios para recados quanto templates de planilhas. Pode ainda adicionar o logotipo da instituição, formatar o texto, adicionar imagens, entre outras possibilidades.
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Agendamento de disparos
Sabe aqueles recados que você já sabe com antecedência as épocas para envio? Datas comemorativas, por exemplo, ou campanhas de matrícula e rematrícula. Com a agenda digital você consegue se organizar e deixar o disparo de recados programado com antecedência. Assim, não corre o risco de esquecer de nenhuma data importante.
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Fotos e vídeos
Todas as atividades diferenciadas, passeios, eventos e momentos especiais da escola podem ser registrados em fotos e vídeos e enviados aos pais pela agenda digital. Se os arquivos forem pesados, não tem problema. Tudo fica armazenado em nuvem, sem consumir memória do celular dos pais.
Criação de múltiplos calendários
Há muitas datas importantes em uma escola, mas algumas delas são relevantes apenas para determinados públicos ou áreas, concorda? Por exemplo, data para entrega de tarefas de casa são importantes para alunos e professores; datas para reuniões internas são importantes para coordenadores e colaboradores; e assim por diante. Pela agenda digital é possível criar calendários específicos para determinados públicos e áreas, sem que tudo precise ficar visível para todos.
Vai dizer que essa não é uma grande sacada? Tudo fica bem organizado e só tem acesso às ocasiões quem precisa ter. Os colaboradores ainda conseguem reservar salas e equipamentos necessários para as datas do calendário. E o melhor de tudo eu não te falei. Os dias marcados ficam sincronizados com o celular dos usuários, que recebem notificações para que se lembrem dos compromissos. Muito bacana, não é?
Documentos, autorizações e enquetes
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Recebimento de documentos
Qualquer documento que os pais precisem enviar para a escola – como por exemplo atestados médicos e comprovantes – podem ser encaminhados diretamente pela agenda digital, de forma rápida e sem burocracia. Tudo fica registrado, então não há o risco de algo se extraviar ou de o pai dizer que enviou, e o professor que não recebeu.
- Autorizações
Toda a parte de autorizações escolares pode ser gerenciada pela agenda digital. Quando há a necessidade de um terceiro buscar a criança na hora da saída, por exemplo, isso é algo bastante simples. Não precisa ser alguém já informado pelos pais anteriormente e nem é necessário que os pais liguem para a escola para autorizar. Tudo é feito pelo celular, e com muita segurança.
Funciona assim: os pais enviam por aplicativo uma foto, o nome e o CPF da pessoa autorizada a retirar a criança. A escola recebe essas informações na hora, e já está autorizada a entregar o aluno a essa pessoa. Tudo fica registrado, blindando a instituição de qualquer problema.
Já com relação a autorizações para passeios, a escola apenas solicita a autorização pela agenda digital e o pai dá o aceite ou não. A escola recebe a informação em tempo real, e já sabe se o aluno está autorizado a ir no passeio. Tudo fica arquivado, garantindo a segurança das informações.
- Enquetes
Enquetes são ótimas maneiras de a escola conseguir o engajamento dos pais e de obter informações importantes deles. A agenda digital possibilita a criação de uma variedade enorme de enquetes, que podem ter tanto perguntas abertas quanto fechadas, e até uma mescla de opções.
A escola pode realizar enquetes como: pesquisa de satisfação, de intenção de rematrícula, de participação em eventos, de sugestões de lugares para passeios escolares, etc. Veja algumas inspirações aqui.
Grupos de pais
Você sabe que os grupos de pais, quer a escola queira ou não, acabam surgindo espontaneamente em ferramentas como o WhatsApp, não é mesmo? O grande problema é que nesses aplicativos informais a escola não tem controle sobre as informações trocadas entre eles, e nem pode exercer moderação em situações necessárias. Felizmente a agenda digital contempla, de forma opcional, os grupos só de pais, permitindo que toda a comunicação escolar ocorra “sob a asa da escola”.
É possível criar grupos de pais para cada turma, grupo de pais do futebol, grupo de pais da pescaria, há muitas possibilidades. Os colaboradores e gestores não fazem parte do grupo (embora possam monitorá-lo), o que evita que tenham que ficar respondendo a mensagens instantâneas. Os grupos mantêm o número do celular dos usuários de forma oculta, preservando a privacidade dos pais. Entenda mais aqui.
Grupos de alunos
Sabia que além de contemplar os grupos de pais, a agenda digital também permite à escola incluir grupos de alunos? Isso é totalmente opcional, mas é uma possibilidade bem interessante. Nesses grupos os estudantes podem trocar informações, materiais e combinar trabalhos. O aprendizado colaborativo é algo muito estimulado pelos novos métodos de aprendizagem.
E assim como no grupo de pais, no de alunos os gestores conseguem monitorar e moderar as conversas, podendo reprimir conteúdos inadequados. Os números de celular dos estudantes não aparecem, preservando a privacidade deles. Entenda mais aqui.
Envio de conteúdos especializados
Uma outra possibilidade da agenda digital é a oferta de conteúdos especializados sobre educação aos pais. A escola pode assinar canais parceiros da solução que contratou, e enviar aos responsáveis os conteúdos produzidos por eles. É uma forma de entregar algo de valor ao público, engajando-o e fidelizando-o.
Informe sobre o desempenho escolar
As rotinas do aluno podem ser acompanhadas de perto pelos pais com a agenda digital! Na ferramenta há uma biblioteca de templates que contém planilhas de fácil preenchimento. Há modelos para acompanhamento de crianças pequenas, ficha do bebê, conteúdo programático das disciplinas, acompanhamento e adaptação de alunos, atividades do dia a dia, entre outras. Elas podem ser preenchidas e enviadas diretamente ao celular dos responsáveis. Deixar os pais cientes do dia a dia dos filhos nunca foi tão prático!
E assim como acontece com os recados personalizados, essas planilhas também podem ser editadas pela instituição de ensino. Questões como formatação e identidade visual podem ser alteradas, deixando as planilhas com a cara da escola! Os coordenadores ainda têm a possibilidade de revisar todo o conteúdo antes do envio aos pais, se julgarem que isso é conveniente.
Outras informações que podem ser passadas aos pais – e de forma automática – são os dados presentes em outros sistemas da escola, como os de: gestão, catracas, biblioteca, portal acadêmico, etc. A agenda digital possibilita integração com todos eles, então fica fácil manter os responsáveis informados sobre diversas questões que envolvem o aluno.
Atividades de casa
- Lista de material escolar
Uma necessidade que as escolas sempre têm é o envio de listas de compras aos pais. Pode ser a lista de materiais escolares do início do ano, lista de materiais para atividades específicas no decorrer do semestre, lista de livros que serão trabalhados em aula, etc. Quando essas listas são enviadas por meio de comunicados impressos, podem acabar esquecidas na pasta ou na agenda. Se são enviadas pelo WhatsApp, acabam ficando perdidas no meio das conversas. Mas se o canal para envio é a agenda digital, que possui uma estrutura organizada, não tem chance de os pais a esquecerem ou perderem.
A escola ainda pode usar templates personalizados para o envio das listas. Quando elas chegam ao celular dos pais, eles recebem o alerta, e a instituição já consegue verificar em tempo real quais responsáveis as visualizaram. Bem melhor do que só descobrir se houve ciência da lista ou não na hora em que os alunos chegam com ou sem os materiais pedidos, não acha?
- Envio de materiais
Sabe aqueles materiais de apoio para as tarefas escolares que antes os professores tinham que tirar xerox e enviar aos alunos, ou então que os estudantes tinham que procurar no portal acadêmico, precisando para isso colocar login e senha? Isso hoje parece um tanto arcaico, não acha?
Materiais em diversos formatos – de apresentações pesadas em PowerPoint a livros em pdf, de vídeos a podcasts – já podem ser enviados aos alunos pela agenda digital. Eles não precisam colocar login e senha para acessar os conteúdos e nem se preocupar com consumo de memória do celular, pois tudo fica armazenado em nuvem. A melhor parte disso é que os materiais vão direto para as mãos dos estudantes – pois convenhamos, elas estão quase que o tempo todo segurando o celular.
Eventos escolares
- Divulgação
Se o objetivo da escola é aumentar a participação dos pais em eventos escolares, a agenda digital é uma forte aliada nessa missão. A diferença já começa pela divulgação, que é feita em comunicados temáticos para a data – sejam eles da biblioteca de templates ou criações próprias da escola dentro da ferramenta.
O convite chega diretamente ao celular dos pais, que já fazem a confirmação na mesma hora. A escola consegue saber instantaneamente quem visualizou o convite e quem confirmou participação. Pode inclusive visualizar estatísticas gerais dessas questões.
- Lembretes
Você pode pensar: “confirmar participação não é garantia de que os pais irão mesmo comparecer”. Tem toda a razão! Por isso que a agenda digital possui um sistema de notificações periódicas, que vão sendo enviadas aos pais conforme a ocasião se aproxima, lembrando-os do compromisso firmado. Aquele velho problema dos esquecimentos está resolvido!
Reuniões e encontros
- Divulgação e lembrete
A forma de fazer a divulgação, de confirmar presença e de enviar lembrete de reuniões e encontros pela agenda digital é igualzinha à do tópico anterior. A escola usa templates personalizados, confirma a participação em tempo real e lembra os participantes do compromisso com alertas periódicos. O processo é o mesmo, e a eficiência também 🙂
- Envio de ata da reunião e recebimento de feedbacks
Agora entra a diferença entre os processos de eventos escolares e os de reuniões e encontros dentro da agenda digital. Quando há reuniões, a escola consegue enviar aos participantes a ata com os pontos importantes que foram abordados. Ela pode também abrir um espaço para feedbacks e sugestões para edições futuras.
Não sei você, mas tenho a impressão de que os pais terão um sentimento bem positivo em relação à escola ao verem todo esse profissionalismo e abertura para a opinião deles. Com outros canais é difícil oferecer essas possibilidades de forma tão prática e organizada. Tá entendendo o porquê de a agenda digital estar tão em alta nas escolas?
Como aprendo a usar a agenda digital?
Agora que você viu tudo o que é possível fazer com a agenda digital, deve estar pensando: “mas como posso aprender a usar todos esses recursos, e aproveitar ao máximo as vantagens da ferramenta”? A resposta para isso é: Gerente de Sucesso do Cliente.
A agenda digital é muito intuitiva, mas para que você possa ir a fundo em todas as possibilidades dela, desfrutando de cada facilidade, o ideal é que a solução que você contratar para a escola ofereça o acompanhamento de um Gerente de Sucesso do Cliente.
O que faz um Gerente de Sucesso do Cliente?
O Gerente de Sucesso do Cliente (ou Customer Success, ou simplesmente CS) é um profissional responsável por conduzir a escola para o sucesso no uso da agenda digital. Ele dá à instituição a segurança de que ela necessita para realizar essa mudança, pois é um especialista em rotinas escolares e sabe mais do que ninguém como a tecnologia pode ser aplicada a cada atividade do dia a dia das instituições de ensino.
Esse profissional pode, em conjunto com a escola, traçar objetivos e mostrar como é possível atingi-los com a agenda digital. Se a instituição quiser aumentar o número de rematrículas, por exemplo, o Gerente de Sucesso consegue orientá-la quanto a ações que podem ser realizadas dentro da ferramenta para atingir esse propósito.
Como você pode notar, com o Gerente de Sucesso do Cliente, a agenda digital pode ser usada não apenas para as rotinas do dia a dia, mas também com finalidades estratégicas. Afinal, o compromisso dele com você é te entregar sucesso!
Há outros profissionais que dão suporte?
É claro que sim! O Gerente de Sucesso faz parte de um time que contém também Implantadores de Sucesso e Especialistas de Produto (suporte). Quando a instituição adere à solução que oferece esse acompanhamento, o primeiro contato dos colaboradores é com o Implantador de Sucesso, que faz a implantação e dá o treinamento.
Após a implantação, a escola segue com a assistência do CS para qualquer dúvida do dia a dia, para informações sobre novidades da agenda digital, orientações sobre boas práticas e estratégias. Quando há qualquer questão técnica, entram em cena os Especialistas de Produto, que resolvem as solicitações enviadas pela instituição. Ou seja, se a agenda digital vem com a oferta de um Gerente de Sucesso (bem como do time que o acompanha), a escola está sempre bem amparada!
Agenda Digital ClipEscola
Até aqui você já entendeu direitinho o mundo de possibilidades que a agenda digital traz às escolas e o quanto faz diferença ter um Gerente de Sucesso, certo? É claro que nem toda agenda digital tem tudo o que você viu aqui, a maior parte tem apenas algumas dessas alternativas. A solução que tem todas essas opções que você leu, inclusive o acompanhamento de um Gerente de Sucesso, é a Agenda Digital ClipEscola.
Vou te contar um pouquinho sobre mais sobre a ClipEscola.
Breve histórico
A ClipEscola surgiu para sanar as principais dores de comunicação escolar que foram identificadas em uma pesquisa realizada em 2014, que envolveu diversas escolas. O estudo se debruçou sobre a dinâmica de interações entre pais e instituições de ensino. Com os resultados obtidos, o próximo passo foi o desenvolvimento de uma solução capaz de suprir as maiores necessidades das escolas no tocante à comunicação escolar.
No final de 2015 foi lançado o primeiro piloto da solução, e logo depois a versão beta. Investidores-anjo perceberam o grande potencial que a Agenda Digital ClipEscola representava para o segmento educacional, e investiram na ideia. O tiro não poderia ser mais certeiro. Em 2016 a solução entrou no mercado e revolucionou-o por completo.
Hoje, três anos e meio depois, a Agenda Digital ClipEscola superou a marca de 1 milhão de usuários espalhados por escolas de três continentes: América, África e Europa. Por trás do número, há mais de 1 milhão de vidas transformadas por uma nova forma de comunicação – que aproximou pais do dia a dia de seus filhos e uniu escola e responsáveis no objetivo de melhorar o aproveitamento das crianças nos estudos.
Cases de sucesso da Agenda Digital ClipEscola
Ao longo de toda a jornada da Agenda Digital ClipEscola, cases de sucesso foram se revelando de diferentes formas. Confira alguns deles:
Aumento do envolvimento dos pais com a escola
No Colégio JK – Unidade Guará, a diretora Elisângela Ribeiro Alves Matsuoka estava determinada a aumentar o engajamento dos pais com a escola. Os meios que utilizava para a comunicação – agenda física, portal e e-mail – não a ajudavam a alcançar o objetivo, pois eram extremamente ineficazes. Os pais muitas vezes só tinham contato com a informação de forma tardia.
Inconformada com esse cenário, a diretora não se acomodou. Foi atrás de uma solução, e encontrou a Agenda Digital ClipEscola. Sabe o que aconteceu? Os pais se aproximaram da escola, se envolvendo mais com os acontecimentos da rotina dos filhos e também com os eventos da instituição.
Conforme a diretora, os pais ficaram encantados com a agenda digital. Ela diz até que a escola ficou mais viva, e que hoje consegue mostrar a eles as iniciativas diferenciadas que a instituição faz, e a um custo muito menor. Se antes eram impressas mil circulares para atingir 200 pais, com a agenda digital foi possível cortar esse gasto e aumentar a eficiência.
Diminuição da quantidade de alunos em recuperação
No Colégio e Curso Desafio, o aumento do desempenho dos alunos após a adesão à ClipEscola foi medido em números. Os estudantes que tinham as rotinas acompanhadas pelos pais via agenda digital diminuíram a chance de recuperação escolar em 27%. O resultado se justifica: de acordo com pesquisa da OECD, o aumento da participação do pais se reflete na melhora das notas.
Antes da adoção da agenda digital, a instituição percebeu que a principal dificuldade dos responsáveis quanto ao acompanhamento escolar do filho era a falta de tempo. A ferramenta resolveu o problema, pois passou a entregar as informações diretamente ao celular dos responsáveis, de forma organizada e com lembretes para determinadas questões, como eventos, reuniões e datas de provas.
Além de melhorar o envolvimento dos pais, de quebra a escola também aumentou a produtividade dos colaboradores, que precisavam encaixar muitas atividades dentro das horas de trabalho que tinham. A verificação das agendas físicas, por exemplo, tomava de 10 a 15 minutos diários dos colaboradores para cada aluno. Com a agenda digital, esse tempo foi reduzido para menos de cinco minutos diários para todos os alunos da turma.
Aprovação massiva dos pais à agenda digital
Quando o Centro Educacional Universo decidiu começar a entrar na era digital, optou por dar um passo de cada vez, e manteve a agenda física paralelamente à digital por um ano. Em uma pesquisa realizada após esse período, foram os pais que deram a palavra final: 80% preferiu a agenda digital à física, e então o papel foi eliminado.
De acordo com colaboradores da escola, os pais se tornaram muito mais participativos quando a instituição adotou a agenda digital. Minúcias do dia a dia que acabavam não sendo anotadas na agenda de papel passaram a ser enviadas pela digital, abrindo aos pais as janelas de um universo que antes ignoravam.
Outra grande vantagem que a escola notou foi a possibilidade de envolver mais familiares da criança no acompanhamento do dia a dia dela. Com a agenda física, normalmente só um dos responsáveis tinha acesso à informação, e ainda assim de forma ineficaz. Já com a Agenda Digital ClipEscola, todos os familiares da criança que são cadastrados na ferramenta podem acompanhar as rotinas dela. Assim, avós que moram distantes e pais separados puderam também se envolver na vida escolar do aluno.
Agenda digital se torna ferramenta indispensável de trabalho
Este case de sucesso vem diretamente das terras lusitanas. No Externato Luso-Britânico, em Portugal, a diretora Maria João Oliveira enfrentava um problema: o contato dos pais com a equipe docente fora do horário de trabalho. Essa questão foi solucionada facilmente após a chegada da agenda digital, que permite à escola a limitação de horários para respostas aos recados dos pais.
Segundo a diretora, a agenda digital foi tão bem-vinda que não houve nenhuma resistência dos colaboradores e nem dos pais para a adesão à solução. A ferramenta, além de proporcionar que a comunicação escolar ficasse concentrada dentro do horário de trabalho dos docentes, também resolveu questões que a escola tinha dificuldade, como dar acesso aos pais ao calendário de eventos da instituição e confirmar a participação deles nesses eventos.
Outros ganhos que a agenda digital trouxe à escola foram com relação à agilidade, organização, engajamento dos pais e melhora no rendimento dos alunos. Maria relata que a solução aumentou a expectativa do público e se tornou uma ferramenta indispensável de trabalho.
100% de adesão à agenda digital
Na agenda digital, os recados são enviados aos pais pelo aplicativo instalado no celular deles. Caso algum não instale, ele recebe todas as informações por e-mail. Entretanto, neste case de sucesso da Escola Afonso Pena, você verá que a aceitação dos pais à agenda digital está cada vez mais massiva, e que em geral eles preferem mesmo receber as informações no celular.
Na Afonso Pena, 100% dos alunos têm no mínimo um responsável com a Agenda Digital ClipEscola instalada no smartphone. O resultado mostra que a escolha feita pela instituição de ensino – de trocar a agenda de papel pela digital – foi realmente acertada. Ela não seria possível se a coordenadora Izabela Ananias tivesse se curvado à resistência inicial que a própria equipe pedagógica tinha à ferramenta. Mas como esse medo não freou a coordenadora, hoje a escola colhe os frutos de uma comunicação de alta qualidade.
Conforme Izabela, hoje ninguém na escola vive mais sem a agenda digital. Ela diz que a solução economiza tempo, é uma forma de comunicação sustentável, é fácil de usar e autoexplicativa. Fala ainda que depois do primeiro contato dos pais com a ClipEscola, eles tendem a se apaixonar por essa facilidade.
Depoimentos sobre a Agenda Digital ClipEscola
Gostou dos cases de sucesso da Agenda Digital ClipEscola? Isso não é tudo. Temos alguns depoimentos para você assistir também!
Irmã Sandra Pinheiro – Mantenedora da Rede Esi
Nesse depoimento a mantenedora da Rede Esi, Irmã Sandra Pinheiro, fala sobre como a Agenda Digital ClipEscola ajudou a fazer com que as unidades da rede alcançassem uma comunicação efetiva com os pais, e de maneira organizada e segura. Ela fala também que antes da Clip, havia muito problema no processo de recebimento de comunicados e calendário de provas pelos pais, e agora isso está resolvido. Outra questão que ela pontua é a facilidade que a escola tem hoje de saber quem conferiu os comunicados, pois a Clip tem uma confirmação de leitura que os pais não conseguem desabilitar.
Joselma Maria de Oliveira – Coordenadora de Tecnologia Educacional do Colégio Salesiano Recife
No depoimento da coordenadora de tecnologia educacional do Colégio Salesiano Recife, Joselma Maria de Oliveira, ela conta como a Agenda Digital ClipEscola se tornou uma ferramenta essencial nas rotinas diárias da instituição. Ela fala que antes os professores perdiam muito tempo com tarefas manuais, e que agora, com a Clip, elas foram eliminadas, permitindo que a escola ganhasse tempo de aula. Conta também que antes, com a agenda física, a comunicação era de mão única, e que agora os pais conseguem se engajar e tirar dúvidas.
Luccas Cavalcante – Proprietário e Diretor da Inglês Active
No vídeo você confere o depoimento do proprietário e diretor da escola de idiomas Inglês Active, Luccas Cavalvante. Ele fala da importância de pessoas em cargos de liderança de uma instituição estarem antenadas nas tendências e inovações. Na escola dele, a Clip foi contratada alguns meses antes do fechamento das instituições devido à pandemia de Covid-19, pois ele percebeu o que aconteceria e se antecipou. Ele conta também o quanto o ajudou o fato de poder escrever uma só mensagem pela Agenda Digital ClipEscola e conseguir dispará-la para a escola inteira de uma vez, o que deixa tudo ágil e organizado.
Existe uma versão “avançada” da agenda digital?
Aqui na ClipEscola entendemos que a agenda digital é um estágio de uma jornada de transformação digital. Então, é possível avançar sim. Para que você entenda como funciona esse caminho e para onde é possível ir após a consolidação da agenda digital, vamos falar um pouco sobre todos os estágios da jornada.
Estágio Papel (Básico)
O estágio papel é quando a transformação digital ainda não começou. As escolas realizam a comunicação escolar por agenda física ou por canais que não foram pensados para as necessidades escolares, como WhatsApp, telefone e e-mail.
Aqui nesse nível, as escolas precisam lidar com uma série de problemas: pais que não leem os recados da agenda; esquecimento de datas como reuniões, eventos e passeios; perda de tempo produtivo devido à necessidade de conferir agendas e recados instantâneos do WhatsApp; alto custo com papel e outros recursos físicos; etc.
Estágio Mobile (Agenda Digital)
O mobile é o estágio em que a escola começa a entrar na jornada de transformação digital. O papel e os recursos não destinados às necessidades escolares saem de cena e a comunicação com os responsáveis passa a ocorrer por agenda digital. Nesse nível, as dores do estágio papel são sanadas e a instituição de ensino começa a obter resultados expressivos de engajamento dos pais, redução de custos com recursos físicos e aumento da produtividade.
Uma série de recursos que antes a escola não tinha acesso agora passam a fazer parte das rotinas, como enquetes; envio de materiais complementares às aulas; solicitação de autorizações e de documentos de forma online; divulgação de eventos que ficam sincronizados com a agenda do celular dos responsáveis, etc. O relacionamento com os pais se transforma completamente.
Estágio 360°
O estágio 360° é uma evolução da agenda digital. Nele, a transformação digital alcança a escola como um todo. As informações dos times ficam sincronizadas em um único canal, pois todos os sistemas – gestão, catracas, biblioteca, RH, etc. – funcionam de forma integrada. A comunicação interna da escola também passa a ficar concentrada em um único canal, que engloba tanto as conversas instantâneas entre os colaboradores quanto a abertura de tickets entre os times de trabalho.
O contato entre pais e escola, que ocorre pela mesma ferramenta, pode ser segmentado, permitindo que os setores possam se comunicar com os responsáveis para questões pertinentes às respectivas áreas. Nesse estágio, a plataforma de transformação digital também é utilizada para o contato com o público externo, em campanhas de inbound marketing e para a própria concretização da matrícula.
Estágio Inteligência Artificial
A Inteligência Artificial é o último estágio da jornada. É aqui que o caminho de transformação, iniciado com agenda digital, se concretiza. Nesse nível a tecnologia traz às escolas possibilidades muito avançadas, como uso de chatbot para perguntas repetitivas do público, para divulgações, para negociações financeiras e para a realização de matrículas – tudo sem a necessidade de contato humano.
A IA também é empregada para análise do comportamento do público, que ocorre por meio de um recurso chamado Mapa de Humor. Ele faz uma varredura nas interações que ocorrem pela agenda digital e emite notificações para a escola caso haja algum pico de humor que deva preocupá-la. O resultado pode ser utilizado para questões como a retenção de alunos, por exemplo.
Um outro recurso de IA que existe nesse estágio é a Análise Preditiva. Ele usa mineração de dados, aprendizagem de máquina e modelagem preditiva para traçar um diagnóstico de acontecimentos futuros com base em ocorrências similares no passado e no presente. Com o recurso, a escola pode saber antecipadamente informações como a quantidade de matrículas e rematrículas que pode esperar para o ano letivo.
Conclusão
Como você viu neste post, a agenda digital é uma ferramenta que traz às escolas possibilidades fantásticas. Ela permite que todos os processos de comunicação feitos pelas instituições de forma física possam ser realizados de maneira digital, com rapidez e eficiência incomparáveis. Permite também que novas possibilidades sejam exploradas, melhorando a experiência de pais e colaboradores.
Os resultados mais visíveis e imediatos que a escola colhe após a adesão à agenda digital são: o aumento do engajamento dos pais com a instituição de ensino; a redução drástica de custos com recursos físicos, como agendas de papel, resmas de folha, toners de tinta, clips, grampos e cola; e o aumento da produtividade dos colaboradores, que não precisam mais ficar conferindo agenda por agenda e nem respondendo mensagens imediatas dos pais a qualquer hora do dia.
Se você ainda está no estágio papel, comunicando-se com os pais por agenda física ou recursos não específicos para escolas, solicite uma demonstração gratuita da agenda digital por aqui. Se você já possui agenda digital, e acha que está na hora de avançar ainda mais, peça já o seu diagnóstico gratuito de transformação digital por aqui.
Leia mais
– Quais são os recursos necessários para adesão ao aplicativo de comunicação escolar
– Programa de Transformação Digital M3I chega ao mercado escolar
