Que tal bater um recorde no número de rematrículas este ano? Não seria nada mau, não é? Afinal, atrair novos alunos para preencher as vagas dos que foram embora dá bem mais trabalho e gastos do que investir um pouco de energia para fidelizar os estudantes atuais. Então, se alavancar as rematrículas é o seu objetivo, as dicas abaixo vão te ajudar!
1. Construa um relacionamento com o público ao longo do ano
Aqui vai uma estratégia de retenção de alunos para você levar para a vida: invista no RELACIONAMENTO!!! Não somente no final do ano, não só se houver uma situação de crise, invista no relacionamento com o seu público a longo prazo, nos 12 meses do ano, sem precisar de um motivo específico.
Quem realiza as rematrículas são os pais, por isso, o seu foco principal são eles. Então, o que você precisa fazer é uma estratégia para engajá-los, que deve incluir ações e uma ferramenta para colocá-las em prática.
Ações
Pense primeiro nas ações. Aqui vão algumas dicas de conteúdos que você pode enviar aos pais para cultivar o relacionamento com eles ao longo do ano:
- Fotos e vídeos de passeios escolares, eventos e momentos do dia a dia da escola: alunos realizando experimentos de química, criando maquetes e fazendo qualquer outra atividade diferenciada que ocorrer na instituição;
- Enquetes pedindo a opinião dos pais sobre certas decisões da escola ou até pedindo sugestões de melhoria;
- Informações sobre o aluno, como comportamento em sala de aula, notas, presença, entre outras minúcias do dia a dia que façam os pais sentirem que estão “enxergando” o que o filho está fazendo na escola;
- Convite para eventos da escola, como dia das mães, dia dos pais, páscoa, etc.;
- Informações relevantes sobre educação, que podem ser produzidas pela sua escola, adquiridas de um terceiro ou apenas recompartilhadas de um blog como este;
- Materiais que falem sobre a escola, como vídeos de divulgação, entrevista com o diretor, etc.
Essas são algumas sugestões de conteúdos para você enviar aos pais para engajá-los o ano todo, mas amplie essa lista o quanto quiser 🙂
Ferramenta
Para realizar os envios aos pais e cultivar o relacionamento com eles, você precisará de uma ferramenta que atenda a dois tipos de necessidades:
- Envio de conteúdos pontuais, de coisas que acontecem no dia a dia, como fotos, informações sobre o aluno, entre outras.
- Envio de conteúdos perenes, como informações relevantes sobre educação e materiais de divulgação da escola.
O primeiro tipo de conteúdo fará parte da comunicação escolar, e o segundo fará parte de um fluxo de nutrição de marketing. Por isso, a solução escolhida para essa estratégia de construção de um relacionamento com o público precisa atender a essas duas questões. Além disso, deve ser de fácil acesso aos pais, não requerendo que eles tenham que ficar lembrando de conferir. A ferramenta que melhor atende a esses propósitos é a agenda digital escolar. Ela permite um contato com os pais diretamente pelo celular, que é um aparelho que está nas mãos deles praticamente o tempo todo.
É claro que nem todas as agendas digitais escolares atendem aos objetivos de comunicação e de marketing, somente as soluções mais completas. Aqui na ClipEscola, por exemplo, desenvolvemos uma solução que faz toda a comunicação escolar e ainda possui o módulo “Plano de Marketing”, para que a instituição de ensino possa realizar toda a nutrição do público e fidelizá-lo, entre outros objetivos.
2. Facilite o processo de rematrícula
Já falamos da importante estratégia de cultivar o relacionamento com o público, que é algo que lhe trará grandes resultados a médio e a longo prazo. Agora vamos a uma tática mais “curto prazo” para alavancar suas rematrículas: o processo de execução delas.
As pessoas gostam de facilidades. Então, dê o que elas querem antes que outra escola o faça. Não submeta os pais ao transtorno de deslocamentos até a instituição de ensino em pleno horário comercial para a assinatura do contrato de rematrícula e o pagamento da taxa. Simplifique! Faça tudo pelo celular.
Talvez você não saiba, mas hoje já é possível enviar o contrato de rematrícula aos pais em documento pdf, colher assinatura digital e receber o pagamento por aplicativo. Tudo ocorre muito rapidamente. A escola envia o documento, na mesma hora já consegue saber quem recebeu, os pais assinam digitalmente, são notificados sobre a taxa e efetuam o pagamento no cartão de crédito ou via boleto. Fim. Rematrícula concluída!
Todo o processo é feito em questão de minutos, e os pais e responsáveis não precisam sair do trabalho no meio do expediente para a execução das rematrículas na escola. Prático, não é? E o melhor é que essa estratégia pode ser feita na mesma ferramenta da estratégia anterior 🙂
3. Use IA para antecipar-se a cenários e revertê-los
As pessoas trocam os filhos de escola por diversos motivos. Muitas vezes, a instituição é surpreendida por uma “debandada” de alunos maior de que esperava, e precisa correr para preencher as vagas que ficaram abertas. Uma forma de a escola não ser pega de surpresa, e ainda conseguir ter tempo hábil para reverter a saída dos estudantes, é valendo-se de Inteligência Artificial. Existem duas funcionalidades de IA que serão suas melhores amigas nessa empreitada: a Análise Preditiva e o Mapa de Humor.
A Análise Preditiva permite que a sua escola obtenha um diagnóstico bastante preciso do número de alunos que a abandonará. A tecnologia analisa dados do passado e do presente, atribui pontuações prováveis a diversos elementos de um contexto e realiza uma projeção estatística de cenários futuros. Usando o recurso, a instituição saberá previamente a quantidade de alunos que trocarão de escola.
É claro que quando olhamos para o futuro, temos a oportunidade de mudá-lo. O Mapa de Humor poderá te ajudar com isso. A tecnologia realiza mineração de dados em todas as interações que ocorrem dentro da agenda digital escolar, e pode identificar oscilações de humor em uma linha do tempo e detectar sinais de alerta. A escola, com isso, consegue saber quais pais estão insatisfeitos e até acessar as conversas que geraram o alerta.
Aliando os dados das duas ferramentas, a instituição de ensino obtém valiosas informações para usar em planejamentos estratégicos de retenção. Então, considere fortemente essas possibilidades, pois poucas coisas poderão lhe dar um resultado de retenção tão efetivo.
4. Crie um estoque de argumentos e documente-o
Não desista do seu público sem lutar por ele! Se os pais querem trocar os filhos de escola, há um motivo para isso. Todo motivo, ou quase todo, pode ser rebatido. A estratégia então é elaborar com seus colaboradores uma lista com as principais razões de perda de alunos, e criar argumentos para cada uma delas.
Esse trabalho é imensamente facilitado se a escola aplica a estratégia do tópico anterior, pois nesse caso, não precisa descobrir os motivos por intuição, consegue pegá-los nas conversas do próprio público. Mas de uma forma ou de outra, é importante que essa lista de objeções/argumentos seja criada.
A lista não deve ser estática. É importante que seja abastecida ao longo do tempo, sempre que os colaboradores se depararem com um novo motivo. Assim, todos os argumentos para todas as situações estarão documentados, o que facilitará o trabalho de retenção, aumentando suas rematrículas.
5. Negocie com inadimplentes oferecendo propostas viáveis
Você sabe que muitas rematrículas não acontecem devido à inadimplência, certo? Então entre as nossas estratégias matadoras para alavancar as rematrículas da sua escola, é claro que precisamos de incluir o ataque à inadimplência.
Muitos pais querem honrar a dívida que têm com a instituição de ensino, mas não conseguem fazer isso pelas condições normais. E como a instituição não é obrigada a aceitar a rematrícula de um aluno cujos pais estão inadimplentes, muitas vezes uma situação que poderia ser resolvida acaba acarretando na saída do estudante da escola.
Para revertermos isso, é preciso que a sua instituição crie um plano mais flexível para a quitação da dívida. Precisa ser algo viável, para que os pais consigam pagar a mensalidade do mês corrente e mais uma parcela da dívida. Afinal, melhor receber o pagamento parcelado do que pagamento nenhum, não é verdade?
Com os planos criados, agilize a negociação o quanto antes, para que esses pais não acabem matriculando os filhos em outra escola durante esse tempo. Uma opção eficaz é contatar todos os inadimplentes que possui de uma única vez pela agenda digital escolar e oferecer a proposta. Havendo o aceite, é possível até agrupar o boleto da dívida com o da mensalidade e enviar lembretes automáticos quando o vencimento estiver próximo.
É claro que para fazer tudo isso a agenda digital escolar precisará contar com um assistente de pagamentos, como este, por exemplo. E depois de resolvida a questão da inadimplência, o aluno já poderá ser rematriculado!
Leia mais
– Retenção: não deixe para pensar nisso no fim do ano!
– Captação de novos alunos: como alavancar matrículas com plataforma de comunicação
Agora chegou o momento de você fazer a sua parte: colocar o plano para as rematrículas em prática! Se você quiser uma dica de por onde começar, ela está bem aqui.
