Se a sua escola já percebeu que a comunicação digital é o caminho, e agora está buscando pelo aplicativo escolar que atenda a todas as necessidades das rotinas diárias, você chegou ao lugar certo! Nós vamos te ajudar a descobrir quais são os recursos que não podem faltar no app da sua instituição de ensino. Com informação, fica mais fácil fazer uma boa escolha, não é mesmo? Então vamos lá!
O que é um aplicativo escolar?
Aplicativo escolar – também chamado de aplicativo de comunicação ou agenda digital – é um app desenvolvido para a comunicação escolar, pensado especificamente para as necessidades do segmento. Seu principal objetivo é a interação entre pais e escola de forma organizada e eficiente, funcionando como um canal de comunicação oficial da instituição de ensino.
Quais são as principais tarefas que o aplicativo escolar virtualiza?
Para acertar na escolha, já vou logo te dar a letra: um bom aplicativo escolar precisa, no mínimo, virtualizar as seguintes atividades:
Comunicação com os pais
A principal atividade do aplicativo escolar é a comunicação com os pais. Com ele, a escola pode eliminar toda a comunicação por papel: agenda física, mural de recados, comunicados impressos, entre outros meios. O app cobre todos os pontos de contato entre responsáveis e instituição, centralizando tudo em um local só.
O melhor é que a comunicação não fica apenas centralizada, mas também mais eficiente. Tudo chega diretamente às mãos dos pais no momento em que a escola envia, ou seja, não é preciso esperar até o final do dia para conferir. A instituição também consegue saber, de fato, quem visualizou cada informação que foi enviada, pois os pais não conseguem desabilitar essa confirmação.
Até as fotos dos alunos na escola, em passeios, em atividades diferenciadas, etc., podem ser enviadas pelo aplicativo escolar, e sem sobrecarregar a memória do aparelho dos pais, pois tudo fica salvo em nuvem. Outros arquivos também podem ser enviados, como apresentações em ppt, vídeos, PDFs e o que mais a escola quiser!
Atendimento aos pais
Quando os pais precisam falar com a escola para tratar de qualquer assunto, como por exemplo: aviso de ausência do filho; dúvidas sobre algum comunicado enviado pela instituição; solicitação de negociação de inadimplências; etc., isso deve ser viabilizado pelo aplicativo escolar. Afinal, não faz sentido a escola se comunicar com os pais pelo app e eles precisarem recorrer a outros canais, como redes sociais, telefone, e-mail, entre outros, quando a necessidade de comunicação partir deles, não é mesmo?
É claro que esse atendimento pelo aplicativo escolar também não pode ser uma bagunça. Não dá para os pais falarem com os colaboradores a qualquer horário do dia, da noite, da madrugada ou aos fins de semana e feriados, e esperarem por uma resposta imediata. É preciso haver organização! No app escolar, ela é obtida por meio da programação de horários para as respostas. Ou seja, se os responsáveis falarem com a escola fora do horário estipulado, receberão uma mensagem informando qual será o horário da resposta.
Há até soluções mais avançadas no mercado que permitem um atendimento 360º. Na prática, a escola cria categorias para todas as áreas: administrativo/financeiro; pedagógico; secretaria; etc. Os pais então conseguem se comunicar diretamente com a área de interesse deles, o que agiliza muito todo o processo. Sentiu a eficiência?
Calendário de eventos
Uma outra atividade que não pode faltar no aplicativo escolar é o calendário de eventos da instituição de ensino. Em vez de os professores colarem aquele papelzinho na agenda avisando do evento, e depois passarem em cada aluno conferindo a assinatura dos pais, tudo vai direto ao celular deles, bem na palma da mão. A escola consegue até escolher um template temático bem lindo para a ocasião na biblioteca do app.
Na mesma hora que recebem o convite, os pais já conseguem fazer a confirmação da presença, e a escola acompanha tudo em tempo real! E sabe o que rola quando os responsáveis confirmam? O evento fica sincronizado com a agenda do celular deles, enviando lembretes à medida que a ocasião se aproxima. Impossível de esquecer, né?
Ahhhh, deixa eu te contar… há soluções mais avançadas que permitem que a escola crie calendários de forma mais “profissa”. Neles, a instituição pode criar categorias para cada tipo de calendário, como por exemplo: reuniões, eventos relacionados a datas comemorativas, passeios escolares, etc. Dá também para escolher o público que pode visualizar cada um. Organização total!
Notas e frequência
Uma atividade bem importante que o aplicativo escolar virtualiza é o envio de notas e de frequência dos alunos. Na parte de notas, basta integrar o app com o sistema de gestão, e tudo já chegará diretamente aos pais quando for lançado lá. Se a escola não possuir ERP, as notas também podem ser enviadas diretamente pelo aplicativo.
Na parte de frequência, a instituição também pode se valer das integrações para deixar tudo automatizado! Se a escola possuir catraca ou outros dispositivos de registro de entrada, logo que o estudante chegar, os pais já serão informados pelo app na mesma hora.
A sua escola não possui esses recursos na entrada? Não tem problema! Dá para lançar as informações de frequência no sistema de gestão e enviá-las aos pais por integração. E caso a instituição também não tenha ERP, há ainda uma terceira opção: comunicar a frequência diretamente pelo aplicativo escolar. De um jeito ou de outro, com a tecnologia, o estudante não consegue esconder mais nada dos pais!
Documentos, autorizações e enquetes
Tá achando que acabou? Nã nã ni nã não! Ainda tem mais atividades básicas que o aplicativo escolar virtualiza. Sabe aqueles atestados que volta e meia os alunos precisam entregar para justificar a ausência deles? Então, no app, a instituição consegue criar uma categoria só para esse tipo de envio. Também dá para criar categorias para o envio de qualquer outro tipo de documento pelos pais.
As autorizações para passeios também podem ser recebidas pelo aplicativo, e com a maior facilidade. A escola só precisa usar o recurso de enquetes para coletar essas autorizações, e fica tudo muito bem registradinho!
Falando em enquetes, sabia que elas podem ser usadas para as mais diversas finalidades? Sim senhor! Use-as para criar pesquisas de satisfação, realizar pesquisa de intenção de rematrícula, levantar interesses por atividades extracurriculares, etc.
Grupos só de pais / só de alunos
Você sabe que pais gostam de trocar figurinhas né, e que acabarão, de um jeito ou de outro, criando um grupinho entre eles em algum app de mensageria fora do controle da escola. Alunos, idem. O que é possível fazer então para trazer tudo isso “para baixo da asa da escola”? Usar o aplicativo escolar, é claro!
Um dos recursos básicos que o app deve ter são os grupos de conversas só de pais e só de alunos. Eles podem ser habilitados ou desabilitados pela escola, então, embora sejam básicos, é a instituição que decide se quer ofertá-los ou não.
Nesses grupos, o número do celular dos participantes fica oculto, para resguardar a privacidade de dados deles. Outro ponto importante a destacar é que nenhum colaborador precisa participar dos grupos, e mesmo assim, a escola consegue monitorá-los e moderá-los.
Que outras possibilidades existem em aplicativos escolares mais robustos?
Já falamos das atividades básicas que o aplicativo escolar deve virtualizar, certo? Agora vamos ver que outras possibilidades conseguimos encontrar em soluções mais robustas:
Comunicação interna
Toda a comunicação interna da escola pode ser estruturada no aplicativo escolar, caso ele traga essa oferta de módulo extra. Para a instituição de ensino, a facilidade é gigantesca. Ela consegue cadastrar todos os seus colaboradores e até fornecedores terceirizados para o recebimento de comunicados e até comunicações diretas. Dá para configurar hierarquias, poderes de envio e de visualização, categorias, etc. Saiba mais sobre esse recurso aqui.
Mapa de Humor
Outra possibilidade que só soluções mais avançadas de aplicativo escolar possuem é um módulo chamado Mapa de Humor, que faz a detecção do sentimento do público por meio de inteligência artificial. Só de bater o olho nos recados, o colaborador que irá respondê-los já saberá quais trazem humor positivo, negativo ou neutro, e poderá decidir qual priorizar com base nessa informação. Também é possível consultar o histórico de cada pai e ver suas curvas de humor ao longo do tempo. Saiba mais por aqui.
Sala de Aula Virtual
Sabe o que mais é possível ter no aplicativo escolar? Sala de aula virtual! O módulo traz em si todo um ambiente virtual de aprendizagem com inúmeros recursos. É possível, por exemplo, receber trabalhos dos alunos e acompanhar o status das entregas; enviar materiais de forma categorizada por disciplina; realizar aulas virtuais (de reforço ou não); enviar aulas gravadas; aplicar provas e exercícios; etc. Saiba tudo sobre o recurso por aqui.
Recebimentos
Por essa você não esperava, hein? É possível receber o pagamento das mensalidades pelo aplicativo escolar sim! Não por qualquer um, é claro, mas há app com essa funcionalidade. Pelo recurso, os pais conseguem quitar todos os débitos com a escola bem rapidinho e na palma da mão. Inclusive, o módulo faz até a automação da cobrança de inadimplentes, sabia? Confira mais informações por aqui.
Matrículas
É isso mesmo que você leu, dá para matricular pelo aplicativo escolar sim! Para isso, a escola precisará de três recursos extras: captação de alunos, assinatura digital e assistente de recebimentos. Com eles, dá para fazer o processo de matrícula inteiramente online, de ponta a ponta. Entenda mais sobre isso por aqui.
Monitoramento da aproximação dos pais
Os horários de entrada e saída da escola são sempre bem tumultuados, né? Todos os pais chegando ao mesmo tempo e, muitas vezes, tendo que estacionar em fila dupla para esperar o filho. Porém, existe um recurso no aplicativo escolar que permite que a escola monitore a aproximação dos pais, liberando o aluno só quando o responsável por ele já estiver chegando no portão. Aí, é jogo rápido. O trânsito muda completamente. Saiba mais sobre isso por aqui.
Qual aplicativo escolar possui tudo isso?
Sabe qual aplicativo escolar possui absolutamente tudo o que você viu aqui e muito, muitoooo mais? Este aqui. A ClipEscola é a solução mais completa para a comunicação escolar que há no mercado, e também possui recursos opcionais mais avançados, como alguns que você viu no tópico acima.
A escola pode começar apenas com as funções básicas do aplicativo escolar e, quando quiser, incorporar gradualmente outros recursos que possam fazer sentido para as suas necessidades. É a instituição que controla o que ela quer e quando ela quer! Solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– 5 motivos para abolir a agenda física da comunicação escolar
– Quais são os recursos necessários para a adesão à agenda digital
Você imaginava que o aplicativo escolar tivesse tantas possibilidades? E olha que nem abordamos todas elas aqui. Se você quiser um panorama completo, acesse este material.
