O funcionamento adequado de uma escola vai muito além da boa capacitação de professores e dos conhecimentos compartilhados em sala de aula. Ao lado disso estão inúmeros trabalhos de gestão e administração envolvidos, que são vitais para a organização do ambiente escolar. Por esse motivo, muitas secretarias e departamentos administrativos investem na automatização de processos de rotina da escola.
A automatização é uma alternativa eficiente de facilitar o trabalho dos colaboradores e contribuir para o funcionamento da instituição de ensino. Neste artigo vamos focar em como a automatização de processos pode ajudar as escolas. Acompanhe mais!
Afinal, o que é automatização de processos de rotina da escola?
A automatização ou automação de processos é uma velha conhecida das empresas. De maneira geral, ela consiste na aplicação de tecnologias e recursos de inovação com o objetivo de facilitar o trabalho rotineiro dentro dos departamentos.
Por exemplo, no serviço de aluguel de geradores, a empresa pode contar com um software de atualização cadastral com informações sobre o perfil de cada um dos locatários, contendo não só dados pessoais importantes, mas também, o tipo de equipamento requisitado e o tempo de contrato. Assim, caso um novo cliente queira um produto que já está alugado, como um modelo de gerador de emergência, basta que a empresa busque pelo equipamento no sistema, que terá à disposição todos os dados referentes à locação.
Veja que da maneira demonstrada, todo aquele trabalho de procurar pelo locatário, pela duração do serviço e por informações sobre o equipamento não é algo que precise mais ser feito manualmente, pois a empresa conta com o auxílio da tecnologia para tornar a tarefa mais simples, rápida e prática.
Para as instituições, a mesma lógica se aplica. Ao automatizar processos de rotina no ambiente escolar, a estratégia é inserir ferramentas tecnológicas para facilitar as tarefas diárias, especialmente de gestão, administração e comunicação. Uma tática recomendada é o uso de chatbots – robôs que simulam uma conversa humana para o atendimento ao público.
A estratégia vem se desenvolvendo, e hoje os softwares escolares mais modernos para o relacionamento com o público utilizam recursos de Inteligência Artificial. O contato feito por essas máquinas está cada vez mais natural e completo.
Ao aderir a essa tecnologia você pode economizar tempo e aumentar a eficácia das atividades de rotina da escola, pois os chatbots são capazes de responder a perguntas frequentes do público, liberando os colaboradores para outras tarefas.
As vantagens são inúmeras, entre as quais estão:
- Aumento da produtividade nas atividades rotineiras;
- Mais rapidez na execução de tarefas;
- Mais organização na gestão e administração;
- Melhor gerenciamento de informações e dados;
- Diminuição do retrabalho dos funcionários;
- Redução da ocorrência de erros e falhas humanas.
Facilidades dos tempos atuais
Muitas tarefas que antes eram feitas manualmente nas escolas hoje são automatizadas. Com isso, todo o funcionamento da instituição tende a ganhar. Por exemplo, ao separar os tamanhos do uniforme escolar feminino e masculino, os secretários preenchiam tabelas em papel, que podiam se perder e demandar muito tempo para a coleta de todas as informações. Hoje, com uma simples planilha automatizada e informatizada, é possível ter controle dos dados dos alunos e fazer o pedido dos uniformes muito mais rápido.
Vale ressaltar que não apenas a administração da escola pode se beneficiar da automação de processos. Até mesmo dentro da sala de aula a incorporação de tecnologias tem sido um diferencial no processo de ensino-aprendizagem, contribuindo para melhorar os métodos pedagógicos e ampliar as maneiras de compartilhar conhecimento.
Como automatizar os processos de rotina da escola
Há várias maneiras de automatizar os processos de rotina da escola. O investimento em sistema de gestão, aplicativo de comunicação e até ferramentas que possam ser usadas em sala de aula em atividades mais práticas – como uma máquina de impressão a laser colorida ou 3D – é uma iniciativa muito válida e abre espaço para a cultura da inovação na escola.
Abaixo, confira algumas áreas da sua instituição de ensino que podem ser automatizadas, contribuindo para um ambiente muito mais dinâmico.
1 – Recursos de segurança
A segurança é uma fator primordial nas escolas, visto que estamos lidando com crianças e adolescentes. Sendo assim, a automatização de ferramentas de controle, proteção e preservação do ambiente tornou-se quase que uma obrigatoriedade. A instituição pode, por exemplo, investir em controle de acesso condominial, um sistema eficiente para a gestão de condomínios e que também tem ótima aplicabilidade nas instituições de ensino.
Com esse sistema é possível controlar a entrada e saída de pessoas com possibilidade de registro biométrico (com impressão digital). Dessa maneira, somente indivíduos previamente autorizados podem entrar na escola. Se a instituição integrar o sistema com a agenda digital, consegue ainda informar aos pais em tempo real o momento em que os filhos entraram e saíram da escola.
Além disso, a questão de segurança diz respeito ao próprio controle interno da instituição de ensino. O sistema de controle biométrico também pode funcionar como o famoso “ponto” dos funcionários e professores, registrando com exatidão os horários de entrada e saída. Assim fica mais fácil gerenciar o tempo de trabalho, bem como a quantidade de banco de horas de cada colaborador.
Esse tipo de controle de ponto biométrico já é adotado por muitas empresas e tem se mostrado eficiente como sistema de gestão e organização. Desse modo, substitui-se a arcaica “assinatura” de ponto feita à mão e elimina-se a necessidade de papel – uma atitude que está alinhada com o desenvolvimento sustentável.
2 – Cadastro de alunos
Ter em mãos os dados de todos os alunos da escola é uma das tarefas mais importantes de toda a gestão e administração escolar. Afinal, é fundamental conhecer quem são os estudantes, a matrícula e, no caso das instituições de ensino, algumas especificações acerca de comportamentos, condutas e contatos dos pais.
Por meio de um sistema automatizado de cadastro, todas essas informações podem ser controladas dentro de planilhas inteligentes, de fácil acesso, edição e armazenamento. Desse modo, basta procurar por um aluno e encontrar facilmente todos os dados. Além disso, caso tenha que fazer uma impressão em papel adesivo com dados de identificação dos alunos, a escola já terá todos esses materiais disponíveis, sem a necessidade de recorrer aos tradicionais cadastros em papel.
Outra vantagem está na redução de documentos armazenados. O sistema automatizado de cadastro permite a integração com a nuvem, onde todos os arquivos da instituição são colocados em um só local, protegido e seguro por certificados eletrônicos, além de acessíveis em qualquer lugar e momento.
3 – Desempenho acadêmico
Atualmente existe o recurso “agenda digital”, que integrado a um software de gestão, permite um acompanhamento minucioso e detalhado do dia a dia e do desempenho acadêmico de cada aluno. Dessa maneira, pode-se ter um controle mais efetivo das necessidades que apresentam.
Se um aluno requisitar um banner para apresentação de TCC, por exemplo, porém no software constar que ele ainda não possui os prerrequisitos necessários para elaboração do trabalho final, a própria secretaria pode informar o estudante sobre isso, notificando-o pela agenda digital.
Para as escolas de ensino infantil, fundamental e médio, a integração entre o software de gestão e a agenda digital permite uma comunicação melhor com os pais a respeito do desempenho dos filhos e das dificuldades que eles apresentam.
4 – Controle médico
As escolas precisam ter um controle médico de seus alunos, principalmente quando lidam com crianças e adolescentes. Por exemplo, se um aluno possui uma fratura por queda de escada metálica caracol e não pode participar das aulas de educação física, essa informação deve constar no registro dele, para liberá-lo das aulas durante o tempo necessário.
A mesma preocupação vale para o caso de alergia a medicamentos, insetos, animais, alimentos, etc. Tudo deve constar no cadastro do estudante. Com esses dados, a escola pode orientar práticas que protejam a integridade e a saúde dos alunos.
5 – Controle financeiros
As escolas particulares não podem se descuidar do controle financeiro, pois é com o pagamento de mensalidades que se garante um bom ambiente escolar, adequado às necessidades dos alunos. A automatização de recebimentos escolares, nesse sentido, é um recurso que ajuda as instituições a obterem saúde financeira, pois facilita os pagamentos de mensalidades e a cobrança de inadimplentes.
Quando um débito estiver disponível para pagamento, o responsável financeiro pelo aluno irá receber um lembrete em datas próximas ao pagamento. Se não for pago até o vencimento, esse pai receberá um alerta e o boleto atualizado, já com a multa e os juros inclusos no valor.
Facilitando o processo de pagamento a escola aumenta a chance de os pais quitarem os débitos. Não há burocracia para solicitações de segunda via, não há tempo perdido com deslocamentos e nem há desculpas como “esquecimentos”, pois a escola consegue controlar quem recebeu as notificações. Assim, a saúde financeira da escola só tem a ganhar.
6 – Gerenciamento de horários
Montar a grade de horários pode ser um grande desafio para a escola, já que é preciso lidar com o tempo livre de cada um dos professores, atender aos requisitos de horas estabelecidos pelo governo e ainda se adequar aos horários dos próprios alunos. É aí que a tecnologia mostra o seu valor.
Com o software de gestão escolar é possível criar as grades de horários de forma automática e rápida, pois o sistema faz toda a varredura e “choques” de horários, além de considerar a ausência de certos funcionários. Outro ponto vantajoso é a atribuição de períodos, pois um software avançado permite o gerenciamento de substituições, em casos de ausência de professores.
A grade de horários também pode ser integrada às faltas dos alunos. Dessa forma, pode-se ter um controle da presença dos estudantes em cada uma das disciplinas, em conformidade com o horário das aulas. Com todos esse benefícios, não há mais motivos para a sua escola ainda não contar com a automatização de processos de rotina da escola.
Leia mais
– 5 motivos para você automatizar o pagamento da mensalidades escolares
– Chatbots: a próxima tendência da comunicação escolar
