A sua escola já usa o ClipPag, o assistente financeiro da ClipEscola? Muito bem! Os processos de recebimentos e cobranças da sua instituição de ensino já estão em boas mãos! Se você quiser evoluir ainda mais nesse sentido, dando aquele upgrade nas rotinas financeiras, basta seguir as boas práticas que elaboramos para você! Vamos lá?
1. Emita de todos os títulos já no início do ano
A sua escola já pensou em emitir todos os títulos de mensalidades escolares de uma vez, logo no início do ano? Se não pensou, deveria, pois há consideráveis vantagens nisso. Olha só:
- Lembretes automáticos – Você sabe que o ClipPag pode atuar na inadimplência não apenas de forma reativa, mas também preventiva, certo? Além de enviar notificações de cobrança quando o boleto está vencido, ele também pode enviar lembretes antes do vencimento, conforme a data para o pagamento estiver próxima. Para isso, no entanto, é preciso que os títulos já tenham sido emitidos previamente.
- Agilidade nas rotinas financeiras – Quando todos os títulos já são emitidos desde o início do ano, essa é uma função que não precisa ser feita novamente até janeiro do ano seguinte. Para o time financeiro, isso representa uma grande facilidade, pois na correria do dia a dia, haverá uma tarefa a menos para sobrecarregá-lo.
- Previsibilidade de caixa – Outra grande vantagem de emitir todos os títulos antecipadamente é a previsibilidade de caixa. Isso porque a escola consegue ter uma visão geral do quanto está previsto para entrar a cada mês, semestre e ano. Assim, pode planejar melhor os seus investimentos tendo essa informação como base.
2. Atribua um responsável financeiro igual ao do contrato
Sabe o contrato de matrícula ou rematrícula? Ele traz o nome de quem é o responsável pelo pagamento das mensalidades, certo? É essencial que essa mesma pessoa seja o responsável financeiro cadastrado no ClipPag, e eu já vou te explicar o porquê.
Acontece que em algum momento a instituição pode se ver obrigada a tomar medidas mais contundentes para a cobrança de inadimplentes, como protestar títulos, colocar o nome do devedor em serviços de proteção ao crédito e até realizar a cobrança judicial. Nesses casos, quem seria o responsável financeiro alvo dessas medidas, o que está no contrato ou o do ClipPag?
Você percebe o problema? O contrato é que é o documento jurídico, porém, se o nome do responsável financeiro que constar nele não for o mesmo do ClipPag, isso significa que a pessoa errada está recebendo os boletos e os avisos de cobrança. Então, o responsável financeiro do contrato pode alegar que não teve a oportunidade de pagar a dívida porque não recebeu os boletos e nem foi cobrado pela escola.
Entendeu? Se a sua instituição quer ter todo o respaldo para tomar as medidas cabíveis – contando com registros de envio de boletos e relatórios de visualização de cobranças – é essencial que o nome e o CPF do responsável financeiro do ClipPag seja o mesmo do contrato. Isso poupará muito desgaste. Quem avisa, amigo é!
3. Não exagere nos descontos para irmãos
É muito comum que as escolas concedam descontos nas mensalidades quando há mais de um irmão matriculado. O ClipPag inclusive permite a personalização dos boletos, possibilitando que esses descontos sejam inclusos. Porém, quando a instituição exagera na generosidade, isso pode impactar em sua saúde financeira.
Há escolas, por exemplo, que chegam a conceder descontos acima dos 20% em casos assim. Embora eles sejam bastante atrativos ao público, podem acabar quebrando com o fluxo de caixa da instituição de ensino. Então, nossa dica é: reveja a oferta de descontos muito altos!
4. Dê descontos somente a pagamentos antecipados
Uma outra dica estratégica que temos para a sua escola é substituir o desconto por pagamento em dia pelo desconto por pagamento antecipado. Pagar em dia, teoricamente, é uma obrigação, certo? O incentivo para quitar a mensalidade até a data do vencimento são os juros e multas que incidem sobre o valor quando passa do prazo. Já o benefício dos descontos pode ser reservado apenas aos que pagarem antes do vencimento.
Vou te dar alguns exemplos. A sua instituição pode conceder descontos somente a quem pagar em até 10 dias antes do vencimento. Outra possibilidade é conceder descontos a quem pagar três meses ou um semestre antecipado. O ideal é que os pais tenham opções para escolher, e que os descontos sejam proporcionais à antecipação. Boa ideia, né?
O ClipPag te permite fazer todas essas personalizações nos boletos, sabia? Aí fica bem mais fácil. É só atribuir um desconto X ao pagamento até o dia X (antes do vencimento). Caso o responsável financeiro pague em dia, mas não antecipado, ele não receberá o desconto, mas também não terá que pagar juros e multa.
Nas outras opções que citamos, dá para fazer assim: a sua escola emite o boleto da mensalidade normal e mais algumas opções, como um boleto com três mensalidades juntas e um desconto X e um boleto com a semestralidade e um desconto Y. Aí o responsável financeiro é que decidirá qual opção é mais vantajosa, da mesma forma que nós fazemos quando chega o carnê do IPTU. O que acha?
5. Padronize as datas de vencimento
Você lembra que no primeiro tópico deste artigo nós abordamos a previsibilidade de caixa? Então, além da emissão de todos os títulos de uma vez, há uma outra ação no ClipPag que também favorece esse aspecto: a padronização das datas de vencimentos dos títulos.
Se a sua escola definir uma data só para os vencimentos, ou se der aos pais apenas algumas opções de datas – como dias 15, 20 ou 25 – isso já contribuirá significativamente para que haja essa previsibilidade. Com isso, a instituição consegue controlar melhor o seu fluxo de entradas e saídas e planejar investimentos. Não sei você, mas eu só vejo vantagens 🙂.
6. Oriente o pagamento por meio do ClipPag
A sua escola usa o ClipPag mas, volta e meia, aceita algum pagamento por fora? Ai, ai, ai, precisamos conversar. Você sabe que o ClipPag permite um gerenciamento completo de todo o processo de recebimentos e cobranças, certo? Concentrar os pagamentos na plataforma traz mais segurança, agilidade e profissionalismo a todo o processo.
Vou te explicar. Quando um título é pago pela plataforma, a baixa é automática, e fica tudo registrado certinho. Já se o pai paga a mensalidade na escola ou por outro meio, algum colaborador precisará ter a tarefa de dar a baixa manual do título no sistema. Além de não ser nada prático, quem garante que, no meio de um dia corrido, o colaborador não acabará se esquecendo? Fora que, se o pagamento for em dinheiro, não haverá qualquer prova de que ele aconteceu.
Além de toda essa questão, há um motivo a mais para receber o pagamento de mensalidades apenas pelo ClipPag. É que ele é a porta de entrada para outros serviços financeiros da ClipEscola, como o Giro ClipEscola, o Receita Garantida e o Parcelamento Estudantil. Porém, para isso, os pagamentos precisam ser 100% recebidos pela plataforma. Então, fica a dica!
7. Personalize a régua de cobrança de acordo com o contrato
Vamos à última dica da nossa lista! Lá vai: utilize as cláusulas do contrato educacional para personalizar a régua de cobrança dentro do ClipPag. Caso você não saiba o que é régua de cobrança, ela consiste no fluxo de comunicações com o responsável financeiro até a quitação do débito. Ou seja, são aquelas notificações automáticas que a sua escola pode configurar no ClipPag.
Quer ver um exemplo da sugestão que eu te dei? Olha só: “De acordo com tal cláusula do contrato, o título X tem X dias para ser quitado antes de ir para protesto”. Viu? O próprio contrato, que é um documento jurídico, é utilizado para lembrar ao responsável financeiro dos termos com os quais ele se comprometeu ao assinar o contrato. É uma ótima estratégia para o combate à inadimplência. Então, use e abuse dela!
Leia mais
– 7 vantagens do ClipPag para o time financeiro da escola
– Otimização operacional: como ela pode melhorar os processos escolares
Curtiu a nossa lista de boas práticas no uso do ClipPag? Se você aplicá-las, com certeza as rotinas financeiras das sua escola ficarão muito mais assertivas. Agora é com você!
