Matrículas e rematrículas são preocupações constantes para as escolas particulares, não é mesmo? A concorrência não dá trégua, e por isso mesmo, não dá mais tempo para ficar “marcando touca”. Então, se você é um gestor escolar que já está de olho na meta de alunos do próximo ano, saiba que as férias de julho são uma boa oportunidade para estruturar ações de captação e retenção de alunos!
Fizemos uma listinha para te ajudar. Começaremos pela retenção, pois como você deve saber, reter um aluno atual custa de cinco a sete vezes menos do que captar um novo. Então, essa deve ser a sua primeiríssima preocupação. O foco seguinte, é claro, são as novas matrículas, e as ações para elas estão na nossa listinha também.
Chega de conversa! Vem comigo e vamos ver agora mesmo quais são os passos necessários para chegar no próximo ano com a meta de alunos batida! Bora?
1. Faça uma pesquisa de intenção de rematrícula
A primeira ação da nossa lista já começa antes mesmo das férias de julho. Antes de as aulas terminarem, rode uma pesquisa de intenção de rematrícula entre os pais e responsáveis. Ela será o ponto de partida das ações de retenção!
Os dados dessa pesquisa já te darão dois panoramas:
- Quantidade aproximada de alunos com a qual a sua instituição pode contar no próximo ano
- Quantidade aproximada de alunos que a sua escola corre um sério risco de perder para a concorrência no próximo ano
Esse panorama não serve para simples conhecimento. Tendo esses dados, a sua instituição já poderá atacar em duas frentes:
- Reverter o máximo possível de alunos interessados em sair
- Assegurar que os interessados na rematrícula não mudem de ideia
Falaremos mais sobre esses desdobramentos da pesquisa de rematrícula nos tópicos seguintes, mas primeiro, preciso te falar uma coisa. É fundamental que esse levantamento seja realizado por um canal de comunicação realmente eficiente, que tenha uma taxa de conferência e de resposta beirando os 100%. De outra forma, não teremos um panorama preciso e não conseguiremos que as ações alcancem a todos os pais.
Para encurtarmos conversa, vou te dar logo a letra: a ferramenta que você procura é a agenda digital. Por circular, agenda de papel ou e-mail você não conseguirá obter essa taxa de resposta. Já pela agenda digital, isso é tranquilo, pois ela entrega a pesquisa aos pais bem na palma da mão, via app, e eles a respondem em questão de segundos.
Usando opções de resposta fechadas, a sua escola consegue mensurar os resultados em tempo real. Há soluções de agenda digital que permitem até a criação de ações automáticas de acordo com a resposta. Muito show, né? Então, resumindo, essa dica é quente. Já anote aí!
2. Liste motivos de insatisfação e busque revertê-los
Agora vamos começar com as ações para os pais e responsáveis que responderam NÃO à sua pesquisa de intenção de rematrícula. É imprescindível que haja um contato com eles para descobrir o motivo. Afinal, se esse motivo estiver ligado a qualquer tipo de insatisfação com a escola, o “não” pode ser revertido.
Lembre-se que esse contato também precisa ser feito antes das férias. Se possível, utilize automação para essa tarefa, para ganhar agilidade e escala. Se a sua instituição utiliza agenda digital e ela possui o recurso de recados condicionais, dá para fazer isso e eu vou te explicar como.
Funciona assim: você configura condições na ferramenta para que, caso a resposta à pesquisa de rematrícula seja NÃO, um outro recado seja disparado automaticamente. É nesse recado que você vai perguntar sobre o motivo. Em instantes, já haverá uma chuva de respostas, pois os pais acabaram de responder à pesquisa e ainda nem deu tempo de eles largarem o celular.
Com as respostas, você já tem o que precisa para trabalhar em soluções para as insatisfações levantadas. Durante as férias escolares, você terá um bom tempo para isso. Comece então a atacar as questões que mais se repetem, pois esses são os pontos críticos. Na medida do possível, tente achar soluções para todas.
Quando todos retornarem das férias, dê uma devolutiva a esses pais. Isso, é claro, se as insatisfações deles já estiverem resolvidas. Se não estiverem, finalize o que for preciso para resolver os problemas e dê essa devolutiva. Então, transforme o NÃO em um SIM!
3. Ofereça benefícios para rematrículas antecipadas
Vamos ao terceiro item da nossa lista de ações para captação e retenção de alunos. Agora é o momento de garantirmos que os pais que responderam SIM à pesquisa de intenção de rematrícula não mudem de ideia ao longo do tempo.
A estratégia é ter uma oferta tentadora para convencer os responsáveis de que fazer uma rematrícula antecipada no meio do ano é muito vantajoso para eles. Para isso, é possível oferecer descontos e vinculá-los a uma técnica de vendas chamada “gatilho da escassez”.
Vou te dar um exemplo. Você pode oferecer um percentual de desconto para os 20 primeiros que garantirem a rematrícula antecipada, um percentual um pouco menor do 21º ao 30º, menor ainda para os seguintes e nada para quem não fizer a rematrícula antecipada até o dia X.
Os números que te passei são só um exemplo, tá? É interessante pensar nessa campanha considerando a quantidade de estudantes da sua escola. Então, bole a estratégia direitinho para que o gatilho da escassez funcione, mas para que não pareça algo impossível de se atingir.
Se você conseguir planejar essa campanha antes de realizar a pesquisa de rematrícula, é possível usar aquela mesma ideia dos recados condicionais. Então, os pais que responderem SIM já podem receber um recado automático com a campanha de rematrícula antecipada.
É interessante que esse recado já possibilite que eles concluam a rematrícula. Por isso, a dica aqui é já disponibilizar o contrato digital e a opção de assinatura digital. Como você deve saber, a validade jurídica é a mesma da do contrato físico com a assinatura física. Então, com o contrato assinado digitalmente, o compromisso está selado!
Caso não haja tempo para planejar essa campanha antes do envio da pesquisa de intenção de rematrícula, não tem problema. Nesse caso, logo que a campanha estiver prontinha, você pega a lista de pais que responderam SIM e faz o disparo. Se até lá alguns dos NÃOs já tiverem sido revertidos também, inclua esses pais na campanha!
4. Planeje as estratégias e os processos de matrículas
Já falamos bastante sobre rematrículas, né? Mas como este artigo é sobre captação e retenção de alunos, agora chegou o momento de falarmos de matrículas de novos estudantes. E já te adianto… as férias de julho são o momento perfeito para planejar as estratégias!
Há muita coisa que pode ser feita para dar um “up” nos resultados. Uma delas, por exemplo, é planejar um treinamento de vendas para os colaboradores que ficarão responsáveis pela captação de matrículas. O ideal mesmo é que haja uma equipe dedicada só para isso. Porém, caso não haja viabilidade agora, é importante ao menos que os colaboradores que terão essa incumbência sejam bem treinados.
Use julho também para rever todas as estratégias que a sua instituição de ensino está utilizando atualmente. O que tem dado bons resultados e que vale a pena continuar? O que tem dado resultados insatisfatórios?
Aproveite também para pesquisar sobre tendências e sobre o que as outras escolas estão fazendo, tanto para captar alunos quanto para estruturar os processos burocráticos de matrículas. Será que não há tecnologias que permitam aumentar os resultados e cortar custos? Será que já não está na hora de trocar o contrato de papel pelo digital?
Estude bastante sobre o assunto, pois não vai ter momento mais propício para isso do que julho. Aqui neste blog você consegue bastante material de estudo na forma de artigos. Basta pesquisar na lupinha no canto superior direito. Nesta playlist você também encontra webinars interessantes, e vários deles são sobre matrículas, rematrículas e marketing escolar.
No fim de tudo, crie um manual de matrículas e rematrículas juntando todas as estratégias e informações relevantes para a captação e retenção de alunos. Quando a sua escola retornar das férias, entregue esse material para os colaboradores que ficarão responsáveis pelas matrículas e promova treinamentos. Você vai ver que o esforço valeu a pena!
5. Ofereça atendimento multicanal omnichannel
Sabe qual é um excelente momento para implementar novas tecnologias na escola que podem ser usadas na captação de alunos? Sim, você adivinhou, as férias de julho! É uma época em que a escola estará mais calma, o dia a dia estará bem menos corrido, então, é o momento ideal para realizar mudanças!
Uma que eu te recomendo e que terá um resultado impactante na captação de alunos é a tecnologia omnichannel, que concentra todo o atendimento multicanal – realizado por Aplicativo da Escola, WhatsApp, Instagram, Facebook e Chat do site – em um único local. Veja o vídeo abaixo e entenda como funciona:
Com essa tecnologia, a sua equipe de matrículas poderá gerenciar todos os contatos do público – venham de onde vierem – por uma mesma tela, ganhando agilidade. Assim, nenhum interessado terá que esperar muito tempo por uma resposta, o que contribui significativamente para uma boa primeira impressão da escola.
Além disso, a tecnologia omnichannel também pode ser integrada com o CRM Escolar, o que permite a criação de fluxos de nutrição automáticos. Dessa forma, o público em prospecção entra em um funil e começa a receber informações relevantes que o conduzem gradualmente até o fechamento da matrícula. Com isso, é possível obter resultados realmente escaláveis. Entenda mais por aqui.
6. Acompanhe os resultados
Para encerrar a nossa lista de ações para captação e retenção de alunos, aqui vai mais uma dica: aproveite as férias de julho para planejar processos de acompanhamento de resultados! Afinal, de nada vale ficar criando estratégias a torto e a direito e não saber o que está funcionando, concorda?
Então, pegue todas as ações que você planejou e já verifique de que maneira os resultados delas poderão ser mensurados. Veja também qual é o tempo médio de mercado para cada uma delas dar resultado, pois existem estratégias que trazem resultados a curto prazo e outras a longo prazo, e isso tem que ser levado em consideração.
É importante também poder contar com a tecnologia para acompanhar esses resultados. Há ferramentas que podem te trazer estatísticas e relatórios. Se você for usar a agenda digital, o omnichannel e o CRM Escolar para colocar em prática as dicas que te demos, por exemplo, você consegue obter muitos dados por lá mesmo. Então, não deixe de fazer esse acompanhamento!
Como a ClipEscola pode ajudar?
A ClipEscola é a empresa que desenvolve a Plataforma de Transformação Digital M3I. Sabe todos os recursos tecnológicos que falamos neste artigo, como Agenda Digital, Omnichannel, CRM Escolar e Assinatura Digital? A Clip tem tudo isso e muito mais!
Pela nossa agenda digital – que é a mais completa do mercado – você consegue realizar a pesquisa de intenção de rematrícula e utilizar recados condicionais automáticos. Com o nosso módulo de assinatura digital, você pode finalizar todo o processo de matrícula ou rematrícula de forma online.
Temos ainda a tecnologia omnichannel, que centraliza todo o atendimento multicanal em uma mesma tela. Somos a primeira e única agenda digital do mercado educacional a oferecer essa solução. Além disso, desenvolvemos um CRM específico para o segmento escolar, e ele pode ser usado em conjunto com o omnichannel, criando uma poderosa máquina de matrículas.
O que você acha de conhecer tudo isso que conversamos na prática? É só entrar em contato com a gente por aqui e solicitar uma reunião com demonstração. Você não tem nada a perder, né? É só vantagem!
Leia mais
– Manual de Matrículas: o que é e como criar um para a sua escola
– Como usar o omnichannel para alavancar a captação de alunos
Agora você já sabe que as férias de julho podem ser bem úteis para a criação de ações estratégicas de captação e retenção de alunos, não é? Conte com a Clip para o que precisar!
