A Agenda Digital ClipEscola foi uma grata surpresa para o Colégio Salesiano Recife. Contratada pela Rede Salesiano Nordeste para suas 10 unidades em fins de 2021, a ferramenta entrou em funcionamento na instituição recifense no primeiro semestre de 2022, e não demorou para mostrar a que veio. Aposentou a agenda de papel e, com isso, aumentou o tempo produtivo das aulas, estabeleceu uma comunicação de mão dupla, entre outros benefícios. É essa história de sucesso que você confere no nosso artigo de hoje!
O começo
A agenda de papel era uma forte tradição no Colégio Salesiano Recife. Seu uso atravessava os anos e todo o público escolar – pais, alunos e colaboradores – já estava habituado a ela. Por que então dar um salto de fé em uma nova tecnologia?
Acontece que essa escolha não coube ao Salesiano Recife. A contratação foi via rede, então, a Agenda Digital ClipEscola caiu de paraquedas por lá. E não é que a mudança tornou a comunicação escolar muito melhor e mais eficiente?
“De início a gente acha que não é possível”, conta a coordenadora de Tecnologia Educacional (TE) do Colégio Salesiano Recife, Joselma Maria de Oliveira. Ela diz que buscou, junto com o suporte da ClipEscola, amenizar o impacto da mudança, para que houvesse o mínimo de resistência possível. Mesmo assim, muitos pais e colaboradores se mostraram resistentes no início, algo que foi sendo quebrado pela experiência de uso, que revelou-se muito satisfatória.
Hoje, cerca de seis meses depois da implantação da ClipEscola no Colégio Salesiano Recife, quase 90% dos pais e dos alunos já estão com o app instalado no celular, e o restante recebe as informações lançadas na Clip por e-mail. Mais de 700 mil Clips (recados digitais) já foram disparados pela escola e mais de 2,5 mil já foram enviados pelos pais, o que mostra um alto engajamento.
Produtividade em alta
Qualquer colégio que já usou a agenda de papel sabe que a comunicação realizada nesse formato consome um certo tempo de aula. No Colégio Salesiano Recife, não era diferente. Os professores precisavam passar de aluno em aluno grampeando comunicações na agenda, fossem elas relativas a assuntos pedagógicos ou a informes da coordenação ou da secretaria. “Era um trabalho improdutivo”, relembra Joselma.
Hoje, com a Agenda Digital ClipEscola, que permite que um recado seja disparado para todos os pais da turma ou mesmo do colégio em um único clique, as coisas são bem diferentes. “A gente ganhou tempo de aula”, assegura a coordenadora de TE. Ela frisa que hoje o tempo de sala de aula é aproveitado para a aula, e não para colar e grampear comunicados na agenda.
Além da possibilidade de disparos massivos, um outro ponto da ClipEscola que favoreceu a produtividade das aulas foi o fato de colaboradores de todas áreas da instituição poderem ter usuários na ferramenta, o que permite que os recados sejam enviados aos pais diretamente por cada equipe, e não somente via professor. Então, os comunicados da coordenação são disparados pela coordenação; da secretaria, pela secretaria; e assim por diante. “Foi uma demanda que também foi tirada do professor”, explica Joselma.
Ainda com relação ao ganho de produtividade, a coordenadora de TE explica que um outro ponto que a favorece é a possibilidade de agendamento de recados (Clips) que a ClipEscola traz. Com o recurso, o professor pode deixar muitos disparos já programados, facilitando inclusive a organização e o planejamento de sua rotina. “Esse professor que lá no início apresentou um pouquinho de resistência, achando que ia ser mais trabalho, já consegue perceber que não”, garante Joselma.
Comunicação eficaz e de mão dupla
Em geral, a agenda de papel é um canal de comunicação de mão única: da escola para os pais. Até existe a possibilidade de os responsáveis escreverem um recado abaixo do que o professor colou, mas isso não é muito frequente. Essa realidade comunicacional também era vivenciada pelo Colégio Salesiano Recife antes da chegada da ClipEscola. Inclusive, muitas vezes, não se sabia nem se os pais tinham conferido o recado ou não. Agora, porém, o cenário está bem diferente.
“Hoje, com a agenda digital, na hora que a professora registra na agenda a rotina daquela criança […] a família já recebe no celular, e se tem uma dúvida, é mais fácil entrar em contato ali, nem que seja para dizer ok, obrigado, ciente”, conta Joselma.
Mesmo quando os responsáveis não dão um retorno, é possível confirmar o recebimento e a visualização do recado, pois essa confirmação não pode ser desabilitada na agenda digital. O Colégio Salesiano utiliza essa informação de maneira estratégica, repostando comunicados somente para aqueles pais que ainda não leram. “Mais um retorno positivo”, comemora a coordenadora de TE.
Joselma também conta que a eficiência da comunicação via agenda digital eliminou algumas situações que aconteciam quando o estudante era o intermediário entre os recados enviados pela escola aos responsáveis. “Às vezes os pais não viam, o aluno rasgava a página quando era algo que ele via que não era legal, que não era positivo, deixava a agenda na escola”, relembra. Tudo isso hoje já não acontece mais, pois os recados vão da instituição diretamente às famílias.
Integração
O Colégio Salesiano Recife utiliza a Agenda Digital ClipEscola de forma integrada ao sistema de gestão, o que torna a comunicação muito mais ágil e redonda. Com isso, informações lançadas no sistema já podem ser enviadas aos pais de forma automática, eliminando trabalhos manuais.
Joselma conta que o processo para realizar a integração entre a Agenda ClipEscola e o sistema de gestão foi muito simples e tranquilo. O suporte da Clip deu a orientação sobre os dados necessários, ela buscou e a integração foi realizada facilmente. A coordenadora de TE ficou muito satisfeita com o resultado.
“Eu nunca vi uma integração tão eficaz, tão eficiente”, afirma Joselma. Ela diz que elogia a ClipEscola porque conhece outras plataformas em que a integração não acontece como deveria. “O aluno está matriculado e não aparece, entende? Mas com a ClipEscola não ocorre, pode ter certeza. Inseriu um dado, tá funcionando perfeitamente, já, de imediato”, explica.
Joselma também destaca a importância da atualização cadastral para que a integração funcione perfeitamente. No Colégio Salesiano Recife foi realizado um mutirão para conferir todos os campos de todos os usuários cadastrados no sistema de gestão para que não ficasse nenhum e-mail errado, nenhum campo em branco ou com informação incorreta. “Foi alinhando tudo isso que a gente conseguiu fazer com que avançasse muito em tão pouco tempo com o uso”, garante a coordenadora de TE.
Satisfação
A satisfação de Joselma com a ClipEscola é tão grande que ela anda fazendo marketing boca a boca da nossa solução por aí. “Eu não sou funcionária da ClipEscola, mas eu recomendo a ClipEscola para qualquer instituição, para qualquer escola, porque a experiência que a gente vive aqui, e está vivendo aqui, ela é muito, muito positiva”, assegura.
Joselma explica que ela, como coordenadora da área de Tecnologia Educacional, é muito crítica, e o que ela não acha bom, não indica para ninguém. Porém, com a ClipEscola, a experiência é tão positiva que até alguns colaboradores do Salesiano Recife que também trabalham em outras escolas já estão querendo levar a Clip para lá também. “Aquilo que é bom a gente recomenda”, reforça.
A coordenadora de TE diz que a ClipEscola otimizou muito as rotinas. “A gente ganhou tempo, ganhou qualidade, ganhou tempo de aula, ganhou registros e respaldo de feedbacks, então isso é muito importante”, finaliza.
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