Só quem faz a gestão de escolas particulares sabe dos desafios que existem no dia a dia, e de todo o empenho que é necessário para manter as coisas funcionando e progredindo. Felizmente, os gestores de hoje já contam com ferramentas tecnológicas que os do passado nem sonhavam, e empregando-as com estratégia, não há problema que não tenha solução.
Se você ainda não sabe como usar a tecnologia para resolver questões comuns em escolas particulares como: inadimplência, concorrência acirrada, baixa produtividade de equipe, custos altos e falta de engajamento da família, não se sinta só. Gestores normalmente não são “experts” em tecnologia. É justamente por isso que estamos aqui, para preencher essa lacuna. Neste post você descobrirá um caminho para resolver os maiores problemas que enfrenta hoje.
Você está pronto? O nosso tour começa agora! Pegue na minha mão e vamos lá!
Inadimplência
Vamos logo começar por onde dói mais, pode ser? Sei que você sofre com inadimplência, afinal esse é um mal que atinge 10 entre 10 escolas particulares. Espero que você esteja preparado para passar por cima desse problema feito um trator, porque é isso que vai aprender a fazer agora!
Sabe aquele trabalho de formiguinha, de ficar ligando para cada pai que está inadimplente e muitas vezes “bater com a cara na porta” – já que eles não estão, não atendem ou não podem falar agora? Vamos aposentar esse método, tudo bem? Se antes não havia outra opção, hoje há! Ela se chama “automatização de cobranças”, e a partir de agora é a sua melhor amiga.
Essa função faz parte da agenda digital escolar. Funciona assim: quando uma mensalidade está para vencer, o pai já recebe lembretes no celular, avisando-o que o boleto está disponível para pagamento. A escola sabe quem visualizou os lembretes e até o horário (não dá para desabilitar essa opção, como no WhatsApp). Dá até para obter estatísticas gerais de recebimento e visualização de todos os pais inadimplentes do colégio.
Calma que não acabou. Se ainda assim a inadimplência ocorrer, esses pais recebem notificações de que a data para pagamento já estourou, e na hora é disponibilizado um boleto atualizado para quitação – inclusive com juros e multa inclusos – e o débito pode ser pago pelo próprio app, em poucos segundos. E mais: a escola não paga uma nova taxa por esse boleto atualizado.
Se ainda assim não resolver, a instituição pode negociar a dívida pela agenda digital – inclusive usando o atendimento por chatbot – e programar o “agrupamento de boletos” para que o responsável pague a parcela da dívida junto com a mensalidade. Assim, combatemos o problema por todos os lados e em larga escala!
Concorrência
Concorrência faz parte de todo mercado em crescimento.Os gestores precisam se virar nos 30 para manter as instituições sempre atrativas para o público. Haja diferencial competitivo para se garantir em uma disputa tão acirrada, não acha?
Sabia que a tecnologia pode te ajudar a superar esse problema? Ela com certeza pode ser o diferencial competitivo de que você precisa! Pense comigo: os pais vão preferir colocar os filhos em uma escola que ficou parada no tempo ou em uma que se modernizou e que pode preparar os alunos para um mercado de trabalho altamente tecnológico?
Vou te dar logo a dica: Transformação Digital. O conceito está entrando com força nas escolas particulares, e basicamente significa tornar-se uma instituição de bases digitais. A tecnologia, nesse contexto, é usada com fins estratégicos para a evolução dos processos. Aqui neste post você encontrará a definição completa.
Para que a sua escola possa ficar à frente da concorrência, o ideal é que comece o quanto antes a jornada de maturidade digital. O primeiro passo é fazer um diagnóstico que identificará o estágio em que ela se encontra com relação à tecnologia e como é possível avançar. Você pode obter esse diagnóstico gratuitamente por aqui. Depois, o conceito poderá ser estruturado em cima de plataforma específica, da qual faz parte inclusive a agenda digital citada no primeiro tópico.
Com um grande diferencial como esse, com certeza a sua escola se destacará da concorrência. Poderá inclusive anunciar a novidade no site, redes sociais e campanhas da instituição. O público assim notará que a escola está alinhada com as mudanças do século XXI, e que tem condições de preparar os alunos para as profissões que estarão em alta no futuro, e não para as que estão entrando em obsolescência.
Produtividade
Você acha que os seus colaboradores poderiam ser mais produtivos? Eu tenho certeza! E olha que afirmo isso sem nem conhecê-los. Acontece que qualquer um pode ser mais produtivo se automatizar tarefas e deixar atividades previsíveis nas mãos de assistentes robôs. Dessa forma, pode focar 100% dos esforços em atividades que realmente necessitem de intelecto humano.
Vou te dar um exemplo: envio e conferência de recados aos pais. Você faz ideia do quanto isso consome tempo dos professores da sua escola? Pense no trabalho: primeiro o professor passa de aluno em aluno anotando ou colando recados na agenda de papel; depois, passa novamente de um por um conferindo a ciência dos recados. Se a turma de alunos é grande, essa atividade consome um bom tempo da aula, cerca de 30 horas por mês.
Sabe como é possível eliminar esse consumo desnecessário de tempo produtivo? Substituindo a agenda física pela digital. Com um único disparo, o professor consegue enviar o recado para todos os pais da turma, em questão de segundos. A confirmação de visualização é automática e impossível de desabilitar. Olha o quanto isso simplifica a vida!
E essa é só a ponta do iceberg. Usando a plataforma de transformação digital, a escola consegue deixar um grande número de atividades nas mãos de robôs que trabalham com inteligência artificial. Chatbots podem, por exemplo, fazer o atendimento a perguntas repetitivas dos pais, divulgações escolares, negociações financeiras, tirar dúvidas do público externo e até realizar todo o processo de matrícula. Confira mais detalhes por aqui.
Usando todo o potencial da tecnologia, você acha que a produtividade dos seus colaboradores aumenta ou não? É claro que aumenta! Eles podem fazer mais e melhor as funções que necessitam deles e ainda pensar em melhorias para os processos. Viu quanta evolução é possível?
Custos altos
Escolas particulares estão sempre equilibrando as contas entre entradas e saídas, não é verdade? O que você acha de romper esse equilíbrio da balança e deixar o lado das saídas mais levinho, para não ser todo mês aquele sufoco? Essa economia é possível se você estiver disposto a se livrar do papel e adentrar na era digital!
Papel e recursos físicos custam caro! Para comprovar isso, basta que você some o gasto que tem atualmente com agendas de papel, resmas de folha, toners de tinta, grampos, clips, cola, manutenção da impressora, etc. Sabe quanto disso a sua escola consegue eliminar com a simples troca da agenda física pela digital? 99%!
O gasto que terá para aderir à agenda digital nem se compara ao que é economizado. E olha que só estamos falando de economia, mas a verdade é que existem funcionalidades na plataforma à qual a agenda pertence que podem inclusive te trazer lucro. Esses recursos têm possibilidades estratégicas, e são capazes de potencializar as entradas de caixa da sua instituição de ensino. Saiba mais sobre isso aqui.
Engajamento
A falta de engajamento dos pais é um problema comum enfrentado tanto por escolas particulares quanto por públicas. Essa questão pode ser vista sob duas perspectivas: a escola pode pensar “os pais não estão nem aí” ou pode perceber que o dia a dia deles é bem corrido, e que ao chegar em casa eles acabam nem lembrando de conferir a agenda dos filhos.
No fundo você sabe que a segunda opção é o que mais acontece, não é? Os pais se importam com os filhos, mas o cansaço e a falta de praticidade dos canais tradicionais de comunicação escolar acabam vencendo. Então o que fazer? Facilitar a vida deles, é claro!
Hoje em dia as pessoas fazem absolutamente tudo por aplicativo: pagam as contas, conversam entre si, pedem comida, pedem um carro para deslocamentos, compram roupas, fazem compras no supermercado, estudam línguas, escutam música, e por aí vai. Vida moderna é sinônimo de app. Então por que comunicação escolar não pode ser também? A solução é jogar em time que está ganhando, ou seja, aplicativo de comunicação escolar (agenda digital).
Aderindo ao recurso, a escola consegue enviar diretamente para o celular dos pais informações como: notas, frequência, ocorrências diárias, solicitações de autorizações, convite para eventos, fotos e vídeos de atividades, materiais escolares, enquetes, cardápio da cantina, etc. Tudo isso chega na palma da mão dos responsáveis. Mesmo em um dia corrido, certamente em algum momento eles irão olhar o celular. Assim, a participação na vida escolar dos filhos ficará bem mais fácil, não acha?
Leia mais
– 10 problemas do dia a dia das instituições que a ClipEscola resolve!
– 7 razões para fazer inovações na escola sem esperar pelo momento ideal
Viu como a tecnologia tem uma solução para cada um dos principais problemas enfrentados por escolas particulares? Então, vamos encarar o desafio agora, sem protelar mais? Te sugiro começar por aqui.
