Você sabia que todas as interações necessárias entre os colaboradores da sua instituição de ensino podem ficar centralizadas dentro de uma mesma ferramenta, e de maneira muito profissional e extremamente organizada? Sim senhor! Isso é possível pelo Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola, que você conhecerá em detalhes hoje!
1. O que é o Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola?
O módulo é idêntico à Agenda Digital ClipEscola, só que em vez de a comunicação ser voltada para os pais e responsáveis, ela é focada nos colaboradores da instituição e em fornecedores terceirizados. Por ter a mesma interface e o mesmo “modus operandi” da agenda, o uso é extremamente intuitivo.
Por lá a escola consegue se comunicar com todas as equipes e com todos os fornecedores, enviar comunicados gerais e individuais, marcar reuniões, disponibilizar materiais, agendar entregas, atender seu público interno e também permitir opcionalmente a interação direta entre os colaboradores.
2. A escola pode confundir o envio de recados internos com os enviados aos pais?
De jeito nenhum. O Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola fica em um submenu totalmente separado da agenda digital na plataforma. Quando um colaborador responsável por representar a instituição clicar nele, sairá da agenda digital completamente.
Para esse representante da escola, será exibido um dashboard igualzinho ao da agenda, só que com dados referentes à comunicação interna da instituição. Na parte de calendário, por exemplo, serão exibidos os compromissos marcados internamente.
3. Como funcionam os cadastros no Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola?
É bem fácil. Se a escola já estava usando a agenda digital antes da contratação do módulo, ela provavelmente já terá os seus colaboradores cadastrados dentro da plataforma. Então, automaticamente, eles já estarão dentro do módulo também. Viu que prático?
O único trabalho, que também é coisa fácil, é o cadastro dos fornecedores terceirizados, como os da cantina, da segurança, do transporte, entre outros. Para isso, serão necessários alguns dados:
- Nome
- Número do celular
- CPF
Cadastrando os fornecedores, o perfil deles só valerá para esse módulo específico. Ou seja, eles não terão acesso a outras partes da plataforma, como por exemplo a agenda digital. Bom saber, né?
4. Como funciona a hierarquia de comunicação?
De forma bem “profissa”. A instituição de ensino cria um organograma, que aparecerá na forma de menu dentro do Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola. Então, começa a cadastrar as áreas da instituição – como administrativo, pedagógico, fornecedores etc. – e times que ficarão abaixo de cada uma.
Vou te dar um exemplo, veja:
- Administrativo
– Secretaria
– Tesouraria
– Direção
- Pedagógico
– Professores
– Coordenadores
– Assistentes
- Fornecedores
– Segurança
– Transporte
– TI
– Cantina
– Material didático
– Uniformes
É assim. Simples? Prático? Sim ou com certeza?
5. Como funciona a atribuição de poderes?
Está aí uma questão bem importante. No Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola, os poderes dos colaboradores são totalmente diferentes dos que eles têm na agenda digital para a comunicação com os pais.
Para começar, a escola definirá quem terá o poder de representá-la para envio dos comunicados internos. Todos os outros terão um papel muito semelhante ao dos pais, e não poderão falar em nome da instituição. Eles apenas receberão os recados enviados e poderão também entrar em contato diretamente com os times designados aos atendimentos internos. Se um colaborador quiser enviar um atestado médico ou solicitar a folha de pagamento, por exemplo, ele poderá contatar o RH.
6. O Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola permite a criação de categorias?
Sim!!! São elas que deixam a comunicação bem organizadinha. Nas categorias, os recados podem ser classificados por tema, e é a escola que decide quem poderá ter acesso a cada uma.
Há duas subdivisões: “Clips e Eventos” e “Atendimento”. Na primeira, ficam os recados e eventos que são enviados da escola para os colaboradores. Na segunda, são os colaboradores e fornecedores que entram em contato com a instituição para tirar dúvidas, agendar entregas etc.
Veja um exemplo:
Clips e Eventos
Categorias:
- Reuniões
- Comunicados
- Documentos oficiais da escola
- Folhas de pagamento
- Relatórios de desempenho
Atendimento
Categorias:
- Secretaria
- RH
- TI
7. Um colaborador consegue ver o que é enviado ao outro?
Claro que não! Quando a escola enviar recados para os colaboradores, só o time que os enviou (que foi designado para isso) e as pessoas que os receberam é que saberão do conteúdo. Ou seja, se o RH enviar uma folha de pagamento, só o RH e o colaborador para o qual foi feito o envio é que conseguirão acessar essa informação.
8. Os colaboradores conseguem trocar informações entre eles?
Depende. Se a escola habilitar a parte de grupos de mensagens instantâneas só entre colaboradores, sim. Do contrário, não. Esse recurso é totalmente opcional dentro do Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola. Caso a instituição utilize essa função, poderá monitorar todas as mensagens trocadas, então, ainda assim não perderá o controle sobre a comunicação interna.
Alguns exemplos de grupos de mensagens internas que podem ser criados são: “Grupo do Adm/Financeiro”, “Grupo do Marketing” e “Grupo dos Professores do Ensino Fundamental I”. A vantagem deles é a agilidade na troca de informações entre as áreas e dentro dos próprios times, o que evita deslocamentos pelos corredores, contribui para a produtividade e gera registros do que foi alinhado.
9. O Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola é uma funcionalidade extra?
Sim. Esse módulo não faz parte das funcionalidades básicas da Plataforma ClipEscola. Então, caso a instituição queira utilizá-lo, a contratação será à parte. Mas com tantas vantagens, vale mais do que a pena, né?
10. Como posso contratar o Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola?
Isso é moleza! Há duas situações. Se você já é cliente da ClipEscola, mas ainda não tem o módulo, basta solicitar a adesão a ele na Central de Ajuda. Bem tranquilo, né?
Já se você ainda não for nosso cliente e quiser aderir à nossa Agenda Digital em conjunto com o Módulo de Comunicação Interna – para já começar a transformação digital com tudo – basta solicitar o nosso contato por aqui.
Leia mais
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E aí, curtiu o Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola? Percebeu as vantagens de ter essa parte funcionando com eficiência por aí? Legal, então ficamos aguardando o seu contato!
