A complexidade da comunicação interna nas escolas aumenta à medida que a instituição cresce. Quanto mais áreas o colégio possui, mais processos e interações são necessários. Para que tudo não se torne uma bagunça e a eficiência acabe se perdendo, é necessário que os fluxos de trabalho sejam bem estruturados, focando sobretudo na eliminação do retrabalho. As interações diretas entre os colaboradores também precisam ser bem organizadas, de modo a facilitar o contato para a execução das atividades intersetoriais.
Neste post vamos mostrar como é possível otimizar a comunicação interna nas escolas, fazendo com que a produtividade e a qualidade das entregas aumente. Me acompanhe!
Abertura de tickets
Vamos começar falando das tarefas intersetoriais. Sabe quando uma equipe depende das informações de outra para dar continuidade a uma tarefa? Esse é o tipo de solicitação que não deve ser tratada por mensagens instantâneas, pois não passa senso de urgência e pode acabar se perdendo no fluxo de conversas, ou mesmo ficando esquecida. O ideal é que a escola ofereça uma estrutura para a abertura de tickets.
Quando uma área recebe um ticket de outra, está ciente de que precisa dar um retorno e entregar o que a outra equipe necessita dentro de um determinado prazo. Esse prazo pode até estar descrito dentro do ticket, para facilitar a organização de tempo para a execução.
É fundamental que os tickets trocados entre times possibilitem o envio de arquivos pesados, como apresentações em PPT, fotos em alta resolução, etc. Afinal, as tarefas muitas vezes são acompanhadas de documentos, e não faz sentido que eles tenham que ser trocados por um outro canal, concorda?
Comunicação instantânea
A interação instantânea é algo que também não pode ficar de fora da comunicação interna nas escolas. Além da abertura de tickets, os colaboradores também precisam poder trocar informações com agilidade para sanar dúvidas que possam surgir em decorrência das tarefas intersetoriais. Isso normalmente é feito por ferramentas não específicas para a realidade escolar, como WhatsApp ou Skype, mas isso está longe de ser o ideal.
Para otimizar o trabalho, é importante que a comunicação interna da escola esteja concentrada em um único local. Ou seja, a abertura de tickets e as interações instantâneas devem ocorrer pela mesma ferramenta, mas cada uma por uma funcionalidade diferente, para manter a organização e o propósito. Dessa forma, o fluxo de comunicação interna não ficará pulverizado por vários locais diferentes, e as informações poderão ser trocadas com agilidade e dentro de uma ordem lógica.
Controle da escola
Sabe o que também é crucial quando se trata de comunicação interna nas escolas? O controle dos gestores da instituição sobre as informações trocadas entre os times. É importante que a escola possa monitorar tanto as conversas instantâneas quanto os tickets, para poder identificar gargalos na eficiência das tarefas.
Se uma determinada demanda não está andando, por exemplo, e começa aquele jogo de “empurra-empurra” de responsabilidades, os gestores conseguem conferir diretamente qual equipe não está entregando o ticket no prazo e as conversas que foram trocadas entre os colaboradores no tocante a essa questão. Além disso, os gestores conseguem identificar problemas de relacionamento que possam estar acontecendo entre os colaboradores, más condutas que estejam atrapalhando as rotinas da escola, etc.
Essa questão do controle da escola sobre a comunicação interna acaba favorecendo a eficiência dos times. Tendo ciência que podem estar sendo monitorados, eles mesmos acabam se “automonitorando”, e se atentando mais a prazos de entrega de tarefas e à cordialidade nas conversas instantâneas. O aumento da produtividade acaba sendo uma consequência natural.
Integrações
As integrações são a cereja do bolo em matéria de eficiência da comunicação interna nas escolas. Para você ter dimensão do quanto elas são importantes, basta que pense na quantidade de retrabalho que é eliminada quando as informações do sistema utilizado por uma equipe são enviadas automaticamente para o sistema da outra equipe, sem a necessidade de exportar e importar planilhas, pesquisar por dados, digitar informações manualmente, etc.
Essas pequenas tarefas manuais do dia a dia acabam consumindo um tempo produtivo considerável dos seus colaboradores ao final de um mês. Com uma integração total entre os sistemas utilizados – que permita a convergência de todas as informações da escola em um único canal – muitas horas de trabalho são economizadas, não acha? Isso significa mais produtividade e mais eficiência nas entregas.
Estruturando a comunicação interna nas escolas
Agora que você já sabe de que forma usar a comunicação interna para conferir eficiência aos fluxos de trabalho na sua escola, precisa de uma ferramenta para estruturar todas essas possibilidades, certo? Acho que posso te ajudar com essa questão também!
Nós aqui na ClipEscola desenvolvemos uma plataforma de transformação digital – com versão web e mobile – que tem um módulo exclusivo para a comunicação interna das escolas. Tudo o que você viu aqui sobre abertura de tickets entre os times, interações instantâneas, monitoramento da escola e integrações são possibilidades presentes na nossa solução. Se você quiser saber mais sobre isso, basta marcar uma demonstração gratuita aqui!
Leia mais
– Comunicação escolar 360°: pais, alunos e todos os setores da escola interligados
– Comunicação integrada com sistemas escolares: um fluxo de excelência
Pronto para aumentar a produtividade dos colaboradores da sua escola? Então coloque as ideias deste post em prática e depois conte para a gente como foi a sua experiência!
