Contrato digital: como usá-lo para matrículas e rematrículas

Contratos de papel já viraram praticamente artigos de museu. Se o uso do contrato digital já tinha força antes da pandemia, hoje, depois de toda a transformação digital impulsionada por ela, esse formato roubou a cena de vez. Não é para menos, as vantagens do digital são tão escancaradas que fazem o papel passar vergonha. Se a sua escola ainda não as desfruta, com certeza este artigo é para você!

O que é o contrato digital?

O contrato digital é um documento que celebra um acordo entre duas ou mais partes que se obrigam a cumprir com o que está estipulado em seu texto. A única diferença entre ele e o contrato físico é o formato. Em vez de ser de papel e necessitar de assinatura física e de armazenamento físico; ele é digital, é assinado digitalmente e fica armazenado na nuvem.

O contrato digital tem validade jurídica?

Sim, o contrato digital tem a mesma validade jurídica que um contrato físico. De acordo com o artigo 104 do Código Civil de 2002, a validade de um negócio jurídico requer:

1. agente capaz;
2. objeto lícito, possível, determinado ou determinável;
3. forma prescrita ou não defesa em lei.

Sabe o que isso significa? Que um contrato, seja ele físico ou digital, é válido juridicamente contanto que cumpra com esses três requisitos.

Talvez você também queira saber sobre a validade jurídica da assinatura dos contratos em formato digital, não é? Ela é garantida pela Medida Provisória Nº 2.200-2, de 2001, desde que seja realizada por entidades credenciadas. Aqui na ClipEscola, por exemplo, nossa assinatura digital é emitida por uma autoridade certificadora, então, você tem toda a segurança jurídica necessária!

Quais são as vantagens do contrato digital?

Agora que você já sabe que o contrato digital tem validade jurídica, deve estar querendo saber se ele tem vantagens sobre o contrato físico, certo? Ele tem, e vantagens bem consideráveis, viu? Confira só algumas delas:

• Redução de custos

Você sabe que o contrato físico gera custos, né? Cada contrato tem uma certa quantidade de folhas e, geralmente, ao menos duas vias. Então, faça as contas da quantidade de papel necessária para todos os contratos de matrículas e rematrículas de todos os alunos da escola. Bastante coisa, né?

Calma que não acabou, tem mais custos aí para analisarmos. Vamos focar agora no texto impresso nos contratos. Você sabe que ele requer gasto com toners de tinta para a impressora e, volta e meia, com a própria manutenção dela, certo? Então, vai colocando tudo isso aí na conta.

Tem também o custo-hora dos colaboradores da escola com todo o tempo de manuseio do papel, entrega para os responsáveis assinarem, devolução para assinatura da escola e envio das cópias assinadas para todos os envolvidos.

Na época da pandemia, algumas escolas também enviavam o contrato físico aos pais pelo correio ou por motoboy. Se a sua fez e continua fazendo isso, coloque mais esses gastos na ponta do lápis. Chegou a um número? Pois é… com o contrato digital, você pode riscá-lo. Esse formato não requer nada disso.

• Agilidade

Com o contrato digital a coisa funciona assim: você enviou, ele chegou! Ele está sempre a um clique de distância entre a sua escola e os pais dos alunos, e pode ser disparado massivamente para todos. Não necessita de deslocamentos, de agendamento de horários entre as partes para a formalização da assinatura e nem de tempo de envio físico e de devolução. 

Quando o contrato digital chega aos pais, a parte da assinatura também é muito rápida. Ela pode ser feita em questão de minutos. Então, a escola já a recebe e assina digitalmente o contrato também. Fim da história! 

Para você ter uma ideia da agilidade, a pesquisa Total Economic Impact, realizada pela Forrest Consulting, constatou que as assinaturas feitas de forma digital reduzem em 96% o tempo do ciclo dos contratos. Imagine então essa redução de tempo vezes o número de alunos que a sua escola possui. É uma agilidade incomparável na realização das matrículas e rematrículas, não é mesmo?

• Liberação de espaço

Contrato físico ocupa espaço, o digital não. Ao longo dos anos, as escolas vão acumulando uma quantidade enorme de contratos de matrículas e rematrículas, especialmente as instituições maiores, com muitos alunos. Quanto mais o tempo passa, mais espaço é necessário para arquivar fisicamente todos esses contratos. Precisa disso? Não né?!

O contrato digital não ocupa espaço físico nenhum, pois fica salvo na nuvem. Com isso, as escolas podem aproveitar melhor os seus espaços físicos, usando-os para finalidades mais necessárias, e não para estocar contratos. Isso sem falar que locais fechados lotados de papéis velhos não costumam cheirar bem, né? Já o contrato digital armazenado na nuvem não tem cheiro nenhum.

• Facilidade de localização

Nem sempre é fácil localizar um contrato físico no meio de uma pilha deles, não é mesmo? Se as coisas não forem organizadas de forma bem minuciosa, pode ser uma tarefa e tanto. Já com relação aos contratos digitais, não existe esse problema. Há diversas opções de filtros que a escola pode utilizar para fazer a localização rapidamente. Mais prático, impossível!

• Segurança

Agora chegamos em um ponto bem importante. Qual tipo de contrato você acha que é mais seguro, o físico ou o digital? Se você falou “físico”, garanto que errou. Vamos analisar o porquê:

– Contrato físico 

Pode ter a assinatura falsificada e pode ter texto inserido após já estar assinado.

– Contrato digital 

A assinatura não pode ser falsificada, pois ela é feita com uma chave criptográfica privada, e necessita que o assinante entre no seu próprio e-mail usando login e senha, pegue o token (código) que foi enviado para lá e informe-o no local em que fará a assinatura. Conforme a MP que regulamenta a assinatura digital, essa chave é de controle, uso e conhecimento exclusivos do titular. Ou seja, uma vez que foi usada, não é possível alegar que foi outra pessoa.

Quanto ao contrato digital em si, ele possui um algoritmo de alta segurança que garante a sua irretroatividade. Ou seja, ele não pode ser alterado após a assinatura sem que haja quebra de integridade.

• Conservação

Você sabe que papel é alimento de traça, né? Elas são doidas por uma pilha de contratos de papel. Além delas, os contratos físicos também podem sofrer diversos danos com a ação do tempo. Podem perder a tinta, amarelar, pegar umidade, molhar, rasgar e até ficar à mercê de enchentes e incêndios.

O contrato digital não passa por nenhum desses problemas. Até mesmo se alguém entrar na escola e roubar todos os computadores e notebooks, nada acontecerá aos contratos, pois eles não ficam armazenados dentro de uma máquina. Eles continuarão lá na nuvem, bem plenos.

• Sustentabilidade

Muitas instituições ensinam sobre o desenvolvimento sustentável em sala de aula, mas será que o praticam? Trocar o papel pelo digital é uma atitude sustentável, pois tudo o que é feito de papel requer a derrubada de árvores. Logo, os contratos de papel também contribuem para o desmatamento, especialmente se a escola possuir uma grande quantidade de alunos. 

Pense: são algumas folhas de papel em cada contrato, ao menos duas vias por aluno e uma contratação de matrícula/rematrícula por ano para cada estudante. Ao longo dos anos, quantas árvores a sua escola pode poupar se trocar o contrato de papel pelo digital? É algo que vale uma reflexão, não acha?

Como se usa o contrato digital para matrículas e rematrículas?

Vou te explicar certinho. Primeiro, você precisa ter uma ferramenta para isso, tanto para fazer o envio do contrato digital quanto para coletar a assinatura. A agenda digital é uma boa opção, desde que contenha esses recursos. Aí o passo a passo é assim:

1. Preparo do contrato

Há informações no contrato que são específicas de cada aluno. Na agenda digital, algumas delas já estão no cadastro e podem ser puxadas automaticamente para o contrato, como: nome do aluno, nome do responsável financeiro e CPF do responsável financeiro. Se a sua instituição tiver outros dados no sistema de gestão, e ele for integrado à agenda, essas informações também podem ser puxadas automaticamente, poupando um tempo enorme!

2. Definição de assinantes

O contrato digital precisa ser assinado pela escola e por um ou mais responsáveis pelo aluno. Então, a instituição deve colocar essas informações dentro da agenda digital, definindo quem serão os usuários-assinantes.

3. Envio do contrato

O envio do contrato aos responsáveis é feito pela agenda digital. Quando os contratos forem de matrículas de novos alunos, a agenda precisará ter um módulo específico para incluir esses pais de estudantes que ainda não estão matriculados na escola. Aqui na Clip esse módulo se chama “Captação de Alunos”.

Para deixar os envios mais organizados, a instituição pode criar uma categoria específica para isso na agenda, como por exemplo: “Contratos de matrículas e rematrículas”. Aí é preciso adquirir um saldo para o uso das assinaturas digitais, e isso é feito dentro da própria ferramenta. Na nossa, chamamos de ClipCoins. Depois, é só fazer o disparo massivo dos contratos!

4. Assinatura digital

Quando os responsáveis recebem o contrato, eles podem realizar a assinatura digital em poucos passos. Primeiro, clicam em um botão chamado “Assinar”. Então, um token é enviado ao e-mail deles. Aí eles fazem uma rápida confirmação dos dados, inserem o código do token na agenda e clicam em “Finalizar”.  Prontinho! Assinatura digital concluída e com validade jurídica. Aí então é a vez de a escola fazer a mesma coisa, e fim da história. Viu que rápido, prático e eficiente?

Qual ferramenta pode me ajudar a usar o contrato digital?

Aqui na ClipEscola temos absolutamente tudo o que você precisa para fazer as suas matrículas e rematrículas com o contrato digital. Nossa solução possui:

• Agenda digital – para edição e envio dos contratos.

• Módulo de captação de alunos – para que os contratos digitais possam ser enviados a pais de alunos ainda não matriculados na escola.

• Assinatura digital – para a assinatura digital dos contratos com validade jurídica.

• ClipPag – para que você possa cobrar a taxa de matrícula/rematrícula logo após a assinatura do contrato e realizar todo o processo – de ponta a ponta – de forma online.

Quer informações detalhadas sobre como fazer matrículas e rematrículas online de ponta a ponta com a ClipEscola? Então confira este eBook gratuito. Depois, é só solicitar o nosso contato por aqui.

Leia mais
– 5 coisas sobre a assinatura digital que você precisa saber
– Matrícula digital: o que é, quais as vantagens e como usá-la na escola

Já viu que o contrato digital é só vantagem, né? Se você ainda não o utiliza, vamos resolver isso já! Basta solicitar o nosso contato por aqui.