Você já ouviu a expressão “a palavra de um homem está no fio do bigode”? Ela remete aos tempos em que boa parte dos contratos era “de boca”. Tudo era feito na base da confiança, porém, isso não cabe mais para os dias de hoje. Atualmente, o que realmente vale alguma coisa é o que está escrito e assinado. Portanto, se a sua instituição ainda faz o contrato escolar na base do “fio do bigode”, já está mais do que na hora de rever isso, não acha?
O artigo de hoje aborda justamente essa temática. Hoje você entenderá o que é o contrato escolar, quais são os tipos possíveis, qual é a sua importância, se ele pode ou não ser digital, como facilita as rotinas e mais! Então, venha comigo e vamos desbravar esse assunto!
O que é um contrato escolar?
Contrato escolar é qualquer contrato firmado entre a escola e uma segunda parte. Ele pode consistir na prestação de serviços educacionais, na contratação de recursos humanos ou mesmo na compra de produtos e serviços.
De modo geral, o contrato escolar engloba:
- O objeto que está sendo contratado (serviço educacional, recursos humanos para funções específica na escola, produto)
- As responsabilidades a que cada uma das partes se compromete a cumprir
- Prazos
- Valores
- Garantias e multas
- Renovações
- Reajustes
Quais são os tipos de contratos escolares?
Os principais contatos escolares são:
Entre escola e pais
Os contratos escolares firmados entre escola e pais ou responsáveis são aqueles de matrículas e rematrículas. Eles formalizam o tipo de relação existente e devem trazer o máximo de detalhes de como ela se dará.
Os elementos mais comuns de contratos de matrículas e rematrículas são: especificação do serviço oferecido (educação), prazo para a execução do serviço contratado (ano letivo, semestre), valor da anuidade, formas de pagamento, multas previstas por atraso no pagamento e informações sobre a renovação do contrato (rematrícula).
Um contrato realmente assertivo vai além. Rico em detalhes, ele busca prever uma série de situações possíveis na relação e especificar as ações e medidas que serão tomadas em cada uma delas.
A inadimplência, por exemplo, pode ganhar uma cláusula que especifique os passos que a escola dará caso ela aconteça, como cobranças amigáveis durante X tempo, cadastro do devedor em serviços de proteção ao crédito após X tempo e, em última instância, cobrança judicial.
É importante frisar que o contato escolar de prestação de serviços educacionais deve se ater à lei e ao Código de Defesa do Consumidor. Portanto, a instituição deve estudar o que é permitido ou não, para assim não correr o risco de incluir alguma cláusula que possa ser considerada como abusiva. Fica a dica!
Entre escola e colaboradores
Um outro tipo de contrato escolar comum é o de contratação de colaboradores. Esse vínculo deve ser registrado e estar aderente com as leis trabalhistas vigentes no país. Mesmo quando eventualmente a instituição contratar os serviços de algum profissional freelancer para determinada atividade, é importante que haja um contrato registrando o que foi acordado.
Algumas informações comuns em contratos dessa natureza são: preâmbulo (documentação completa e endereço de ambas as partes), objeto (função que está sendo contratada), prazo (indeterminado, temporário, por entrega etc.), jornada de trabalho, horários a serem cumpridos, regime de trabalho (CLT, PJ, Freelancer, Estágio, Menor Aprendiz), modelo de trabalho (presencial, home office, híbrido), se é por período de experiência ou não, informações sobre férias e rescisão, salário, entre outras.
Tendo tudo bem registrado e com o máximo de detalhamento possível, a escola pode se blindar de muitas dores de cabeça. Afinal, palavras o vento leva, mas o que está escrito e assinado, isso sim tem valor. Esse valor é percebido tanto na hora de cobrar do colaborador o cumprimento do que foi acordado no contrato escolar quanto na hora de uma eventual rescisão ou demanda judicial. Então, tá valendo fazer tudo certinho, não acha?
Entre escola e fornecedores
Um outro tipo de contrato escolar é aquele entre a instituição de ensino e os seus fornecedores terceirizados. Geralmente eles são compostos por: empresas de uniformes e de materiais escolares, cantina, transporte escolar, portaria etc.
Algumas informações comuns em contratos desse tipo são: objeto que está sendo contratado (produto, serviço), quantidade, periodicidade, prazo, período, pagamento e multa em caso de descumprimento. Esses são os dados mais abrangentes, mas é importante que a instituição verifique que outras informações podem ser necessárias para o tipo de fornecimento que está contratando.
Dependendo do caso, pode ser interessante que a escola inclua no contrato certos tipos de imprevistos que podem acontecer e o que deve ser feito nessas situações. Assim, nessas eventualidades, as duas partes já estarão comprometidas com determinado plano de ação.
Qual é a importância do contrato escolar?
Você ainda está se perguntando sobre a importância do contrato escolar? Então vamos lá! O contrato escolar é um documento jurídico, portanto, é uma espécie de “garantia legal” dos termos acordados. Caso uma das partes descumpra com as cláusulas contratuais, é possível buscar por esse cumprimento pelas vias jurídicas. É claro que, para tanto, nenhum termo do contrato pode estar em desacordo com a lei.
Mesmo antes de chegar a esse ponto, ambas as partes podem usar o contrato escolar para cobrar uma da outra – de forma direta – o cumprimento do que acordaram. Assim, não há mal-entendido ou a palavra de um contra a do outro, pois está tudo ali registrado e assinado.
Vamos a um exemplo. Digamos que você tenha uma escolinha e que para alguns pais não esteja claro que os itens de higiene pessoal do pequeno não estão inclusos no valor da mensalidade. Se houver uma cláusula no contrato que especifique isso, fica muito mais fácil resolver qualquer problema que apareça nesse sentido. Basta lembrar aos pais do que está no contrato. É o fim do problema!
Assim como no exemplo que demos, qualquer situação da relação entre escola e pais, escola e colaboradores e escola e fornecedores que possa gerar algum tipo de dúvida com relação às responsabilidades, certamente é algo que deveria ser incluído no contrato.
É importante também que, de tempos em tempos, a escola revise os seus modelos de contrato. Se sentir a necessidade de aprimorá-los e de incluir novas cláusulas, poderá fazer isso a partir dos próximos contratos celebrados.
O contrato escolar pode ser digital?
Com certeza! O contrato digital tem a mesma validade jurídica que um contrato físico. Conforme o Art. 104 do Código Civil, a validade de um negócio jurídico requer:
I – agente capaz;
II – objeto lícito, possível, determinado ou determinável;
III – forma prescrita ou não defesa em lei.
Contanto que um contrato cumpra com esses três requisitos, ele é válido, sendo físico ou digital. E quando falamos em contrato digital, também não podemos deixar de falar da assinatura digital, certo? Ela também tem validade jurídica garantida pela MP Nº2200-2/2001.
Sabe o que isso quer dizer? Que a sua escola pode, se quiser, ter apenas o contrato digital, sem nenhuma necessidade de materializá-lo depois. Também não é necessário recolher a assinatura física em nenhum momento, pois só a digital já é o suficiente. É a vida moderna! Vamos desapegar do papel 😜.
Como contratos escolares organizados agilizam as rotinas?
Você sabia que manter os contratos da escola bem organizados agiliza uma série de rotinas? Se esses contratos estiverem digitalizados ou se já forem digitais desde o início, a praticidade então é sem igual! Veja alguns aspectos que podem ser favorecidos com essa otimização:
Serviços de contabilidade
As instituições de ensino normalmente contam com serviços contábeis para diversas rotinas, tais como:
- Declaração do imposto de renda da escola
- Emissão do comprovante de pagamento para os pais abaterem no imposto de renda deles
- Elaboração do holerite dos colaboradores
- Elaboração do informe de rendimentos dos colaboradores
- Cálculo de férias
- Cálculo de 13º
- Cálculo de rescisão de contrato de trabalho
- Cálculo de multa por cancelamento de contrato de matrícula
Quem presta esses serviços pode, ocasionalmente, precisar conferir algumas questões contratuais, certo? Então, fica bem mais prático se a escola tiver todos os contratos bem organizados e fáceis de achar.
Se a instituição possuir os contratos digitalizados, a praticidade é maior ainda, pois eles podem ser enviados rapidamente para a empresa que presta esses serviços, caso seja necessário. Melhor que isso só se os contratos já nascerem digitais, pois aí eles podem ser acessados simultaneamente por aqueles que a escola conferir esse poder, dando a eles mais autonomia. É uma boa, não acha?
Dinamismo para a execução de ações
O contrato escolar também pode dar mais liberdade de ação para as instituições de ensino. Isso porque tudo o que ele prevê, estando em conformidade com a lei, pode ser executado sem a necessidade de solicitar novas autorizações.
Digamos, por exemplo, que a escola queira produzir e divulgar um vídeo institucional no qual os seus colaboradores aparecem. Se no contrato de trabalho deles houver alguma cláusula de cessão de direito de imagem, e o documento tiver sido assinado por eles, a instituição pode produzir o vídeo e publicá-lo sem problemas e sem a necessidade de novas consultas.
Caso haja algum questionamento, é importante que a escola possa encontrar o contrato rapidamente para poder mostrar a cláusula que lhe dá permissão de realizar as ações que fez. Com contratos bem organizados, isso é jogo rápido!
Agilidade para tomar medidas cabíveis
Há circunstâncias que exigem que a instituição tome determinadas atitudes, como por exemplo: protestar títulos, incluir devedores em serviços de proteção ao crédito, realizar cobranças judiciais etc. Para qualquer atitude que a escola precise tomar quando alguma cláusula do contrato for descumprida, é importante que os documentos possam ser encontrados rapidamente, para que tudo possa ser resolvido com agilidade.
No caso de contratos digitais ou digitalizados, existe uma praticidade a mais. Os documentos podem ser consultados por diferentes pessoas simultaneamente. Em casos de demandas judiciais, por exemplo, isso faz toda a diferença no aspecto agilidade. Então, uma boa ideia é digitalizar todos os contratos físicos que a escola possui e, de agora em diante, usar o contrato escolar digital desde o começo!
Como a ClipEscola pode ajudar?
Quando o assunto é contrato escolar, a ClipEscola pode ajudar a sua instituição em muitos aspectos! Veja só:
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Contrato e Assinatura Digital
A ClipEscola tem tudo o que você precisa para firmar contratos digitais! Para começar, temos a agenda digital, que faz o envio do contrato aos pais bem na palma da mão, via app! Temos também o módulo de assinatura digital, que é por onde o contrato escolar será criado e assinado.
Você pode preparar o contrato diretamente na nossa plataforma, e com a maior agilidade! Há dados do contrato que já podem ser puxados automaticamente do cadastro dos pais na agenda ou então do sistema de gestão, caso ele esteja integrado à nossa plataforma. Depois, é só definir quais serão os usuários-assinantes e enviar o contrato digital a eles pela agenda.
Quando os pais recebem o contrato, a assinatura pode ser feita em questão de segundos! A nossa tecnologia de assinatura funciona por meio de um token (código), e não requer nenhuma ferramenta extra, como mesa digitalizadora ou caneta touch. Ela é muito segura, prática e tem total validade jurídica! Saiba mais por aqui.
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CRM para Captação
Quando falamos em contrato escolar, a primeira coisa que vem à mente é o contrato de matrícula, não é mesmo? Pela nossa agenda digital, a escola consegue enviar o contrato a todos os pais dos alunos atuais. Para enviar o contrato a pais de alunos que ainda não estão matriculados, temos o módulo CRM de Captação. Além do envio do contrato, ele permite que a escola faça toda a gestão do público em prospecção. Saiba mais por aqui.
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Comunicação Interna
Como você notou, neste artigo nós não falamos apenas do contrato escolar de prestação de serviços educacionais, mas também no de contratação de colaboradores e de fornecedores. Para que a sua escola possa enviar o contrato a eles e recolher a assinatura digital, temos o módulo de comunicação interna. Por ele a sua instituição consegue fazer tudo isso e muito mais! Saiba mais por aqui.
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ClipPag
Temos também na ClipEscola um robusto assistente financeiro chamado ClipPag. Nele é possível atribuir um responsável financeiro ao aluno, que será o mesmo do contrato escolar. Todos os processos financeiros envolvendo esse responsável – como envio de boleto, aviso de cobrança etc. – ficarão registrados no ClipPag.
Registros como esses podem ser muito úteis para respaldar eventuais medidas que a escola precise tomar, e que de preferência já estejam descritas no contrato. Elas incluem: protesto de títulos, inclusão do devedor no SPC e Serasa e até cobranças judiciais.
Ainda no tocante ao contrato escolar, a instituição pode usar as cláusulas do documento para personalizar a régua de cobrança do ClipPag. É possível enviar mensagens citando-as. Veja um exemplo: “Conforme a cláusula X do contrato, o prazo máximo para que este título seja quitado sem que vá para protesto é até amanhã”.
Caso o contrato firmado com os pais inclua taxas extras, como cantina, uniformes, entre outras, elas também podem ser inseridas no ClipPag. Todos os registros e cobranças seguem o mesmo processo das mensalidades. Bem interessante, não acha? Saiba mais sobre o ClipPag por aqui.
Leia mais
– Contratos digitais: como usá-los para matrículas e rematrículas
– Otimização operacional: o que é e como isso melhora os processos escolares
Agora você já viu que o contrato escolar é muito importante, não é? Igualmente importante é manter os contratos sempre organizados e fáceis de encontrar. Se quiser a ajuda das nossas soluções, solicite o nosso contato por aqui.
