Para entender melhor os custos que você busca reduzir e os processos que deseja otimizar, a ClipEscola realizou uma pesquisa com diversas instituições de ensino, identificando os principais gargalos financeiros e de produtividade na comunicação escolar. Descobrimos que a maioria das respondentes (56%) quer diminuir os custos com material de expediente, que é um problema que nosso app encara de forma direta. Confira as outras revelações de nosso levantamento:
Tempo é dinheiro
A segunda resposta mais frequente para a pergunta “Quais são os principais custos com comunicação que você gostaria de reduzir ou eliminar em sua escola?”, escolhida por 28% das pesquisadas, foi “Tempo de trabalho da equipe”. Essa preocupação se reflete nos números: em média, 30 horas semanais são gastas pelas escolas apenas encaminhando recados para os pais, e outras 23 só para fazer ligações.
Ou seja, temos 53 horas de trabalho, mais do que a carga semanal completa de um funcionário, apenas para administrar uma comunicação que nem sempre é efetiva. O diagnóstico do retrabalho confirma essa dificuldade: a maioria das escolas (56%) relata ter que refazer as atividades por falta de retorno entre 11 e 30% das vezes. Em 28% das entrevistadas, o desperdício de esforço fica entre 31 e 75%.
Essas médias incluem instituições de pequeno porte. Quando focamos nas escolas com mais de 300 alunos, chegamos a mais de 240 horas semanais ocupadas em tentativas de contatos com os pais em certas instâncias. Ainda que os funcionários que realizassem essa atividade recebessem um salário mínimo, o que não é o mais comum, teríamos um custo mensal de pelo menos R$ 44 mil no caso mais grave.
Muitas pequenas despesas = grandes custos
Ligações, SMS, correios, recados colados na agenda, comunicados impressos: além da bagunça que isso tudo gera, os custos também ficam espalhados. Pode parecer que uma folha de papel é um gasto insignificante ou que o plano de minutos faz as ligações não serem assim tão caras, mas botando tudo na ponta do lápis, otimizar a comunicação pode ser a chave para a sustentabilidade da escola e a satisfação do seu público.
Não é por acaso que o custo do material de expediente é o principal que as escolas entrevistadas anseiam reduzir: somando impressões e recados manuais, metade das pesquisadas gastam mais de R$ 1,3 mil com esses tipos de mensagens. As despesas com ligações e SMS vêm na sequência, passando dos R$ 300,00 em 61% das respondentes e chegando até mesmo a ultrapassar os R$ 1 mil.
Agenda de papel: despesa para a escola, para os pais e para o ambiente
Todas as escolas pesquisadas ainda utilizam a agenda escolar de papel. A divisão dos custos fica meio a meio: em metade dos casos elas são compradas pelos pais, e na outra é a escola quem assume a despesa. Não tem como ganhar: ou os pais ficam chateados com a compra ou entendem que o custo está embutido na mensalidade, sem falar no meio ambiente.
Em média, uma agenda escolar de papel custa R$ 26,00, o que gera um custo de mais de R$ 2,00 na mensalidade por aluno. Esse valor já seria o suficiente para se reinvestir em soluções mais modernas de comunicação e engajamento, como o aplicativo para celular e tablet.
O custo para a natureza é ainda mais violento: em uma escola de mil alunos, em que cada um tenha uma agenda de 400 páginas em formato A5, terão que ser derrubadas cerca de 26,5 eucaliptos de pelo menos 12 metros de altura para se atender a essa demanda. Vale também lembrar que o eucalipto leva no mínimo sete anos para estar pronto para o corte.
Leia mais
– Inadimplência na escola: 5 estratégias para reduzi-la drasticamente
– Gestão: como simplificar tarefas e gerar economia para a escola
