Inadimplência é o grande “calcanhar de Aquiles” das escolas particulares. A instituição de ensino, como qualquer outra empresa, também precisa ter saúde financeira para honrar com suas contas, com o salário dos colaboradores e para realizar investimentos. Por isso, é primordial que os gestores se cerquem de todos os recursos e estratégias possíveis para enfrentar o problema e reduzir a inadimplência a patamares mínimos.
A sua escola, por acaso, tem um índice de inadimplência acima de 3%? Sim? Então a leitura de hoje é para você! Veja como atacar o problema:
Na hora das campanhas de matrículas, foque no público certo
As estratégias de combate à inadimplência já começam antes mesmo de o aluno se matricular. Na hora de realizar campanhas de matrículas, lembre-se do valor da mensalidade que a sua escola cobra e foque em um público que tenha condições de pagá-lo sem grandes apertos.
Esse foco é ajustado no momento da segmentação do público para campanhas pagas na internet, no tom do discurso usado nas divulgações, nos sites escolhidos para colocar anúncios e até nas regiões e locais físicos escolhidos para colocar banners e outdoors.
É claro que tudo isso não impedirá que haja matrículas de alunos fora do perfil ideal, mas ajudará a evitar que essa parcela seja muito significativa. Então, a dica é: sempre olhe lá na frente e pese a questão da inadimplência antes de atirar “para tudo quanto é lado” na hora de matricular!
Inclua cláusulas sobre inadimplência no contrato de matrícula
O contrato de matrícula deve ser bem claro sobre como a escola poderá proceder em casos de inadimplência. É importante haver, especificamente, uma cláusula falando sobre o protesto de títulos, a inserção do inadimplente no cadastro de serviços de proteção ao crédito e a cobrança judicial.
Isso não quer dizer, é claro, que a sua escola optará por essas medidas em um primeiro momento. Afinal, essas são alternativas drásticas, que só devem ser tomadas após esgotadas todas as outras possibilidades. Porém, ao mencionar essas medidas no contrato, o responsável financeiro já saberá que a mensalidade é uma conta que precisa ser priorizada para que ele não tenha de lidar com essas situações.
Ações simples como essa, de uma mera inclusão de cláusula contratual, já podem fazer uma grande diferença para reduzir a inadimplência. Além disso, se lá na frente você realmente precisar tomar essas medidas, o responsável não poderá dizer que não foi avisado dessa possibilidade desde o começo. Então, guarde bem essa dica!
Ofereça descontos para pagamento em dia
Uma outra ação preventiva que a sua escola pode tomar para reduzir a inadimplência é beneficiar o bom pagador. Isso é feito por meio da prática de descontos para o pagamento da mensalidade em dia.
Na hora de calcular esse desconto, pese dois fatores: ele não pode nem comprometer o rendimento que a escola precisa ter e nem ser tão baixo a ponto de perder a atratividade para o responsável financeiro. Por isso, faça as contas e encontre um meio-termo!
Mantenha as informações de cadastro atualizadas
Pode parecer algo banal, mas um cadastro bem atualizado – com número de telefone e e-mail corretos, e com a informação de quem é o responsável financeiro pelo aluno – será essencial na hora de enviar boletos e, mais ainda, na hora de cobrar débitos atrasados.
É importante que no momento da matrícula, todos os campos do cadastro do aluno sejam preenchidos, especialmente esses que citamos, pois não há como fazer uma cobrança de inadimplentes eficiente com dados de contato incorretos ou faltando.
De tempos em tempos, é essencial também que a escola atualize os dados do cadastro, pois números de telefone e e-mails mudam. As informações dos responsáveis por um aluno que passa toda a vida escolar dentro da mesma instituição, por exemplo, dificilmente serão as mesmas no decorrer de todos esses anos. Então, se ligue nisso!
Facilite o pagamento
Nos dias de hoje, em que é possível resolver praticamente tudo sem precisar nem se levantar do sofá, usando apenas o celular, não é nada prático fazer com que os pais precisem se deslocar para efetuar o pagamento das mensalidades.
Muitas escolas ainda recebem o pagamento na secretaria, o que é até perigoso, pois alguns pais pagam em dinheiro vivo. Onde há circulação de dinheiro vivo, sempre há a chance de assaltos. Então, para evitar riscos, as instituições precisam ainda gastar com um sistema de segurança.
Outras escolas enviam os boletos pelos alunos, que algumas vezes esquecem de entregá-los aos pais. Às vezes também os boletos são enviados pelo correio, que eventualmente pode atrasar as entregas, entrar em greve ou até ter alguma correspondência extraviada. Está percebendo que em todas essas situações há entraves que são desnecessários?
Se o que você quer é reduzir a inadimplência, vamos facilitar a vida dos pais, combinado? A forma mais eficaz de fazer isso é usando gateway de pagamentos. Com ele, os responsáveis conseguem acessar os títulos abertos pelo celular, copiar o código de barras do boleto, colar no internet banking e efetuar o pagamento na hora. Se a escola aceitar cartão de crédito, eles não precisam nem sair de dentro do gateway para quitar a mensalidade. Assim, “falta de tempo” não é uma desculpa para a inadimplência!
Aceite cartão de crédito
Falamos acima de cartão de crédito como uma facilidade para o pagamento da mensalidade, mas na verdade, ele é muito mais do que isso. Não é só pela praticidade que as pessoas usam cartão de crédito. Ele é muito útil também quando não há saldo na conta.
Tá, sei o que você está pensando. “Não quero pagar taxas de 3%, 4% em cada recebimento”. Aí eu te pergunto, você prefere receber 96% do valor da mensalidade ou 100% de nada?
Pense bem, ninguém está livre de passar por um contratempo financeiro em determinado mês, certo? Imprevistos acontecem com todo mundo, e se em um mês o pai está muito apertado e não tem a opção de jogar uma conta para o mês seguinte, fica bem complicado para ele. Não dá para fazer mágica, né? O resultado previsível disso é a inadimplência.
Já se a sua escola aceitar o pagamento no crédito, ela receberá a mensalidade no prazo normal, mas o pai só precisará quitar o valor no mês seguinte. Fica bom para todo mundo, não é? Melhor do que não receber nada. Então, se você já usa gateway de pagamentos, mas só na opção “boleto”, considere seriamente mudar isso. A dica está dada!
Lembre o público da proximidade da data de pagamento
Você já deve ter ouvido muitos pais dizendo que não pagaram a mensalidade porque esqueceram. Tá, sabemos que muitas vezes isso é só uma desculpa, mas nem sempre. Há realmente aquelas pessoas que andam com a cabeça nas nuvens, e não são tão atentas a datas, especialmente se elas possuírem contas com vencimentos diferentes. Há também aquelas que têm uma vida muito corrida e, eventualmente, acabam deixando alguma coisa passar. Então, lembretes ajudam muito a reduzir a inadimplência.
O gateway de pagamentos envia lembretes automáticos ao responsável financeiro de acordo com a proximidade da data de vencimento. Então, o pai fica sabendo previamente que o boleto já está disponível para quitação. A escola consegue confirmar o recebimento e a visualização do lembrete, inclusive com informações de data e hora. Isso coloca um fim definitivo na desculpa “esqueci”, concorda? Afinal, todas as visualizações ficam registradas, e dá até para puxar um relatório disso.
Automatize as cobranças
Hoje em dia já há métodos muito mais eficazes para cobrar toda a lista de inadimplentes do que ficar ligando para um por um. Convenhamos que, atualmente, poucas pessoas gostam de atender a ligações, a maioria prefere se comunicar por texto. Quando é ligação de cobrança então, a chance de que atendam à chamada cai drasticamente. Além disso, em horário comercial, também não é todo mundo que pode atender ao celular. Percebeu como essa maneira de cobrança está defasada?
O caminho ainda é o celular, mas com uma estratégia diferente. Lembra do gateway de pagamentos que eu já mencionei em tópicos anteriores? Ele cai como uma luva aqui também. Além dos lembretes anteriores ao vencimento, ele permite também a automação de todas as cobranças!
Quando passa a data de vencimento e a mensalidade não foi quitada, ele envia notificações de cobrança ao responsável financeiro, com mensagens que podem ser personalizadas pela escola. A instituição consegue saber se o pai leu a notificação, e não há como desabilitar essa confirmação de leitura.
Além da notificação de cobrança, o gateway já disponibiliza ao pai o boleto atualizado para a quitação, já com os juros e a multa inclusos. Então, não é necessário que a escola envie a ele uma segunda via. Em poucos segundos, o débito já pode ser quitado. Bem mais eficiente assim, não acha?
Tenha todas as informações de cobrança registradas
É importante que a escola consiga ter um registro de todas as tentativas de cobrança do inadimplente. Essas informações são importantes para analisar se já é a hora de tomar outras medidas e também para, caso a instituição decida partir para uma cobrança judicial, ter como provar que foram realizadas inúmeras tentativas de cobrança por outros caminhos anteriormente.
Se você faz a cobrança por meio de ligações, dificilmente terá algum registro disso. Se faz usando canais genéricos de mensageria, pode até ter “prints” como prova de que a cobrança foi enviada, mas pode não haver uma forma de provar que ela foi lida, pois há pais que desabilitam essa opção.
O recurso que te dá o registro completo de todas as comunicações de cobranças é o gateway de pagamentos. Por ele, basta você puxar um relatório com os dados de cada envio e com a data e a hora de cada visualização. Não há como desabilitar! Show de bola, né?
Negocie
Se a sua escola já está fazendo cobranças automatizadas e ainda assim há alguns pais que continuam inadimplentes, talvez seja a hora de partir para uma negociação. Esses responsáveis podem realmente não estar conseguindo pagar as mensalidades – que acabam se acumulando mês a mês – e só tornam a dívida mais impagável para eles.
A negociação – com oferta de parcelamentos, descontos ou mesmo de perdão parcial da dívida – pode ser a única maneira de a escola reduzir a inadimplência nesses casos mais críticos. Afinal, por lei, a instituição não poderá impedir o aluno de assistir às aulas até o final do ano letivo, nem de realizar provas e nem prejudicá-lo de nenhuma forma. Então, melhor receber a dívida parcelada ou apenas uma parte dela do que nada, concorda?
Para agilizar as coisas, você pode realizar essas reuniões para negociação em salas virtuais, pois assim os pais não precisarão se deslocar até a escola e ficará mais fácil para que compareçam. A instituição pode enviar o convite para a reunião já com o link para a sala virtual pela agenda digital. O bom disso é que a data fica sincronizada com a agenda do celular dos pais e envia lembretes a eles para que não se esqueçam do compromisso. Fica a dica!
Agrupe boletos
O agrupamento de boletos é uma forma de garantir que, pagando um título que o pai deve para a escola, ele pague todos. Se a sua instituição, por exemplo, negociou débitos atrasados e resolveu parcelá-los, o boleto da parcela pode ser agrupado ao boleto da mensalidade normal.
Isso também pode ser feito caso um pai tenha mais de um filho na mesma escola, ou caso haja mais títulos a serem pagos além da mensalidade, como taxa de passeio escolar, taxa da cantina, etc. Tudo é agrupado no mesmo boleto, e ao quitá-lo, o responsável quita todos os débitos de uma vez.
O recurso de agrupamento de boletos está presente no gateway de pagamentos. Outra vantagem disso para a escola é que, como haverá um único boleto para todos os títulos, a taxa de emissão também será uma só. Então, se a instituição possuir muitos alunos, essa ação ajudará não apenas a reduzir a inadimplência, mas também a reduzir os custos.
Em último caso, proteste títulos, acione serviços de proteção ao crédito e a justiça
As dicas que você verá agora só devem ser usadas em casos extremos, após esgotadas todas as tentativas de cobranças e negociações amigáveis. Nesses casos, veja o que pode ser feito:
- Protesto de títulos: a escola protesta os títulos não pagos em cartório. O devedor receberá uma intimação que será entregue no endereço dele. Ele terá então até três dias úteis para comparecer ao cartório e efetuar o pagamento. Caso isso não aconteça, o título será protestado.
- Inclusão do nome do devedor em serviços de proteção ao crédito: o nome do devedor é incluso em serviços de proteção ao crédito como, por exemplo, SPC e Serasa. As bases deles podem ser consultadas por entidades de todo o território nacional, causando uma série de restrições financeiras ao devedor, como dificuldade de adquirir cartões de crédito, de conseguir empréstimos e financiamentos, de fazer crediários em lojas, etc. O nome do devedor pode ficar negativado por até cinco anos.
- Cobrança judicial da dívida: o vínculo entre escola e pais de alunos é entendido pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC) como uma relação de consumo. Portanto, a escola pode recorrer à justiça para cobrar a dívida. Com isso, a justiça pode determinar inclusive a penhora de bens e o bloqueio de contas bancárias para pagamento da dívida. É preciso, porém, que a instituição se atente ao tempo de inadimplência. Pela jurisprudência, um período menor do que 90 dias é entendido apenas como impontualidade.
Como a ClipEscola pode ajudar
Agora você já está por dentro de várias dicas para reduzir a inadimplência na sua escola. A ClipEscola consegue te ajudar em muitas delas, sabia? A nossa Plataforma de Transformação Digital possui recursos que te darão todo o suporte tecnológico para isso.
Nós temos um robusto gateway de pagamentos chamado ClipPag. Por ele, os pais conseguem efetuar o pagamento das mensalidades de forma prática pelo app, nas opções boleto e/ou cartão de crédito. O recurso também envia lembretes, faz toda a cobrança automatizada de inadimplentes, permite agrupar boletos, gera relatórios com informações de cobranças e muito mais!
Além disso, a nossa plataforma possui também a funcionalidade de agenda digital, que permite que a instituição entre em contato com os pais para agendar reuniões de negociação. Pela agenda é possível também criar eventos para essas reuniões, confirmar a presença dos pais e sincronizar o compromisso com a agenda do celular deles, para que eles recebam lembretes e não se esqueçam da ocasião.
E tem mais, viu? Temos também salas virtuais nas quais a escola pode realizar essas reuniões com os pais para a negociação das mensalidades atrasadas. Todos esses recursos ficam dentro da mesma ferramenta e, juntos, formam uma solução poderosa para reduzir a inadimplência. Então, conte com a Clip para melhorar a saúde financeira da sua instituição de ensino! Solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas dentro da lei
– ClipPag: conheça todos os recursos do gateway de pagamentos da ClipEscola!
Agora você já tem informações de sobra para criar estratégias para reduzir a inadimplência na sua instituição de ensino, certo? Se precisar da gente, é só chamar!
