Como a sua instituição de ensino armazena os documentos escolares? Arquiva-os de forma física, guarda-os dentro do computador ou os mantêm dentro de uma plataforma online? Aliás… você por acaso sabe qual dessas opções é a mais prática e segura? É justamente sobre isso que falaremos hoje. Me siga!
Quais são os principais documentos escolares?
Primeiramente, vamos ver quais documentos escolares relacionados ao aluno a escola costuma armazenar? Os principais são:
- Histórico escolar
- Certificado de conclusão de nível de ensino
- Declaração de transferência
- Ficha médica
- Comprovante de residência
- RG ou Certidão de Nascimento
- Foto de identificação
- Informações dos responsáveis
Esses são alguns dos documentos que as instituições normalmente precisam solicitar aos pais ou responsáveis. Eles são necessários para diversas finalidades, como por exemplo: matrículas, rematrículas, transferências, emissão de certificados ou declarações etc. Por isso, precisam estar sempre atualizados.
O que deve ser considerado no armazenamento dos documentos escolares?
Se a sua escola ainda não decidiu qual é o melhor local para armazenar os documentos escolares, vamos te dar uma ajudinha! Há dois critérios principais a considerar nessa escolha:
1. Praticidade
Os documentos escolares precisam ficar em um local em que seja fácil encontrá-los com rapidez quando surgir a necessidade, certo? Além disso, o próprio processo de armazenar os arquivos nesse local precisa ser prático, para não demandar muito tempo produtivo dos colaboradores, concorda?
Tento tudo isso em mente, vamos ver como a praticidade é contemplada nestas três formas de armazenamento de documentos:
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Fichários físicos
Guardar documentos escolares dentro de fichários físicos que ficam armazenados em uma sala específica da instituição de ensino é uma prática antiga, mas ainda bastante comum. Na sua opinião, esse processo traz praticidade às rotinas?
Só de pensar no ato de pegar e guardar esses arquivos já bate um certo cansaço, não é mesmo? Afinal, são muitos documentos para cada um dos alunos. Eles precisam ser recolhidos manualmente com cada pai, colocados no ficheiro e levados até uma das prateleiras da sala onde ficam guardados.
Imagine uma escola com 2 mil alunos, por exemplo. Chega a dar pena do colaborador que é incumbido dessa tarefa, né? Ele deve se cansar de tanto entrar e sair da sala, abrir e fechar o fichário. Além de tudo, precisa dedicar uma boa parte de seu tempo produtivo a essa tarefa.
Quando pensamos na função de localizar algum documento específico de um aluno dentro de um desses fichários, a praticidade, mais uma vez, não é favorecida. É preciso ir até a sala dos fichários, verificar em qual prateleira estão os da série tal e da turma tal, até chegar no do aluno. Aí então, muitas vezes, é preciso tirar uma cópia do tal documento para a finalidade a que ele se faz necessário.
Tendo todo esse cenário em mente, eu te pergunto: essa é a forma mais prática que você consegue imaginar para armazenar os documentos escolares? Eu acho que não, né? Esse processo demanda muitas ações manuais, muito tempo produtivo e muita demora. Imagino que você não goste de perder tempo, né? Então, continue me acompanhando na leitura!
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Computador
Guardar documentos digitais dentro de pastas no computador da escola com certeza traz uma praticidade a mais em relação aos fichários físicos. Nesse caso, não há aquele entra e sai de sala, abre e fecha ficheiro. A localização de documentos também é um pouco mais fácil. Porém, essa praticidade ainda possui certas limitações.
O profissional responsável por recolher esses documentos com os pais ainda precisa ter algumas tarefas manuais, como por exemplo: enviar a solicitação dos documentos para cada um e, depois, fazer o download dos arquivos, criar pastas para cada série>turma>aluno e guardar os documentos dentro de cada uma delas.
Quando os documentos escolares precisam ser acessados, o colaborador precisa ir fisicamente até o computador no qual eles estão armazenados. Ou seja, não tem esse acesso de qualquer lugar. Além disso, os arquivos só podem ser acessados por uma pessoa de cada vez, e não por mais de uma ao mesmo tempo, o que restringe as possibilidades e a agilidade.
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Plataforma online
Se o que você quer é praticidade, não há opção melhor do que armazenar os documentos escolares em uma plataforma online. Se a solução possuir agenda digital, as facilidades são ainda maiores, pois elas já começam na solicitação de documentos aos pais, que pode ser feita de forma massiva, com um único disparo.
Para os responsáveis, é muito prático também, pois eles só precisam tirar fotos dos documentos ou anexar os arquivos e enviar. Não é necessário que façam cópias físicas e que se desloquem até a escola para levá-las.
Além disso, se a plataforma contar com recursos de automação, o colaborador da escola nem terá o trabalho de mover os documentos até um local específico dentro da plataforma, pois eles irão para lá automaticamente! Não é uma maravilha?
Há soluções, por exemplo, que enviam os documentos direto para o cadastro do aluno via automação. Então, fica muito fácil localizá-los depois. Basta acessar o cadastro dos estudantes, e todos os documentos relativos a eles já estarão lá, bem organizadinhos. Que show, né?
O melhor é que esses arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, e por mais de um colaborador simultaneamente, desde que ele tenha a autorização concedida pela escola. Assim, não há nenhuma limitação física para a execução de qualquer tarefa que envolva a documentação dos alunos. Praticidade total, né?
2. Segurança
Agora vamos ao segundo pilar que deve ser considerado na escolha do local para armazenamento dos documentos escolares: segurança. É fundamental que os dados só possam ser acessados por pessoas autorizadas e também que os próprios arquivos não fiquem danificados ou sejam perdidos de alguma forma, não é mesmo?
Vamos verificar então como o quesito segurança é contemplado nas três formas de armazenamento de documentos escolares:
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Fichários físicos
Você considera o armazenamento físico de arquivos algo seguro? Sim? Então… pense novamente! Papel é um material que está à mercê de uma série de situações:
– Sofre com os efeitos da deterioração do tempo
– É comido por traças
– Pode cair do fichário sem que ninguém perceba
– Pode rasgar
– Pode molhar
– Pode ser perdido em incêndios, enchentes, desmoronamentos e qualquer outro desastre natural ou acidental
– Pode ser furtado
Eu sei o que você está pensando: “ah, mas nada dessas coisas vai acontecer na minha escola”. Todo mundo sempre pensa isso, né? Mas e quando acontece? Nesta instituição, por exemplo, vários documentos foram destruídos em um incêndio. Você vai correr o risco?
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Computador
Agora vamos analisar a segurança de documentos escolares digitais armazenados dentro de computadores físicos. É verdade que esses arquivos não sofrem com deterioração do tempo, traças, não molham e não rasgam. Porém, a segurança deles para por aí.
Você sabe que se houver um incêndio, uma enchente ou um desmoronamento, o computador já era, né? Com o fim dele, se perdem todos os arquivos que estavam guardados dentro da máquina.
É um enorme problema também se houver um furto dentro da escola. Ladrões costumam roubar computadores e equipamentos tecnológicos. Então, se isso acontece, os documentos escolares não são apenas perdidos, eles são expostos. Os bandidos conseguem ter acesso a tudo o que estava no computador, inclusive aos dados de pais e alunos. Perigoso, né?
Além disso, o computador também pode ser invadido por um cracker, caso algum colaborador clique em um link malicioso. Assim, os dados do público ficam desprotegidos. Vírus e malwares também podem danificar o HD, corrompendo arquivos. Ou seja, a segurança de computadores físicos para o armazenamento de documentos não é das melhores.
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Plataforma online
Vamos falar agora sobre a segurança de armazenar documentos escolares em plataforma online. Nesses casos, os arquivos ficam hospedados na nuvem, ou seja, não dependem de nenhuma estrutura física, como uma sala com fichários ou um computador da escola.
Você percebe que só esse fato já elimina uma série de situações perigosas? Você já pode riscar da lista aí as preocupações com desastres naturais ou acidentais, furtos, deterioração e outros de natureza física.
Aí você me pergunta: “e o risco de crackers?”. Compreendo a sua preocupação, mas pode ficar bem tranquilo, viu? Plataformas assim contam com tecnologia de segurança de alto nível, então, invasão não é um problema. Só colaboradores cadastrados na plataforma conseguem acessar os arquivos, e isso se a instituição lhes conferir esse poder.
Como você pode ver, não há meio mais seguro de armazenar documentos escolares do que na plataforma online. Não é à toa que ela é a escolha das instituições de ensino que mais se preocupam com segurança da informação. Então, se isso importa para você, fica a dica!
Qual é a plataforma ideal para o armazenamento dos documentos escolares?
Como você viu, na comparação entre fichário físico, computador e plataforma online, a opção mais prática e segura para armazenamento dos documentos é, sem sombra de dúvida, a plataforma online. Vamos ver agora quais critérios observar na escolha da plataforma da sua escola? Bora lá! Os principais são:
Armazenamento em nuvem
Um recurso imprescindível na plataforma escolhida para guardar os documentos escolares é a tecnologia de armazenamento em nuvem. É ela que possibilita que os arquivos não precisem ser salvos em máquinas físicas da escola e que possam ser acessados pelos colaboradores de forma online a partir de qualquer máquina.
Com essa tecnologia, a instituição também não precisa se preocupar com a quantidade de espaço em disco no computador ou no celular. Afinal, os arquivos não ficam armazenados dentro da máquina. Assim, mesmo arquivos pesados podem ser guardados sem problemas!
O melhor disso é que se um computador for roubado, os arquivos continuam seguros na nuvem. Os ladrões não conseguem acessá-los, pois precisam de login e senha para entrar na plataforma. Resumindo, a tecnologia de armazenamento em nuvem é tudo de bom!
Agenda Digital
Se estamos falando dos documentos dos alunos, é claro que a plataforma escolhida também deve contemplar um recurso para receber esses documentos dos pais com praticidade, não é mesmo? Então, a funcionalidade de agenda digital é exatamente o que você precisa!
É por ela que a escola realizará a solicitação massiva dos documentos. Ou seja, com um único disparo, todos os pais da instituição receberão a lista dos documentos que devem enviar, ou o formulário para preencher as informações necessárias. Depois, pelo mesmo recurso, eles enviarão os documentos solicitados à escola com a maior praticidade.
Formulários
Há dados importantes que devem constar na documentação do aluno e que não são simplesmente um PDF ou a foto de um documento. Estou falando das informações fornecidas pelos pais, como por exemplo as que irão compor a ficha médica do estudante. Por isso, a plataforma escolhida também deve ter o recurso de formulários, para facilitar a obtenção desses dados.
Atualização Cadastral com Automação
A atualização cadastral com automação é uma funcionalidade fantástica! Para começar, ela possibilita que os documentos enviados pelos pais sejam direcionados automaticamente para a ficha cadastral do aluno. Ou seja, o colaborador da escola não precisa pegar esses arquivos e movê-los para outro lugar, ou procurá-los nas conversas quando precisar. Tudo já fica organizado no local certo e sem nenhum esforço!
Sabe do que mais? Com esse recurso, fica muito prático fazer a atualização dos documentos escolares sempre que for necessário. Basta fazer a solicitação massiva pela agenda digital e, quando os pais enviarem os dados, eles já irão direto para o cadastro do aluno. Com toda essa agilidade, fica fácil manter tudo sempre atualizado!
Status de envio dos documentos
Outro ponto que faz a diferença na plataforma escolhida é a possibilidade de acompanhar em tempo real o status de envio dos documentos pelos pais. Com esse recurso, a escola tem mais controle sobre o processo, pois pode visualizar o percentual do público que já realizou o envio e o que falta enviar. Ou seja, consegue saber se “a coisa está andando” ou se alguma ação adicional precisa ser tomada.
Automação de lembretes
Por fim, há um outro recurso que pode ajudar bastante a instituição na tarefa de fazer com que os mais esquecidinhos se lembrem de enviar os documentos escolares. Trata-se de uma automação que notifica os pais que ainda não realizaram o envio.
Essa automação é configurada pela própria instituição de ensino. É ela que define a periodicidade do envio desses lembretes, os horários e se devem ou não ser enviados em fins de semana. Depois, é só deixar a tecnologia fazer todo o trabalho!
Armazenamento de documentos escolares na ClipEscola
Você gostou de todos os recursos que leu no tópico acima? Então pode parar de procurar, porque você já achou a plataforma online que contempla todos eles! Sim, a ClipEscola tem tudo o que você precisa! Somos a Plataforma de Transformação Digital mais completa do segmento escolar!
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Leia mais
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Agora você já sabe como armazenar os documentos escolares de forma prática e segura, certo? Se precisar de ajuda, pode contar com a Clip!
