O boom das interações por WhatsApp entre pais e escola nos últimos anos resultou em várias lições aprendidas. A experiência mostrou que a ferramenta, ao mesmo tempo que agiliza a comunicação, coloca as informações em uma “terra de ninguém”, aonde não há controle e nem foco. A versão WhatsApp Business, longe de ser a solução, agrega ao velho problema dores novas.
Veja se os itens da lista abaixo são “dores” familiares à sua escola:
1. Informações que se perdem entre os vários caminhos
Tão importante quanto ter um canal eficiente para as comunicações escolares é ter um canal só. Quando o fluxo de informação percorre vários caminhos, algo importante acaba se perdendo entre um e outro. Por exemplo: se algumas questões mais imediatas são tratadas com os pais por WhatsApp, mas outras, como autorizações para passeios, aviso de eventos escolares e pareceres sobre o comportamento do aluno, são informadas pela agenda de papel ou outros documentos, eis aí um problema aguardando para acontecer.
Em algum momento, uma informação sempre acabará passando batida. É uma autorização de passeio enviada pela agenda, mas que o pai responde por WhatsApp e não é vista, porque não era aguardada por ali; um questionamento fora de contexto feito por mensagem, e que depois se descobre que era referente a algo que estava na agenda; entre diversas outras situações. Quando algo assim acontece, tudo cai na vala comum do “disse me disse”, e o estresse entre os pais dos alunos e a escola é quase inevitável.
Essa é uma dor presente nas comunicações escolares. O WhatsApp Business, nesse contexto, não apenas falha como solução, como também ajuda a agravar o problema. A ferramenta foi pensada como uma alternativa a micro e pequenas empresas. Como atende a segmentos muito amplos, as necessidades são niveladas por baixo. Na prática, isso significa que a lacuna entre pais e escola continua existindo, pois o fluxo de informações permanece sem compartimentação e sem rumo.
Além de o WhatsApp Business não dispor de funcionalidades específicas para eventos, autorizações para passeios, pareceres sobre o aluno, autorização de retirada do estudante por terceiros, entre outras; ele ainda potencializa as chances de erros. Isso ocorre porque nessa versão empresarial há um considerável fator limitante. Toda a comunicação escolar fica restrita a um único número, o da conta jurídica. Se acontece de o aparelho ficar sem bateria, ou de um professor demorar para checá-lo, alguma informação importante pode não ser vista a tempo, o que é sinônimo de problema.
2. Os arquivos precisam ser enviados várias vezes
A sua escola tem o costume de enviar fotos, vídeos e arquivos em pdf pelo WhatsApp aos pais? E acontece de, após certo tempo, alguns deles pedirem que o material seja enviado novamente? Eles acabam apagando a conversa sem baixar ou fazem “a limpa” nas pastas de fotos do celular, deletando sem querer as que a escola enviou?
Essas atitudes são comuns para usuários de WhatsApp em geral, e os pais fazem parte deles. Quando isso acontece, o resultado para a escola é retrabalho. Algum colaborador precisa ficar encarregado de procurar aonde estão as fotos, vídeos e arquivos, para realizar o envio novamente. São horas produtivas que são consumidas com essa função.
No WhatsApp Business, isso não é diferente. Não há um local específico dentro da ferramenta em que os arquivos recebidos possam ser encontrados rapidamente. O que é baixado fica dentro do celular, e não em nuvem, então quando as pessoas fazem uma “limpa” na pasta de WhatsApp, que normalmente está cheia de figuras de bom dia, gifs animados e diversas outras imagens que normalmente são apagadas, as fotos do passeio escolar do filho vão junto. Cabe à escola ter todo o trabalho de procurar novamente.
3. Os pais esquecem dos eventos e reuniões
É comum na sua escola que os responsáveis pelos alunos não se lembrem que havia uma reunião de pais e mestres marcada, ou algum evento que a escola organizou? A instituição depois recebe recados pelo WhatsApp ou agenda dizendo coisas como “Eu só vi agora” ou “Eu nem lembrava mais disso”?
Os conhecidos “esquecimentos” são corriqueiros, e se o WhatsApp não conseguia resolver o problema, o WhatsApp Business perdeu a oportunidade de evoluir nesse sentido. A ferramenta não dispõe de uma funcionalidade para marcar eventos, tampouco de um sistema de alerta para relembrar os usuários da proximidade de compromissos marcados.
Dispor de tal possibilidade seria um grande ganho para o aplicativo, pois não apenas as escolas, mas as empresas em geral estão sempre envolvidas com eventos. E como o celular, nos dias de hoje, é quase que uma “extensão da mão” para as pessoas, lembretes vindos dele certamente seriam visualizados. No entanto, essa foi mais uma oportunidade perdida pelo WhatsApp Business.
4. A escola quer saber a opinião dos pais, mas nem todos participam das enquetes
Pesquisas de satisfação, de intenção de rematrícula, entre outras, são chances de a escola se aproximar mais dos pais e entender melhor o público-alvo, para que as ações sejam mais assertivas. No entanto, a falha em encontrar um canal eficiente para a realização delas acaba fazendo com que muitos pais não participem dentro do tempo estabelecido para as respostas. E, em se tratando de pesquisas, é necessário que haja uma adesão mínima para que os dados espelhem a realidade.
As enquetes enviadas por e-mail correm o risco de nem serem abertas. Isso ocorre, ou por os pais não acessarem o e-mail todo dia, ou por a escola só ter o endereço eletrônico pessoal deles, quando o profissional é o que eles mais abrem. Já pelo WhatsApp, a tarefa fica muito manual. É necessário ficar colhendo resposta por resposta, e não há a possibilidade de múltipla escolha. Depois, essas respostas precisam ser passadas para um outro local para a análise dos dados.
Com o WhatsApp Business não é diferente. Não há nada específico na ferramenta para a questão. Para essa necessidade, não há diferença entre a versão original e a empresarial.
5. A escola quer reduzir custos, mas eles “brotam”
Manter o orçamento sob controle é um desafio para as escolas. Só na comunicação escolar, os gastos já são muitos: agendas, toners de tinta para a impressora, resmas, clips, grampos, cola, etc. E mesmo com a inclusão do WhatsApp na comunicação escolar, esses são custos que a instituição de ensino não consegue abolir, pois a ferramenta não tem condições de substituir uma agenda.
Com o WhatsApp Business, a ferida continua aberta. A versão empresarial também falha em conseguir erradicar o uso do papel nas comunicações. Isso seria possível se houvesse uma organização dentro do app entre cada um dos pontos de contato da escola com os pais. Mas afinal, essa não é mesmo a função da ferramenta, pois ela não foi desenvolvida para escolas.
Além dos gastos que a instituição de ensino já tem com comunicação, o uso do WhatsApp Business pode acrescentar um a mais: horas de trabalho de um funcionário dedicado. A versão empresarial da ferramenta só permite que haja um número cadastrado. Na prática, isso significa que as comunicações da escola inteira seriam feitas por um único celular. E como não é recomendável que a instituição deixe um pai de aluno muitas horas sem retorno, ela teria que contratar ou manejar um funcionário para ficar responsável por administrar todo o fluxo de comunicação.
Ele precisaria ficar atento ao celular o dia todo, verificar as dúvidas dos pais e ir atrás dos professores para apurar as informações e poder dar o retorno a eles, transmitir todos os comunicados da escola, entre outras tarefas. A questão é: além dos custos com papel, que continuariam, compensaria ter mais esse gasto? Não há uma alternativa melhor e menos onerosa?
Sim, há sim!
Aplicativo de comunicação escolar
Diferentemente do WhatsApp Business, o aplicativo de comunicação escolar ClipEscola é uma solução desenhada para curar todas as “dores” das instituições de ensino no processo de interação com os pais dos alunos.
Organização
Pelo aplicativo, não há a necessidade de vários caminhos para a troca de informações entre a escola e os responsáveis. Todos os pontos de contato são contemplados e compartimentados, permitindo organização e agilidade. A agenda física torna-se totalmente dispensável.
Fotos, vídeos e arquivos
A solução também permite o armazenamento dos arquivos em nuvem, não ocupando espaço no celular e não correndo o risco de perdas. Fotos, vídeos e materiais enviados podem ser encontrados facilmente.
Eventos
Os eventos escolares podem ser divulgados em modelos de comunicados prontos. As confirmações ocorrem em tempo real, e é possível emitir avisos para os pais que ainda não confirmaram.
E para que eles não se esqueçam do compromisso, os eventos ficam no calendário do próprio aplicativo, que é sincronizado com a agenda do celular. Alertas são emitidos com a proximidade da data marcada, para não haver chance de esquecimento.
Enquetes
Enquetes com pesquisas de satisfação, intenção de rematrícula, mudanças na escola, entre outras, podem ser feitas pelo aplicativo de forma fácil e funcional, permitindo resultados rápidos e organizados.
Economia
O aplicativo de comunicação escolar, além de não impor restrição de uso para um único número, como o WhatsApp Business, ainda consegue gerar uma economia de 99% em recursos como agendas, impressões, papéis, resmas, cola, clips, grampos, etc.
Um outro fator que contribui para a economia da escola é o ganho de horas produtivas dos professores, que não precisam ficar conferindo a agenda física de cada aluno, e conseguem obter um aumento de produtividade que chega a 27 horas por mês, se considerarmos uma turma de 30 alunos. Essas horas, que são remuneradas pela escola, passam a ter um aproveitamento melhor, uma vez que não precisam ser direcionadas a atividades que, com o uso do aplicativo, tornam-se desnecessárias.
Leia mais
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– Por que app de ensino é a melhor escolha para uma escola na era da informação?
Você percebeu a diferença entre uma ferramenta pensada especialmente para as “dores” de uma escola, como o aplicativo de comunicação escolar ClipEscola, e uma feita para necessidades genéricas de pequenas empresas, como o WhatsApp Business? Se quiser mais informações, solicite o nosso contato por aqui.
