É comum que instituições de ensino, sobretudo as pequenas e médias, contem com uma equipe escolar enxuta. Isso não significa necessariamente uma limitação nas possibilidades, e nem um empecilho para alcançar excelentes resultados e obter crescimento. Mesmo times pequenos podem ser altamente produtivos, e existem ações que a escola pode implementar para fomentar isso. Aqui você vai conhecer algumas delas!
Mantenha seus colaboradores motivados
Pessoas motivadas e satisfeitas são mais produtivas do que as insatisfeitas, e a diferença não é pequena. Conforme a consultoria de recursos humanos Right Management, o fator “motivação” pode elevar a produtividade dos colaboradores em até 50%. O dado mostra o quanto cuidar do bem-estar da equipe escolar pode se refletir nos resultados de uma instituição.
Alguns fatores comumente associados ao aumento da motivação são:
- Lideranças motivadoras
- Comunicação transparente
- Perspectivas de crescimento
- Reconhecimento
- Ambiente de trabalho harmônico
- Remuneração atrativa
- Benefícios
- Ferramentas adequadas para a execução das tarefas
- Segurança / estabilidade
- Autonomia
- Desafios
Então, se motivar os colaboradores – e obter consequentemente um significativo aumento de produtividade – é um assunto do interesse da sua escola, observe esses fatores e busque implementá-los ao máximo possível!
Há um campo do marketing que visa justamente a criação de ações voltadas para o público interno das instituições, e que pode te ajudar nessa tarefa. Ele se chama “endomarketing”. Várias táticas podem ser trabalhadas com endomarketing para atingir parte dos pontos citados. A instituição de ensino pode inclusive criar uma trilha de nutrição para a equipe escolar como parte das estratégias. Entenda mais sobre o assunto aqui.
Adote métodos de trabalho eficazes
Há métodos de trabalho que podem aumentar a eficiência das tarefas, permitindo produzir mais com uma equipe escolar menor. Eles podem ser utilizados isoladamente ou em conjunto. Vamos conhecer alguns?
OKRs
OKRs (Objectives and Key Results), que em uma tradução para o português significa “Objetivos e Principais Resultados”, é o método utilizado pelo Google. O intuito é que sejam traçados objetivos e um conjunto de resultados que permitam mensurar o alcance desses objetivos dentro de um determinado prazo.
Se a instituição de ensino estabelecer como objetivo da OKR “Engajar os pais com a escola”, por exemplo, ela precisará de resultados mensuráveis para saber se o objetivo foi alcançado. Esses resultados podem ser:
- Aumentar o comparecimento dos pais em reuniões e eventos de X% para Y%
- Aumentar a taxa de resposta a recados dos professores de X% para Y%
Traçados os objetivos e os resultados esperados, a equipe escolar estrutura ações práticas para alcançar o que se propôs, e realiza a divisão de tarefas e responsabilidades entre os times de trabalho. O ideal é que a instituição tenha uma ferramenta para organizar as tarefas, que permita a abertura de tickets entre as equipes. A solução que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, traz essa possibilidade.
Kanban
Kanban é um método para gerenciamento de tarefas por meio de colunas e cartões, que podem ser físicos ou digitais. A ideia é visualizar o status das atividades, os responsáveis por elas e a prioridade que têm.
Não é regra, mas normalmente o Kanban se divide em três colunas, cada uma sinalizando um status: a fazer, em execução e feito. Os cartões são movidos entre as colunas conforme o status deles vai se alterando. Assim, é possível ter um panorama geral de pendências, atividades em execução e entregas concluídas. Esquemas visuais dessa forma costumam dar tração nas atividades, melhorando os resultados.
Canvas
Canvas é uma metodologia que surgiu há menos de duas décadas e já caiu na graça de muitas empresas, inclusive a gigante Apple. Trata-se de um esquema visual em formato de quadro compartimentado que permite analisar os aspectos gerais de um projeto que está sendo criado, adaptado ou refeito. Veja um exemplo aqui.
O quadro se divide nos seguintes compartimentos:
- Proposta de valor: o que o projeto oferece que agrega valor ao seu público
- Segmento de clientes: a que clientes o projeto se destina (pais, alunos, colaboradores ou público externo)
- Canais: por quais canais o cliente será alcançado para a entrega da proposta de valor
- Relacionamento com clientes: como a sua escola se relacionará com os clientes
- Atividades-chave: ações que devem ser realizadas para o projeto funcionar
- Recursos principais: quais recursos serão necessários para a realização das atividades
- Parcerias principais: fornecedores, patrocinadores, empresas terceirizadas que encabeçarão o projeto ou parceiros para a produção dele
- Fontes de receita: o projeto irá gerar lucro? Quanto é esperado e como será obtido?
- Estrutura de custos: custos que a escola terá com o projeto
A escola pode utilizar esse método quando for realizar projetos como campanhas de captação de alunos, campanhas de retenção, eventos escolares, reformas na estrutura, programas pedagógicos, implementação de novas tecnologias, etc. Para as rotinas do dia a dia, no entanto, precisará de outra metodologia.
Aproveite o potencial da tecnologia
A tecnologia pode agilizar muito os trabalhos em uma instituição de ensino, especialmente se ela conta com uma equipe escolar pequena. As possibilidades são tantas que, mesmo com poucas pessoas, é possível fazer coisas extraordinárias!
Veja os pontos principais que a tecnologia pode cobrir:
Fluxo de trabalho
Independentemente de a sua escola implementar metodologias ágeis de trabalho ou não, as atividades precisam ser gerenciadas de alguma forma, principalmente quando envolvem mais de um time. Se tarefas ficam “soltas”, e são combinadas por boca a boca, e-mail, planilhas desintegradas, WhatsApp, mural de recados, entre outros meios similares, começam a surgir problemas e a eficácia se perde.
A questão que mais pode impactar na produtividade é o retrabalho. Se, por exemplo, não está claro de quem é a responsabilidade de uma demanda, ou de parte dela, é possível que dois colaboradores percam tempo fazendo a mesma coisa. Em uma equipe escolar pequena, essa perda de tempo produtivo é preocupante, pois impede que haja uma boa fluidez na execução das tarefas e, consequentemente, na obtenção de resultados exponenciais.
O uso da tecnologia na criação de fluxos de trabalho eficientes pode fazer toda a diferença na produtividade. O ideal é que a escola tenha uma ferramenta que possibilite aos times a criação de ticks entre eles. Se uma tarefa envolver mais de uma equipe, um ticket pode ser criado para cada parte dessa atividade, permitindo que cada um saiba quais ações são de sua responsabilidade e quais não são.
É interessante que a solução escolhida também possibilite o envio de arquivos anexos, como apresentações em power point, imagens pesadas, planilhas, pdfs, etc, que podem ser necessários para as tarefas. Melhor ainda se os arquivos puderem ficar salvos em nuvem, sem a necessidade de consumo de memória.
Comunicação interna
Uma outra contribuição da tecnologia para a produtividade da equipe escolar é com relação à comunicação imediata entre times. Essas interações são necessárias para a execução das atividades, e o ideal é que os colaboradores não tenham que ficar se deslocando de uma sala para a outra para tirar dúvidas e trocar informações. O melhor é que isso possa ser feito de forma instantânea.
Se você pensou em WhatsApp, esqueça. Essa ferramenta é utilizada para conversas pessoais, então se os colaboradores utilizarem-na para a comunicação interna da escola, as coisas podem acabar se misturando. Ao mesmo tempo que eles trocarem informações entre si, acabarão vendo uma conversa de um amigo e respondendo, e algo que deveria impulsionar a produtividade terá então o efeito oposto. O ideal é que a ferramenta utilizada para a comunicação interna da escola seja uma solução oficial, e que não misture finalidades pessoais e profissionais.
Automação de tarefas
Otimização de tempo produtivo e automação de tarefas são dois termos que sempre devem estar na mesma frase. Quanto menos manuais as tarefas forem, maior será a produtividade, e com ela virão os grandes resultados. Por isso, aproveite que vivenciamos uma época de muitas possibilidades tecnológicas e automatize tudo o que for possível. Assim, seus colaboradore poderão utilizar o tempo para realizar atividades menos previsíveis, para tirar projetos da gaveta e para ter ideias inovadoras.
Para começar, você pode integrar todos os sistemas utilizados pela escola para diversos fins – como gestão, comunicação, catracas, biblioteca – em um único canal. Isso possibilitará diversas automações, pois os dados de um software poderão ser enviados para outro sem que haja a necessidade de importar e exportar planilhas ou de ficar pesquisando por informações manualmente. Se a escola quiser enviar dados dos alunos presentes no sistema de gestão diretamente ao aplicativo de comunicação dos pais, por exemplo, a integração possibilitará que isso ocorra.
Outras tarefas que podem ser automatizadas são: atendimento a perguntas frequentes dos pais; atendimento para informações solicitadas pelo público externo; realização de matrículas e rematrículas; divulgações e negociações financeiras. Tudo isso pode ser realizado por chatbots, que têm a capacidade de simular uma conversa humana.
A automatização também pode ser utilizada para a cobrança de inadimplentes. Na solução que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, os pais recebem notificações no celular lembrando-os que o débito está aguardando pagamento. A escola consegue saber se eles visualizaram ou não e a que horas fizeram isso. O boleto atualizado para pagamento é disponibilizado a eles imediatamente, sem necessidade de contato com os colaboradores.
Viu a quantidade de possibilidades? Com automação, sua equipe escolar pode ser altamente produtiva e obter muito resultado, mesmo que seja enxuta!
Leia mais
– Como usar a comunicação escolar interna para a criação de fluxos de trabalho eficientes
– Chatbot: a próxima tendência da comunicação escolar
Deu para perceber como a sua escola pode fazer grandes coisas mesmo com uma equipe escolar pequena? Ainda mais em plena era digital. Por falar nisso, todas as possibilidades tecnológicas que você viu neste post estão presentes na solução ClipEscola. Saiba mais por aqui.
