A preocupação em reter alunos não é algo que costuma tirar o sono dos gestores escolares no decorrer do ano letivo. Em geral, ela aparece pouco antes da temporada de rematrículas. Porém, quando pais e alunos já estão com a decisão tomada de mudar de escola, esse período apresenta uma margem bem curta de tempo para revertê-la. Então, se o que a sua instituição quer é uma taxa de retenção realmente alta, é necessário trabalhar em estratégias para alcançá-la desde o primeiro dia de aula.
Para a sua sorte, você chegou ao lugar certo! Elaboramos uma lista de ações para você colocar em prática desde já. Vamos conferir?
1. Invista na qualidade do corpo docente
A entrega essencial de uma escola é a educação. Então, se ela não tiver a qualidade necessária, nada vai conseguir “maquiar” esse fato e deixar a escola atrativa. O público atual conhece bem a qualidade das aulas que são ministradas e – diferentemente do público em prospecção – ele não compra uma promessa, e sim a continuidade de uma realidade que já conhece.
Se a sua escola quer reter alunos que já possui hoje, o primeiro olhar precisa ser para a parte pedagógica, e um fator de peso nesse aspecto é a qualidade do corpo docente. Garanti-la é um processo que já começa na contratação de professores e não para nunca.
No momento da contratação, é importante que as formações e experiências profissionais estejam de acordo com o nível de qualidade de ensino que a escola busca, mas há mais. A didática do professor também conta muito, e não apenas os seus diplomas e experiências anteriores. Por isso, o ideal é que a sua instituição faça um processo seletivo com esses profissionais que inclua aulas-teste. Nelas será possível verificar se o docente tem a didática necessária para ministrar aulas que encantem.
Após a contratação de professores, o trabalho da escola não está encerrado no tocante ao assunto desse tópico. É preciso que os educadores se atualizem constantemente, tanto com relação a conhecimentos específicos de suas áreas quanto a ferramentas e tecnologias de ensino. Por isso, é essencial que a escola tenha um planejamento para a oferta de treinamentos periódicos e também que ofereça incentivos para que os docentes busquem aprimorar suas formações acadêmicas.
2. Cuide de casos de alunos com baixo rendimento
Se a sua escola quer reter alunos, é preciso ter um olhar diferenciado para aqueles que estão com baixo rendimento e com perigo de reprovação. Afinal, não é incomum que os pais tirem os filhos de uma instituição na qual ele reprovou.
A solução para isso, é claro, não é facilitar as aprovações, e sim trabalhar no problema real, que é a dificuldade que o aluno está apresentando nos estudos. É importante que a escola tenha um plano de ação para isso, que vai desde a identificação de estudantes com transtornos de aprendizagem e a oferta de ensino inclusivo até a busca de uma parceria com os pais para trabalhar essa questão.
Os pais e responsáveis podem ser parceiros da escola para criar uma rotina de estudos para o filho em casa, para cobrá-lo, para levá-lo em aulas de reforço oferecidas pela instituição e até para que busquem um diagnóstico para algum transtorno de aprendizagem observado pelos professores. Essa preocupação e essa união com certeza trarão bons resultados no desempenho do aluno, o que lá na ponta terá reflexos na taxa de retenção da escola.
3. Cultive o relacionamento com as famílias diariamente
Quando as famílias e a escola têm uma relação próxima, dificilmente os pais trocam os filhos de instituição de ensino. Pode parecer que essa proximidade só é possível para escolas pequenas, mas não é. Médias e grandes instituições também podem investir no relacionamento com o seu público e assim reter alunos.
Como os pais e responsáveis não estão presentes fisicamente dentro da escola, um bom trabalho de comunicação escolar é o que fará a diferença nesse relacionamento. É preciso pensar primeiramente no canal para isso, pois a comunicação só acontece se o que é enviado é de fato conferido. É essencial também que esse contato possa ser de mão dupla.
Nesse sentido, um canal que preenche todas as lacunas é a agenda digital, que funciona via app. Como o celular é um aparelho que as pessoas têm o hábito de conferir várias vezes ao dia, fica fácil visualizar tudo o que a escola envia. Quando as famílias é que querem falar com a instituição, podem enviar recados digitais que são respondidos dentro de horários previamente configurados pela escola.
Tendo um bom canal de comunicação, o próximo passo para o relacionamento é a criação do hábito de contato diário. Afinal, uma relação se constrói no dia a dia, e não esporadicamente. Algumas sugestões de envios são:
- Diário da criança ou do bebê, no caso da educação infantil
- Registros de atividades diferenciadas em sala de aula
- Registros de práticas em laboratório
- Informe periódico (semanal, quinzenal ou mensal) de novidades da escola
- Cartõezinhos personalizados em datas comemorativas
- Cardápio da semana da cantina
- Enquetes
- Dica da semana
Fora essa listinha de sugestões, há também aquelas comunicações específicas sobre um determinado aluno, como por exemplo:
“Não fez os deveres”
“Bagunçou na aula”
“Brigou com o coleguinha”
“Passou a aula em conversa paralela”
A comunicação deve permitir que os pais praticamente consigam ver com os próprios olhos o que se passa na escola. Assim, eles se sentirão pertencentes a ela, se envolverão na educação dos filhos e conseguirão ver todas as entregas de valor que a instituição faz com relação ao ensino. Dessa forma, serão fidelizados.
Bônus: confira aqui algumas dicas e modelos de comunicados escolares.
4. Promova eventos escolares
Aqui está mais um item para a sua estratégia de reter alunos: os eventos escolares. Eles são um passo a mais no relacionamento entre escola e pais, e ajudam a trazer a sensação de comunidade, algo extremamente poderoso.
Para trabalhar com essa estratégia, selecione algumas datas importantes do calendário escolar e planeje eventos para elas. Também é possível criar certos eventos que não estejam relacionados a datas específicas. Algumas dessas ocasiões poderão ser pensadas para contar com a participação dos pais e outras poderão ser só para as crianças (algo que gera registros que serão conferidos pelos pais depois).
Veja algumas sugestões de eventos escolares que a sua instituição pode promover
- Dia das mães – programação com homenagens
- Dia dos pais – programação com homenagens
- Dia das profissões – pais dos alunos são convidados a falar sobre sua profissão
- Lanche comunitário – só para as crianças
- Amigolate – amigo secreto de chocolate para as crianças na páscoa
- Halloween – pode ser só para as crianças ou para crianças e pais
- Passeios e viagens com a turma de alunos
- Aniversário da escola – festa comemorativa para pais e alunos
Após criar a sua lista de eventos do ano, é importante pensar em como garantir a participação de todos os convidados. Uma estratégia que tem se mostrado bastante eficiente é o envio dos convites pela agenda digital. Por lá os pais podem confirmar a presença automaticamente e, fazendo isso, a data já fica sincronizada com a agenda do celular deles. Então, eles começam a receber lembretes periódicos conforme a proximidade da data do evento. Assim fica bem difícil de esquecer, não acha?
5. Crie o hábito de fazer pesquisas de satisfação
As pesquisas de satisfação são um instrumento de grande valia para o objetivo de reter alunos. Elas trazem dois grandes insights:
- O que está causando insatisfação em uma quantidade significativa de pais
- O que está gerando satisfação em um grande percentual de pais
Isso é ouro para uma escola que está fortemente empenhada em fidelizar o seu público. O primeiro insight, por exemplo, permite que a instituição descubra o que a está fazendo perder alunos, pois uma insatisfação hoje vira uma troca de escola amanhã. Então, é possível “correr atrás do prejuízo” e buscar corrigir os problemas enquanto ainda dá tempo. Depois, é só entrar em contato com os responsáveis e mostrar tudo o que foi feito para solucionar as questões apresentadas.
O segundo ponto – o dos motivos que geram grande satisfação – é algo importante a se saber para que a instituição entenda o seu público e saiba quais coisas o agrada. Assim, ela tem a oportunidade de potencializar o que já está bom e pode seguir por caminhos semelhantes nas próximas empreitadas.
Bônus: conheça aqui tipos de pesquisa de satisfação e veja como analisar os resultados.
6. Ofereça atividades extracurriculares
Algo que também pode ser usado como uma estratégia para reter alunos são as atividades extracurriculares. Elas tornam o vínculo do aluno com a instituição ainda maior, o que pesará na hora de tomar a decisão de mudar ou não de escola.
Pense. Se um estudante, além de aulas normais, também fizer oficina de teatro na sua instituição, ele sabe que se mudar de escola, perderá isso. Os pais, que veem o filho engajado com outras atividades que ocorrem no colégio, também pesarão esse fator. Afinal, não é toda instituição que tem diferenciais como esse.
A sua escola pode começar aos poucos, oferecendo algumas opções de atividades extracurriculares e, com o passar do tempo, ir expandindo o leque de possibilidades. Veja algumas ideias do que oferecer:
- Aulas de inglês
- Aulas de violão
- Aulas de teatro
- Aulas de canto
- Aulas de dança
- Aulas de robótica
- Aulas de programação
- Aulas de basquetebol
- Aulas de voleibol
- Aulas de culinária
- Grupo de escoteiros
- Clube do livro
7. Se atente às tendências e não deixe sua escola ficar para trás
Algo que pode fazer a sua escola perder alunos é ficar parada no tempo. Pais que querem um futuro promissor para os seus filhos sabem que instituições muito fechadas para as mudanças do mundo podem não estar aptas para prepará-los para o mercado de trabalho do futuro. Então, se o seu intuito é reter alunos, não feche os olhos para as tendências.
Quando falamos em tendências, algo que não dá para fugir é a tecnologia. Não que 100% das tendências estejam ligadas à tecnologia, mas o percentual é bem próximo disso. Para você ter uma ideia, algumas das tendências dos nossos tempos para as escolas são:
- Sala de Aula do Futuro
- Metodologias Ativas de Aprendizagem
- Aulas de programação
- Aulas de robótica
- Espaço maker
- Materiais digitais
- Documentos digitais
- Comunicação escolar digital omnichannel
- Rematrículas digitais
A lista vai longe, mas já dá para ter uma ideia, né? Se a sua escola ainda não começou a se movimentar para andar em sintonia com as tendências, é bom começar. Não é preciso fazer tudo de uma vez, mas é importante dar o start e iniciar a evolução gradualmente.
8. Negocie com inadimplenes
A inadimplência também é um fator que pode impactar na retenção de alunos. Para começar, a instituição não é obrigada a renovar a matrícula de alguém que não está com as mensalidades em dia. As famílias que estão inadimplentes também podem não ver uma saída dentro do prazo para a rematrícula, o que as levará a procurar uma outra escola para o ano seguinte.
É claro que há situações em que a escola não vai querer reter alunos cujos pais são inadimplentes crônicos. Porém, há inadimplências de outra seara. Há pais, por exemplo, que tiveram um revés financeiro momentâneo e, no período, acabaram deixando algumas mensalidades se acumularem e agora não conseguem quitá-las. Há situações assim, que não estão ligadas a um problema financeiro permanente. Então, não vale a pena perder uma família que sempre foi boa pagadora por algo que é pontual.
O ideal é que a sua instituição não espere chegar perto do período de rematrícula para oferecer aos pais inadimplentes uma proposta de negociação. Até chegar lá eles já podem estar até com uma outra escola em vista. Então, ataque o problema o quanto antes. Com a dívida negociada, não esqueça de investir em meios para garantir o pagamento em dia.
Bônus: confira aqui várias dicas para negociar mensalidades atrasadas com os pais.
9. Detecte sinais de alerta e aja
Conseguir antecipar cenários desfavoráveis faz uma enorme diferença na tomada de ação. A pesquisa de satisfação, que mencionamos no tópico cinco, é uma forma de fazer isso, mas há outra. Existe um recurso de inteligência artificial chamado Mapa de Humor. Há uma versão dessa tecnologia que foi desenvolvida especificamente para escolas e que permite medir a satisfação dos pais sem que eles precisem comunicá-la diretamente.
O recurso funciona em conjunto com a agenda digital escolar e atua nas comunicações enviadas pelos pais. Quando os recados chegam para a escola, eles já vêm com uma classificação visual de cores que simboliza o estado de humor daquele pai. Assim, a instituição já sabe em tempo real quais recados deve priorizar para não deixar o público insatisfeito aguardando muito tempo.
O recurso não serve apenas para atacar a insatisfação no curto prazo, mas também no longo. Ele reúne um histórico de comunicações recebidas e suas respectivas classificações de humor. Então, apresenta à escola um gráfico que mostra as oscilações de humor dos pais ao longo do tempo. É possível consultar esses dados de forma individual ou coletiva. A instituição também consegue acessar os recados que dispararam picos de humor negativos, para entender o que os motivou.
Com base nesses dados, a escola consegue elaborar uma série de estratégias focadas em reter alunos. Uma delas é entrar em contato direto com os pais que mais tiveram picos de humor negativos e verificar se ainda estão insatisfeitos e o que se pode fazer para mudar isso. Também é possível verificar nos recados as questões que mais geraram insatisfação e atacá-las. Isso, é claro, precisa ser feito ao longo do ano, e não às vésperas da temporada de rematrículas.
Bônus: confira aqui como transformar os resultados do Mapa de Humor em ações práticas.
10. Entreviste pais e alunos que deixaram a sua escola
Inevitavelmente, um aluno ou outro a sua escola irá perder. Afinal, uma taxa de retenção de 100% é algo bem utópico, não acha? Então, aproveite esses limões e faça deles uma limonada! Adote na sua instituição uma política de entrevista com os pais e com os alunos que solicitarem desligamento para entender os motivos disso, registrá-los e aprender com os erros.
Essa entrevista é algo bem comum no mundo corporativo. Há diversas empresas que realizam entrevistas com os funcionários que pedem demissão ou que são demitidos, para que assim possam entender o ponto de vista deles e melhorar seus processos. Então, por que não empregar essa mesma ideia nas estratégias da sua escola para reter alunos?
O ideal é que essas entrevistas se tornem um processo-padrão e sigam um roteiro bem estruturado. Todas as informações que forem colhidas devem ser registradas e analisadas posteriormente, para que a instituição possa melhorar as questões identificadas e não perder mais alunos por causa delas. Cada uma vira uma lição aprendida! 🙂
Como a ClipEscola pode ajudar?
Sabia que nós da Clip conseguimos ajudar a sua escola com várias das estratégias para reter alunos que estão listadas aqui? Sim senhor! A nossa Plataforma de Transformação Digital M3I tem tudo o que você precisa!
Para começar, ela contempla a primeira e única agenda digital omnichannel do segmento educacional. Por ela é possível manter um relacionamento muito próximo com as famílias, o que acaba impactando inclusive no rendimento dos alunos nos estudos. Então, só aí já atacamos duas questões da lista!
Nossa agenda também permite a criação de pesquisas de satisfação em formato amplo ou NPS, algo muito importante nas estratégias. Contamos também com o recurso de Mapa de Humor, que usa inteligência artificial para detectar o sentimento do público.
Na parte de eventos nós conseguimos contribuir também! Os convites podem ser enviados pela agenda digital com botão para confirmação automática. Ao confirmar a participação, o compromisso já fica sincronizado com a agenda do celular dos pais e manda lembretes para que eles não se esqueçam.
Até com a parte de inadimplência nós conseguimos te ajudar, pois temos um eficiente assistente de recebimentos e cobranças chamado ClipPag. Solicite o nosso contato para saber mais informações!
Leia mais
– Como usar a pesquisa de rematrícula nas estratégias de retenção de alunos
– Rematrícula digital: passo a passo para realizar todo o processo de forma online
Curtiu as nossas dicas para reter alunos? Espero que elas te ajudem bastante! Se precisar de auxílio na parte tecnológica, pode contar com a Clip!
