Há um problema que infelizmente tem batido à porta das escolas particulares em meio à suspensão das aulas presenciais: o cancelamento de matrículas. Ele ocorre por alguns motivos específicos e, muitas vezes, pode ser contornado se a escola estiver preparada para lidar com a situação. Se essa é a sua dor, embarque nesta leitura e confira algumas dicas para traçar um plano de ação!
Motivos que levam ao cancelamento de matrículas
O primeiro passo para enfrentar o desafio é entender o seu público, e os motivos que o estão levando a optar pelo cancelamento da matrícula. Veja os mais comuns:
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Interrupção dos serviços de ensino
A escola não está dando continuidade às aulas de maneira remota. Nesse caso, os pais e responsáveis, muitas vezes, entendem que estão pagando por um serviço que não está sendo prestado, e que o aprendizado do filho ficará prejudicado. Assim, preferem trocar a criança de escola, colocando-a em uma que ofereça a manutenção das aulas por EaD.
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Crença de que o ano letivo está perdido
A família não acredita que o filho conseguirá recuperar o ano letivo, e acha que não vale a pena continuar com ele matriculado na escola. Prefere cancelar a matrícula agora e matriculá-lo apenas em 2021.
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Não obrigatoriedade do nível de ensino
A escola é de ensino infantil, e como não é um nível obrigatório, os pais não enxergam motivos para continuar com o filho matriculado, e nem para continuar pagando as mensalidades.
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Crise financeira
Devido à pandemia, a família do aluno foi atingida pela crise financeira. Assim, não consegue continuar pagando a mensalidade.
Plano de ação para enfrentar o cancelamento de matrículas
Agora que já mapeamos alguns motivos que levam ao cancelamento de matrículas, vamos criar um plano de ação? Confira algumas táticas que a sua escola pode implementar:
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Oferecer continuidade das aulas por EaD
Um ponto-chave para evitar o cancelamento de matrículas é não interromper a prestação de serviços educacionais. Boa parte das escolas regulares já está oferecendo aulas a distância, o que permite que o aprendizado do aluno não fique estagnado e também justifica o pagamento das mensalidades.
Os pais, vendo que diversas instituições já tomaram essa atitude e a sua ainda não, acabam vendo a troca de escola como a melhor alternativa para a situação. Afinal, eles não querem que o filho fique atrás dos outros nos estudos e nem estão dispostos a pagar por serviços que não estão sendo prestados.
Se você for ver bem, até que faz sentido, não faz? Se várias escolas já aderiram ao EaD, e assim conseguiram reter os alunos, por que a sua não poderia fazer o mesmo? Sempre é tempo de começar! Inicie o quanto antes as aulas remotas e evite o cancelamento de matrículas. Se quiser ajuda, clique aqui.
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Criar um cronograma eficiente
É normal que os pais pensem que o ano letivo de 2020 já está perdido, principalmente se a sua escola ainda não tiver implantado o EaD, ou se tiver esperado muito para isso. Essa insegurança pode levar ao cancelamento de matrículas. Porém, se a sua instituição conseguir elaborar um cronograma eficiente, que mostre a eles que é possível executar as atividades letivas previstas para 2020 dentro do próprio ano, esse cenário pode mudar.
Aqui neste outro post criamos uma série de estratégias que a sua escola pode utilizar para a criação de um cronograma que atenda a esse objetivo. Então a dica é: reúna-se com a sua equipe escolar (não presencialmente, claro, mas por videoconferência) para a estruturação desse cronograma. Com ele feito, vocês podem apresentá-lo aos pais, mostrando que a instituição está preparada para encarar o desafio.
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Manter um diálogo organizado e recorrente
Em momentos como este, a última coisa que os pais querem é ficar no escuro, sem saber o que a escola está planejando. É crucial manter um diálogo recorrente com os responsáveis, fornecendo informações e tirando dúvidas.
Caso a sua escola não esteja ainda utilizando as aulas em EaD, essa comunicação se torna ainda mais vital, porque acaba sendo o único vínculo que mantém pais e escola conectados neste momento. Afinal, é perfeitamente compreensível que haja ansiedade entre os responsáveis a respeito de novas informações sobre os planos da instituição para o ano letivo, e é importante que ela seja sanada. Pais sem informação são pais insatisfeitos, e isso pode sim ocasionar o cancelamento de matrículas.
Para a sua escola realizar as comunicações necessárias, mantê-las organizadas e recorrentes e não prejudicar a rotina dos colaboradores, a melhor opção é a agenda digital escolar, que é própria para essa necessidade. Ela permite, por exemplo, que a escola envie e receba recados digitais e que estabeleça horários de resposta aos responsáveis. Isso cumpre com o objetivo de comunicar bem e evita aqueles diálogos instantâneos ininterruptos que prejudicariam as outras atividades dos colaboradores. Saiba mais aqui.
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Informar aos pais sobre aspectos legais
As famílias, muitas vezes, desconhecem alguns aspectos legais quanto à educação. Por exemplo, há pais que querem tirar os filhos da escola para deixá-los em casa durante este ano, e matriculá-los somente no ano que vem. Porém, dependendo da idade do aluno, o ato é considerado ilegal.
De acordo com o Código Penal e o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), as crianças têm direito à educação, e é considerado crime deixar uma criança em idade escolar fora da escola. O delito é considerado abandono intelectual, e prevê uma pena aos responsáveis que vai de 15 dias a um mês de detenção ou multa.
Muitos pais, porém, não têm ciência disso, pois em situações normais jamais deixariam o filho fora da escola. Cabe à instituição então conscientizá-los sobre o assunto com muito tato, e se colocar à disposição para sanar dúvidas a respeito do assunto. O diálogo é sempre a melhor opção, e em muitos casos evitará o cancelamento de matrículas.
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Mostrar o valor das aulas infantis
No caso do ensino infantil, que não é obrigatório, o cancelamento de matrículas é mais recorrente. Muitas escolinhas estão disponibilizando aulas remotas, mas além de oferecer a continuidade dos serviços, é essencial também mostrar aos pais a entrega de valor que há nessas atividades.
Os pais, muitas vezes, acreditam que a escolinha é apenas um local para as crianças passarem o tempo enquanto eles estão no trabalho, e que tirá-las dela agora não causará prejuízos ao aprendizado. Então, a missão da sua instituição é conscientizá-los do contrário.
Mostre, por exemplo, que o desenvolvimento da criança é diferente em cada idade, e que é importante não deixá-la por muitos meses sem os estímulos proporcionados pelas atividades das aulinhas. Apresente dados, como por exemplo os da Conferência “Investimento no Futuro das Nossas Crianças”, que mostrou, por meio de uma pesquisa realizada, que profissionais que fizeram pré-escola na infância foram mais bem-sucedidos financeiramente na vida adulta.
Com certeza as famílias, se forem bem conscientizadas do papel que as aulinhas têm no desenvolvimento das crianças, irão repensar o cancelamento das matrículas. Isso, claro, se a escolinha oferecer aulas remotas com atividades criativas que justifiquem a permanência dos pequenos na instituição.
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Negociar com inadimplentes
Há pais que perderam o emprego ou tiveram a renda afetada pela crise ocasionada pela pandemia. Nesses casos, eles podem não conseguir pagar as mensalidades. E para pessoas que não têm o costume de ficar inadimplentes, essa pode ser uma situação constrangedora. Esses pais podem preferir tirar o filho de uma escola que está “fora das condições deles” e colocá-lo em outra que, no momento atual, é mais acessível.
A instituição pode reverter essa saída negociando com esses “inadimplentes não usuais”. É possível parcelar os atrasados e, quem sabe, até as mensalidades dos próximos meses, para que essa família tenha tempo de se reestruturar financeiramente. Afinal, não vale a pena perder bons pagadores de anos por causa de um momento de turbulência. Já para os “inadimplentes de sempre”, a escola pode oferecer uma negociação diferente, talvez só parcelando os atrasados.
Para tudo ficar organizado e os colaboradores do financeiro não acabarem “se perdendo” em meio a tantas mensalidades “fora do normal”, o ideal é que a escola utilize um assistente de recebimentos, que poderá ser usado não só com os inadimplentes, mas com todos os pais. Ele se encarregará de enviar lembretes pelo celular quando a data para o pagamento das mensalidades estiver se aproximando. Todos os pagamentos poderão ser efetuados dentro dele, com a maior facilidade e sem a necessidade de deslocamentos. Saiba mais aqui.
Do que você irá precisar para suas ações
Agora que já mapeamos os principais motivos de cancelamento de matrículas e vimos estratégias que podem ser utilizadas para combatê-los, chegou a hora de listarmos os recursos que serão necessários. Como você já deve ter percebido, estou falando de tecnologia.
Vamos fazer o seguinte, vamos listar uma necessidade e vinculá-la ao recurso necessário, pode ser? Então fica assim:
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Aulas por EaD – Ambiente Virtual de Aprendizagem
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Reuniões de alinhamento com a equipe interna da escola – Recurso de comunicação interna
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Comunicação com os pais e responsáveis – Agenda Digital Escolar
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Negociação com inadimplentes – Agenda Digital / Assistente de Recebimentos
Essas são as necessidades e os recursos que as atendem, tendo como base as estratégias que citamos neste post. Agora você deve estar pensando: “nossa, vou ter que ir atrás de várias coisas, vou gastar muito tempo com isso e vai ficar pesado no orçamento”.
Calma, não é necessário adquirir quatro recursos diferentes para dar conta de tudo. É possível concentrar tudo isso em uma ferramenta só. É isso o que fazemos aqui na ClipEscola. A nossa Plataforma de Transformação Digital M3I contém:
- Ambiente Virtual de Aprendizagem completo, com salas de aula virtuais com transmissões ao vivo, recurso para envio e recebimento de materiais e para a aplicação de provas e exercícios;
- Módulo de comunicação interna, que pode ser utilizado para as reuniões e toda a comunicação entre as equipes da escola;
- Agenda Digital Escolar, que possibilita uma comunicação organizada e eficiente com os pais e alunos;
- Assistente de Recebimentos, que permite a cobrança automatizada de inadimplentes, a atualização e personalização de boletos e muito mais.
Viu, agora você já está com “a faca e o queijo na mão”. Bora partir para a ação e enfrentar o cancelamento de matrículas? Para obter a nossa ajuda com relação aos recursos tecnológicos, basta clicar aqui.
Leia mais
– Ano escolar 2020: como reestruturar o cronograma e recuperar o tempo perdido
– Como a ClipEscola pode ajudar a sua instituição no período de aulas suspensas
Espero que você tenha aproveitado esta leitura e que bote as ideias que conversamos em prática. Vai dar tudo certo, levante a cabeça e “força na peruca”!
