Você, gestor escolar, sabe o que é Gestão 4.0? O conceito – assim como o de Educação 4.0 – também está ligado à Quarta Revolução Industrial ou Indústria 4.0. Hoje você vai entender mais sobre essa forma de gerir e como ela pode ser aplicada no contexto escolar. Venha, vamos desbravar essa temática!
O que é Gestão 4.0?
Gestão 4.0 é uma adaptação das empresas de diversos segmentos às mudanças geradas pela Quarta Revolução Industrial ou Indústria 4.0. Esses conceitos, por sua vez, têm como base a conexão entre o plano físico e o virtual e objetivam o aumento da eficiência e da produtividade nos processos.
Opa! Aposto que ganhei sua atenção depois das palavras “eficiência” e “produtividade”, não é? É o tipo de coisa que todo gestor deseja ouvir. Então, agora que estamos falando a mesma língua, vamos entender direitinho as características desse tipo de gestão.
Um aspecto fundamental da Gestão 4.0 é a experiência do público. Nesse conceito, o cliente é colocado no centro das ações, e suas necessidades visam ser compreendidas e atendidas. Dessa forma, busca-se fidelizá-lo e fazer com que ele compartilhe a experiência positiva com outros consumidores – o famoso “marketing boca a boca” – que em tempos de internet e avaliações públicas, é mais poderoso do que nunca.
Para alcançar esse entendimento do público e assim poder melhorar sua satisfação, as empresas realizam análise de dados e pesquisas. Também oferecem aos clientes uma comunicação estruturada e capaz de gerar mais insumo para análise. De maneira geral, a tecnologia é o suporte para todos esses processos.
O meio digital também entra na Gestão 4.0 para automatizar tarefas, alavancando assim a produtividade e a eficiência; e para aumentar a performance das equipes por meio da integração de fluxos de trabalho, da facilidade de acesso a dados em nuvem e da comunicação interna eficiente.
Como fazer Gestão 4.0 em escolas?
Agora você certamente está querendo saber como é possível levar o conceito de Gestão 4.0 para o contexto escolar, certo? Bom, primeiro é preciso colocar em foco:
- Experiência do seu público, ou seja, pais e alunos
- Aumento da produtividade e da eficiência nos processos escolares
Tendo esse foco, o próximo passo é pensar em ações que vão ao encontro desses objetivos. Veja algumas:
Traga os processos internos para o meio digital e empregue automação
Não há como fugir dela. Se você quer aumentar a produtividade e a eficiência dos processos internos da sua escola, precisará de tecnologia. Ela é parte inerente da Gestão 4.0, e por uma boa razão: não há como processos físicos e manuais competirem em resultados com processos tecnológicos e que empregam automação. Seria uma disputa desleal.
Com tecnologia, o papel pode ser eliminado de processos como a comunicação escolar, por exemplo, o que gera uma gigantesca economia de tempo para a escola – já que os professores não precisam passar de agenda em agenda anotando e conferindo recados – e, consequentemente, a produtividade aumenta.
O meio digital também possibilita integrações e automações, o que é o verdadeiro “pulo do gato” quando o assunto é eficiência e produtividade. Imagine que as notas lançadas em um boletim no sistema de gestão serão enviadas automaticamente para a agenda digital e estarão nas mãos dos pais em questão de segundos, e a confirmação de visualização será automática.
Perceba que nesse processo não há impressões, nem distribuição manual de boletins, nem a necessidade de passar de aluno em aluno conferindo a assinatura para saber da ciência dos pais. E essa é só uma minúscula amostra das possibilidades da automação.
Um outro ganho da tecnologia com relação à eficiência e à produtividade é o armazenamento em nuvem. Dessa forma, as informações podem ser acessadas pelas equipes internas (com as devidas restrições configuradas) de forma simultânea, evitando a dependência de um arquivo físico, que só pode ser acessado por uma pessoa por vez, ou de um digital salvo em um computador específico; bem como duplicidades e retrabalho.
Pegou a dica então né? Se você realmente quer fazer uma Gestão 4.0, com mais eficiência e produtividade, já está mais do que na hora de migrar os processos internos para o meio digital e empregar automação em tudo o que for possível.
Análise dados
A análise de dados é um ponto que guia as ações na Gestão 4.0. Ela permite um entendimento mais profundo do público e dá embasamento e agilidade para as tomadas de decisão.
Para que as escolas possam analisar dados de diversas áreas, como pedagógica, administrativo/financeiro, secretaria, etc., essas informações não podem estar dispersas em diversos locais, como arquivos físicos, planilhas salvas no computador, etc. Para que a análise possa ser realizada com agilidade, é essencial que os dados possam ser convergidos em uma plataforma que permita fácil acesso do gestor às informações.
Hoje em dia, com todas as possibilidades de integração entre diversos sistemas escolares, fica mais fácil que todos os dados fiquem centralizados em um único local. Ou seja, a tecnologia, mais uma vez, favorece a Gestão 4.0 na sua escola!
Tenha uma boa comunicação com o público
A preocupação com a experiência do público – um pilar da Gestão 4.0 – passa pela construção de um bom relacionamento. Esse relacionamento requer comunicação, mas não qualquer comunicação, e sim uma que realmente seja efetiva e que não gere uma grande carga de demanda extra aos colaboradores.
De nada adianta ter um canal de comunicação, mas ele não ser algo prático para a conferência dos pais, como por exemplo a agenda de papel ou o portal do aluno, que exigem que os responsáveis se lembrem de conferir. Não adianta também ser algo prático para os pais, mas desorganizado e totalmente fora de controle para a escola.
A agenda digital escolar, por exemplo, é o tipo de canal que traz toda a praticidade da comunicação mobile aos responsáveis e, ao mesmo tempo, permite que a escola se comunique de forma organizada, sem sobrecarregar os colaboradores e ainda obtendo economia de tempo, o que traz ganho de produtividade. Então, se você quer fazer Gestão 4.0, considere seriamente essa ideia.
Há soluções mais avançadas no mercado que permitem inclusive que a agenda digital trabalhe com inteligência artificial. O recurso se chama “Mapa de Humor”, e identifica o estado de humor do público em cada recado que ele envia. Os diferentes sentimentos são sinalizados com uma cor, que aparece sempre junto com os recados. Assim, o colaborador que irá respondê-los saberá o que deve priorizar só de bater o olho na agenda.
Percebeu que, dessa forma, a escola obtém mais conhecimento sobre o público e ainda consegue melhorar a satisfação dele, aumentando a agilidade na resposta do que é mais urgente? Toda essa eficiência é a cara da Gestão 4.0!
Colha feedbacks por meio de pesquisas de satisfação
Além do Mapa de Humor, uma outra forma muito eficiente de conhecer o seu público é por meio de pesquisas. As pesquisas permitem que a sua escola entenda se os pais e/ou alunos estão satisfeitos ou insatisfeitos, que aspectos estão gerando satisfação e podem ser potencializados e que oportunidades de melhoria existem na instituição.
É claro que a pesquisa precisa ser realizada de forma eficiente, o que mais uma vez nos leva à questão da comunicação. A agenda digital, novamente, é um excelente canal para rodar uma pesquisa de satisfação com todo o público e depois analisar os resultados. Fica a dica!
Invista na qualificação das equipes da sua escola
Uma Gestão 4.0 requer equipes de alta performance. Isso, é claro, começa na hora do recrutamento, mas segue para muito além. É essencial que a instituição invista no seu capital humano, realizando treinamentos e mantendo professores e profissionais de outras áreas da escola sempre capacitados para os novos desafios que se apresentam no segmento escolar.
O conhecimento tecnológico, por exemplo, é primordial, e não há mais tempo a se perder negando algo que já é um fato consumado. Afinal, o que seria das instituições de ensino durante a longa quarentena que atravessamos sem os recursos digitais?
A transformação digital na educação e na escola como um todo foi imensamente acelerada com toda a experiência pandêmica, e não há como regredir. Por isso, se ainda há profissionais na sua escola que não estão capacitados para o uso da tecnologia, uma boa ideia é começar daí. Lembre-se: o mercado educacional é competitivo, e não há como fidelizar o público com equipes cujos conhecimentos estão defasados e não atendem às demandas atuais.
Fortaleça a comunicação interna
A alta performance das equipes da escola – algo essencial na Gestão 4.0 – também requer uma comunicação interna organizada, fluida, sem ruídos e na qual as equipes possam interligar tarefas e abrir “tickets” umas para as outras.
A tecnologia de armazenamento em nuvem é um fator indissociável dessa comunicação, pois permite que os times troquem arquivos de qualquer tamanho que podem até ser acessados pelos colaboradores simultaneamente.
É importante que essa comunicação seja estruturada em uma plataforma que permita a configuração de restrições. Assim, o time financeiro pode, por exemplo, enviar folhas de pagamento aos colaboradores sem que um possa visualizar o holerite do outro. Restrições e atribuição de poderes ajudam a comunicação interna a ficar mais organizada e redonda. Por isso, busque sempre a solução que te traga todas essas possibilidades.
Como a ClipEscola pode ajudar?
A ClipEscola desenvolve a Plataforma de Transformação Digital M3I. Todas as necessidades tecnológicas para a Gestão 4.0 que você leu neste artigo estão contempladas na solução. Ela permite:
- Virtualização de mais de 200 atividades de diversas áreas da escola
- Integração com sistemas de gestão, catracas, sistema de bibliotecas, entre outros
- Automação de diversas tarefas, como por exemplo envio de boletins e boletos de mensalidade, cobrança de inadimplentes, nutrição de clientes em prospecção, etc.
- Comunicação de excelência com o público por meio de agenda digital
- Análise do sentimento do público pelo Mapa de Humor
- Pesquisas de satisfação e outras
- Comunicação interna
- Armazenamento em nuvem e muito mais!
Se o que você quer é fazer uma Gestão 4.0 na sua escola, pode contar com a Clip! Solicite mais informações por aqui.
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Viu como a Gestão 4.0 é um conceito perfeitamente aplicável a instituições de ensino? Se você precisar de uma mão, a gente já te dá logo o braço. Pode contar com a Clip!
