Qual é o maior problema de comunicação da sua instituição de ensino? Se você respondeu grupos de WhatsApp na escola, não se sinta só. Esse é um assunto que realmente faz professores e gestores escolares “arrancarem os cabelos”.
Os maiores transtornos que esses grupos causam estão listados no post de hoje. Mas de que adiantaria saber do problema e não ter a solução, não é mesmo? Fique tranquilo que pensamos nisso também! Ao final de cada tópico você encontra uma porta de saída para as adversidades descritas.
Ficou interessado? Então me acompanhe!
1 – Falta de foco
Sabe os “textões”, correntes religiosas, gifs de bom dia, piadinhas, memes e vídeos engraçados? Eles são tudo o que um canal de comunicação entre pais e escola não precisa. Cada coisa tem o seu lugar, certo? E você há de convir que o desse tipo de tema não é dentro da comunicação escolar. Afinal, o foco da escola é o aluno, concorda? Então, pela coerência, os assuntos abordados devem ser focados nele e em informações sobre a instituição de ensino.
O problema é que o WhatsApp é o território instituído para conteúdos informais, e os grupos são os locais nos quais eles mais se proliferam. Lá, o que não falta é sede de “compartilhar, compartilhar e compartilhar”, e se você participa de algum, sabe bem que não estou exagerando.
Assim, fotos de passeios, comunicados e informações escolares acabam ficando intercalados com toda a sorte de “besteiróis”. Ou seja, a falta de foco faz do WhatsApp na escola uma “salada de frutas”, com tudo misturado, dados importantes e irrelevantes.
Solução: Transferir a comunicação escolar do WhatsApp para um canal oficial da escola. Como os pais estão acostumados a interagir com a instituição por app, o ideal é que esse canal seja aplicativo também, mas pensado exclusivamente para as necessidades escolares, permitindo que a escola envie informações aos pais sem competir com assuntos de outra natureza.
2 – Divergência de opiniões
Agora chegamos no nível hard dos problemas em grupos de WhatsApp na escola. As “divergências de opiniões” (leia-se aqui insultos, bate-boca e quebra-pau) são as piores situações que as escolas podem enfrentar no uso desse tipo de canal.
O problema é menos raro do que deveria, e é motivado por discordâncias políticas, morais, religiosas, entre outras. Afinal, os pais dificilmente terão o mesmo pensamento sobre tudo, não é? E como tolerância com opiniões diferentes não é algo com o qual a escola possa contar, o transtorno está anunciado.
Quando brigas em grupos ocorrem, isso pode ter repercussões fora do WhatsApp, como discussões na hora da saída escolar ou, em casos mais extremos, a retirada de alunos da escola.
Solução: Disponibilizar aos pais um ambiente em que possam conversar, mas com moderação da escola. Uma solução que permite isso é o aplicativo de comunicação escolar, no qual há grupos de conversas só entre pais, só entre alunos e só entre colaboradores, mas todos sob moderação da instituição de ensino. Ou seja, se a escola detecta algum sinal de alerta nas conversas, pode apagá-las, encerrando o problema na raiz, antes que tome maiores proporções.
3 – Dificuldade de achar informações
Sabe quando você pega o celular e percebe que tem um grupo com mais de 100 notificações? Fica difícil de acompanhar esse fluxo desenfreado, não é mesmo? Imagine então se você quiser encontrar uma informação específica que foi publicada no grupo semanas antes. Fica quase impossível achá-la em meio ao turbilhão de conversas que vieram depois, não é?
Essa é uma outra complicação dos grupos de WhatsApp na escola. Informações importantes como datas de eventos e reuniões, avisos de passeios da turma, lista materiais para atividades, entre outros, se perdem em meio à grande quantidade de conversas.
Como resultado, a escola acaba perdendo o engajamento dos pais com ocasiões importantes, escutando reclamações e lidando com insatisfação, já que a forma como as informações são comunicadas não é condizente com a praticidade que os pais precisam na correria do dia a dia.
Solução: Adotar um canal de comunicação que permita que os eventos e reuniões fiquem automaticamente sincronizados com a agenda do celular dos pais, notificando-os da proximidade das ocasiões; que envie pedidos de autorizações diretamente a cada pai, com possibilidade de aceite automático; e que permita a categorização de assuntos, para que sejam encontrados com mais facilidade.
4 – Conversas a qualquer hora do dia ou da noite
Eis aí a pedra no sapato da comunicação escolar. Conversas instantâneas exigem dos profissionais das escolas uma dedicação ininterrupta, pois elas não acontecem apenas no horário de funcionamento da instituição, mas a qualquer momento, inclusive fins de semana e feriados.
Quando os pais fazem questionamentos no WhatsApp, esperam que o retorno seja imediato, e se aborrecem se não for assim, pois essa é a natureza do canal. Para atender à expectativa dos pais, professores acabam levando esse trabalho para casa, ou então diminuindo a produtividade das aulas para conseguir responder a tudo o que foi perguntado.
Essa situação é problemática para a escola, pois implica em questões trabalhistas. Registros de conversas de WhatsApp podem ser usados como prova judicial em eventuais processos, e evidenciam que o professor estava trabalhando em horários em que não estava sendo remunerado para isso.
Além disso, a perda de produtividade durante a jornada de trabalho também significa prejuízo para a escola, já que a hora do professor tem um custo, e acaba sendo consumida em boa parte para dar os retornos imediatos que os pais anseiam.
Solução: Migrar para uma solução na qual a interação entre pais, professores e coordenadores ocorra por meio de recados digitais, e não de conversas instantâneas. Esses recados podem ter limitação de horários, ou seja, se os pais enviam um recado para o professor fora dos horários determinados pela escola, recebem uma mensagem automática informando-os de que o expediente já está encerrado naquele dia e que o retorno será dado na data estipulada pela instituição.
5 – Falta de privacidade
Um outro problema da criação de um grupo de WhatsApp na escola é a falta de privacidade com relação ao número do celular dos usuários. Todos ficam com o contato exposto para os participantes do grupo, coisa que muitos não apreciam, principalmente os profissionais da escola.
O motivo não é difícil de adivinhar. Com o número público, qualquer participante pode ser contatado em particular ou até receber ligações. No caso de professores e coordenadores, imagine só o aborrecimento. Se os pais descobrem os números deles no grupo, já podem dizer adeus ao sossego para sempre. Receberão mensagens quando estiverem na praia, no cinema ou em qualquer momento de lazer. Mesmo fora da escola, o trabalho irá até eles.
Solução: Trocar o WhatsApp por uma ferramenta de comunicação escolar na qual todos os usuários possam ser cadastrados, mas sem que o número deles fique público. O canal deve possuir também possibilidade de restrição de horários. Assim, as interações só ocorrerão dentro dos horários estipulados pela escola, e os números particulares de todos não serão expostos.
6 – Ausência de controle da escola
Com o WhatsApp na escola, a instituição de ensino não possui controle nenhum sobre a comunicação escolar. A troca de informações entre professores e pais não tem a possibilidade de ser revisada e nem moderada. Cada turma possui um grupo, e em todos o fluxo de conversas é intenso, então gestores não conseguem acompanhar. As interações acontecem a todo momento, e não dentro dos horários que a instituição determina. É um “território sem lei”, no qual o problema só aguarda uma brecha para surgir.
Solução: Substituir o WhatsApp por uma solução para a comunicação que dê à escola a possibilidade de revisão e moderação das informações trocadas entre professores e pais; que permita que a instituição estipule horários para os envios e retornos de recados; e que seja organizada e segmentada por cada tipo de interação (recados, eventos, autorizações, diário do professor, entre outros), para que a escola consiga acompanhar a comunicação com mais facilidade.
7 – Necessidade de outros canais de comunicação
As escolas que possuem grupos de WhatsApp não conseguem centralizar toda a comunicação com os pais em um único canal. Isso ocorre porque a ferramenta não foi desenvolvida com foco na comunicação escolar, então não supre todas as necessidades que o relacionamento entre pais e escola exige.
Por exemplo, se a instituição precisa pedir uma autorização para passeio, acaba tendo que enviar um comunicado de papel, porque o WhatsApp não tem a possibilidade de aceite automático. O próprio envio do documento em pdf por lá seria arriscado, pois se perderia entre todas as conversas dos grupos.
O envio do boletim de notas do aluno, advertências e pareceres diários também não pode ocorrer no grupo. Nesses casos, mais uma vez a escola recorre ao uso de papel ou a e-mails ou portais.
Cobranças de mensalidades atrasadas então nem se fala. Isso com certeza não pode ser feito por grupos de WhatsApp. Como é um assunto mais delicado, as escolas geralmente recorrem a ligações ou e-mails.
Percebeu quantas interações os grupos não dão conta? Com o WhatApp na escola, a instituição acaba não conseguindo abolir outros canais de comunicação com os pais, como agenda física, comunicados, e-mail, portal e ligações telefônicas. Assim, com a comunicação dividida entre vários canais, a escola perde em produtividade e eficiência.
Solução: Adotar um canal de comunicação que centralize todos os pontos de contato entre pais e escola: recados, autorizações, calendário de eventos, pareceres sobre o aluno, pagamento de mensalidades e cobrança de inadimplentes. A ClipEscola, por exemplo, traz todas essas possibilidades e muitas outras. Saiba mais sobre a solução por aqui.
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– Qual a vantagem de fazer toda a comunicação escolar por um único canal?
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