Burocracia é uma “sina” difícil de se livrar, não é mesmo? Instituições de ensino costumam ter diversas atividades burocráticas em suas rotinas, e manter todas as informações cadastrais dos alunos e famílias atualizadas é uma delas. São muitos dados e documentos para coletar, e quanto maior é a escola, mais desgastante é essa tarefa.
Sejamos sinceros, a sua instituição realmente consegue manter tudo sempre atualizado? Consegue também achar facilmente qualquer dado ou documento quando surge a necessidade? É justamente sobre esse desafio que falaremos hoje, e você verá que para tudo tem solução!
Por que a atualização de informações cadastrais dos alunos e famílias é importante?
Primeiramente vamos entender porque é tão importante manter as informações cadastrais dos alunos e das famílias sempre atualizadas. Veja só os motivos:
Comunicação eficiente
Me diga uma coisa, como você vai se comunicar com os alunos, pais e responsáveis se os números de celular e e-mails deles estiverem desatualizados? Você sabe que essas são informações que podem mudar ao longo do tempo, não é?
Pense só. Há alunos que passam uma vida estudantil inteira matriculados na mesma escola, correto? E você não acha provável que em algum momento ao longo de todos esses anos as informações de contato – sejam dos estudantes ou de algum dos responsáveis – possam mudar?
Se isso acontece, há pais e alunos que simplesmente não receberão as comunicações da instituição. Ela pode até nem ficar sabendo disso, pois dependendo do porte que tiver, fica realmente difícil de acompanhar e identificar essas situações. Portanto, a garantia da comunicação eficiente depende de informações de contato atualizadas periodicamente.
Segurança na escola
Manter as informações cadastrais dos alunos e famílias sempre atualizadas é importante também para aumentar a segurança na escola. Afinal, é preciso garantir que somente pessoas autorizadas entrem pelos portões da instituição, não é verdade? Então, para que não haja nenhuma confusão na hora da identificação, o cadastro do público precisa estar certinho, e com foto recente.
Isso também é crucial na hora da retirada de crianças por um terceiro. É preciso checar se a pessoa realmente consta no cadastro como alguém autorizado e se está retirando a criança certa. Afinal, às vezes, até o que parece improvável acontece, como neste caso de um terceiro que retirou a criança errada na escolinha e deixou a todos em pânico.
Como você pode ver, manter todas as informações cadastrais dos alunos, pais e responsáveis atualizadas pode ajudar a escola a se tornar mais segura. E você sabe, né? Quando se lida com menores de idade, é melhor pecar pelo excesso de cuidado do que pela falta!
Agilidade nos processos
Manter as informações cadastrais dos alunos e famílias sempre atualizadas também traz mais agilidade para os processos, pois quando a escola necessita de algum documento ou dado com urgência, não precisa ir atrás dos pais para solicitá-lo e nem “ficar em cima deles” cobrando o envio. Basta acessar o cadastro, e tudo já estará lá atualizado e pronto para uso.
É o caso, por exemplo, de processos de rematrícula. Ter os dados atualizados facilita o preenchimento das informações do contrato. Se os documentos do aluno – tais como foto 3×4 recente, comprovante de residência, etc. – também estiverem atualizados, a instituição não precisará solicitá-los novamente, o que agilizará as coisas.
Saúde dos alunos
É essencial que as informações cadastrais dos alunos relativas a questões de saúde estejam sempre atualizadas. O ideal é que a escola tenha uma ficha médica completa com dados como:
- Doenças que o aluno possua
- Medicamentos que esteja tomando
- Alergias e intolerâncias
- Tratamentos que esteja realizando
- Tipo sanguíneo
- Deficiências que o aluno tenha
- Histórico médico
- Contato do médico da família
- Dados do plano de saúde
- Indicação de clínicas e hospitais filiados ao plano
- Contato de emergência na falta dos pais
- Outras observações relevantes
- Documentação como cópia da carteirinha do plano de saúde, cópia do RG, receitas médicas e exames
Ter essa ficha médica atualizada ajuda a instituição de ensino a saber como proceder diante de situações inesperadas que precisem de ações urgentes. Afinal, há casos em que cada segundo importa, e que não dá tempo de esperar pela chegada de uma ambulância.
Suponhamos, por exemplo, que um aluno coma um alimento que não deveria na cantina e tenha uma crise de anafilaxia. Nesses casos, não dá tempo de esperar o socorro chegar. Então, se a instituição souber que o aluno tem alergia a tal coisa e que tem uma caneta de adrenalina na mochila, isso pode salvar a vida dele.
Há situações também em que ter a ficha médica atualizada pode ajudar a escola a dar informações para equipes de emergência. É o caso de eventuais acidentes, por exemplo, em que pode ser preciso passar o tipo sanguíneo do aluno ou informações sobre alergia a medicamentos.
Resumindo, existem os mais diversos cenários que podem acontecer em uma escola envolvendo risco à saúde. Por isso, ter todos esses dados e documentos bem atualizados ajudará a instituição na tomada de ações assertivas. Então, não negligencie esse aspecto!
Recebimentos e cobranças
Você sabia que a atualização de informações cadastrais dos alunos e famílias impacta até nos recebimentos e cobranças? Isso porque a escola precisa saber quem é o responsável financeiro atual do aluno, para que não invista esforços cobrando o responsável errado. Afinal, esse é um dado que pode mudar de um ano para o outro, especialmente se houver separações ou falecimentos na família do estudante.
É preciso também sempre verificar se essa pessoa indicada como responsável financeiro – e que portanto recebe os boletos e as ações de cobrança – é a mesma que consta no contrato de matrícula ou rematrícula. Isso é essencial para respaldar eventuais medidas judiciais que a instituição precise tomar em casos de inadimplência.
Quais são os desafios da atualização de informações cadastrais dos alunos e famílias?
Já falamos sobre a importância da atualização das informações cadastrais dos alunos e famílias. Agora vamos ver quais desafios podem aparecer nesse processo.
Demora na coleta de dados
Os processos tradicionais de coleta de dados e documentos são bastante burocráticos. Muitas vezes os pais precisam se deslocar fisicamente até a instituição para preencher as informações cadastrais e entregar cópias físicas de documentos à escola. Antes disso, eles ainda têm que passar em uma papelaria para tirar xerox dos documentos.
Esses processos parecem um tanto “jurássicos” nos dias de hoje, não acha? Quanto mais trabalho os pais precisam ter, mais demoram a entregar à escola todos os documentos necessários. Afinal, quem é que tem tempo para ficar batendo perna por aí para tirar cópias em horário comercial e ainda ir até a instituição para entregá-las? Complicado, né?
Quando a escola decide solicitar os dados e documentos por e-mail, a demora é menor, porém, esse ainda não é um processo redondo. Isso porque não é todo mundo que olha e-mail todo dia, e quando olha, nem sempre tem tempo de responder na hora, e depois esquece. Como a instituição não consegue enviar notificações com lembretes, acaba tendo que ligar para cobrar. Todo esse processo é bem chatinho e demorado.
Erros no processo manual
Falhas humanas acontecem. Quando um colaborador está preenchendo as informações cadastrais dos alunos e famílias, não é nada incomum que ele digite um número errado no campo “Telefone” ou uma letra errada no campo “E-mail”. Um pequeno descuido já pode inviabilizar a comunicação escolar, pois a informação de contato estará errada.
Também não é nada impossível que os documentos de um aluno sejam guardados na pasta de outro com o mesmo nome, ou até que o fichário de um estudante seja colocado na prateleira da turma errada. Em algum momento as pessoas acabam cometendo distrações, pois isso é da natureza humana. O problema é que isso causa transtornos depois, não é mesmo?
Local de armazenamento das informações
Ainda existem escolas que armazenam dados e documentos dos alunos dentro de fichários físicos. Eles ficam guardados em gavetas ou prateleiras dentro de um local destinado exclusivamente a esse fim. Então, quanto mais a instituição cresce, mais espaço se faz necessário para estocar toda essa papelada.
Temos aí dois problemas. O primeiro é que a escola vai perdendo cada vez mais espaço de sua estrutura para armazenar uma enorme quantidade de documentos que poderiam perfeitamente ser digitais e não ocupar espaço nenhum. O segundo é a dificuldade de encontrar as informações e documentos quando são necessários.
Afinal, em uma sala lotada de fichários, é difícil achar o que se precisa rapidamente, não é verdade? Se não houver um controle muito metódico e etiquetas por toda parte, dá para perder um bom tempo nessa busca. Já pensou poder trocar todo esse trabalho por um Ctrl + F?
Perda de documentos
Quando dados e documentos são armazenados dentro de fichários físicos, não é impossível que algo acabe se perdendo. Uma foto 3×4 ou um arquivo podem simplesmente cair do fichário em alguma das vezes em que ele for colocado ou retirado da prateleira, por exemplo.
Há também questões imprevisíveis, mas que já aconteceram em escolas, tais como incêndios e enchentes. Nesses casos, todos os dados e documentos dos alunos são perdidos, e eles podem ter que refazer matrículas e rematrículas, como já aconteceu.
Documentos digitais armazenados em pastas dentro de um computador físico também não estão salvos de situações como as citadas acima, pois máquinas também molham e queimam. Já se tudo estiver armazenado na nuvem, é outra história.
O que é possível fazer para melhorar o processo?
Agora que já sabemos que atualizar as informações cadastrais dos alunos e famílias é importante e que esse é um processo cheio de desafios, chegou a hora de falarmos sobre maneiras de melhorá-lo. Veja algumas:
Formulários digitais
A atualização de dados como número de telefone, e-mail, dados de saúde, etc. não precisa ser feita de forma presencial. Não é preciso que os pais se desloquem até a escola e passem esses dados para a secretária. Faz muito mais sentido que eles preencham tudo isso de forma digital, você não acha?
Fazendo dessa maneira, a sua escola reduz significativamente o tempo de coleta dessas informações, já que elimina os deslocamentos físicos. Além disso, é muito difícil que os pais preencham errado campos como telefone e e-mail, já que são informações deles próprios. Então, esse problema é praticamente eliminado.
Documentos digitais
Se a sua escola trocar os documentos físicos pelos digitais, conseguimos eliminar vários problemas em uma tacada só. Para começar, os pais não precisarão ir até uma papelaria tirar cópias de tudo e depois levá-las até a escola. Então, eliminamos de vez o problema dos deslocamentos e da demora.
Outro ponto é que a instituição não precisará mais destinar um espaço de sua estrutura física para o armazenamento de fichários com os documentos. Assim, o local fica liberado para fins mais úteis e reduzimos significativamente o risco de perda de documentos. Se você quiser saber como eliminar o risco de vez, vá até o próximo tópico.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é a forma mais segura de escolas armazenarem documentos e informações cadastrais dos alunos e famílias. Isso porque, caso aconteça qualquer coisa com o computador físico da escola – como incêndios, enchentes e furtos – esses dados não serão afetados, pois estão salvos na nuvem.
Isso significa que se a instituição digitalizar todos os seus fichários físicos atuais e passar, a partir de agora, a recolher documentos e dados apenas no formato digital com armazenamento em nuvem, ela terá o melhor cenário possível. Conseguirá eliminar o problema do espaço ocupado pelos arquivos físicos e o risco de perdas por N motivos.
Automação
Sabe qual é a “cereja do bolo” nas ações para melhorar os processos de recolhimento de documentos dos alunos? Empregar automação! Já existe tecnologia que possibilita que os pais enviem todos os documentos digitais do estudante à escola e que eles sejam direcionados automaticamente para o cadastro do aluno.
Isso elimina todo o tempo que os colaboradores passam organizando esses documentos dentro de pastas digitais e evita que erros humanos aconteçam, como por exemplo colocar a cópia do RG de um aluno dentro da pasta de outro. É um grande ganho para os processos da escola.
Quais são os principais benefícios de implementar essas mudanças?
Implementar as mudanças que citamos no tópico anterior traz diversos benefícios para a escola, e o principal é a eliminação dos problemas dos processos tradicionais de coleta e armazenamento de informações cadastrais dos alunos e famílias. Porém, as vantagens não param por aí. Veja mais algumas:
Economia de tempo produtivo
Ao modernizar os processos, o que mais sobra é tempo. Afinal, os colaboradores são liberados de uma série de funções, como por exemplo:
- Entrar em contato com os pais solicitando que eles compareçam à escola para o cadastro de informações e entrega de documentos
- Digitar as informações cadastrais dos alunos e famílias no sistema
- Guardar os documentos dentro de fichários e colocá-los em prateleiras ou gavetas
- Entrar em contato novamente com os “esquecidinhos” e lembrá-los de comparecer à escola para o cadastro e entrega dos documentos
Todo o tempo que os colaboradores perdem com essas tarefas pode ser direcionado a atividades mais produtivas dentro da escola.
Comodidade aos responsáveis
Para os pais, a comodidade é incomparável. Em vez de terem que tirar cópias dos documentos e depois se deslocar até a escola para entregá-los, eles só precisam:
- Preencher um formulário digital
- Bater foto dos documentos com o celular
- Enviá-los para a instituição pelo próprio celular
O tempo que eles gastam com isso é ínfimo. Nem se compara ao tempo que seria necessário em um processo tradicional.
Facilidade de acesso aos dados
Quando a escola precisar consultar as informações cadastrais dos alunos, não precisará procurar por fichários por entre as prateleiras. Só serão necessários uns poucos cliques. O gestor ou colaborador nem precisará sair de sua sala para isso. Tudo é muito prático e rápido.
Segurança da informação
Se as informações cadastrais dos alunos – incluindo dados e documentos – estiverem em uma plataforma que só possa ser acessada pelos colaboradores da escola mediante login e senha, que permita a atribuição de poderes de visualização e que tenha a tecnologia de armazenamento em nuvem, o nível de segurança da informação é muito alto.
Para começar, se o computador for roubado, o ladrão não terá o login e a senha dos colaboradores e os arquivos não estarão salvos dentro da máquina. A instituição também não precisa dar o poder de visualização do cadastro dos alunos a todos os colaboradores, somente aos que necessitam do acesso a esses dados por algum motivo. Assim, a segurança é muito maior do que de qualquer outra forma.
Como a ClipEscola pode ajudar
Se você quer eliminar todos os problemas dos processos tradicionais de recolhimento e armazenamento de documentos e informações cadastrais dos alunos e famílias, e ainda colher todos os benefícios que leu neste artigo, a ClipEscola tem o que você precisa! Desenvolvemos a agenda digital mais completa do segmento escolar!
Nossa solução possui recursos como:
- Formulários com campos abertos e fechados para o preenchimento de informações do cadastro, inclusive da ficha médica escolar
- Atualização cadastral automática, na qual os pais enviam os documentos e eles vão direto para o cadastro do aluno na plataforma
- Automação de lembretes para os pais que ainda não enviaram os documentos
- Armazenamento em nuvem
- Possibilidade de atribuição de poderes para a visualização de informações
- Módulo de entradas e saídas com cadastro de autorização para terceiros retirarem a criança da escola
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Leia mais
– Documentos escolares: como armazená-los de forma prática e segura
– Ficha médica do aluno: qual sua importância e o que não pode faltar nela
Agora você sabe que existem soluções para os maiores desafios envolvidos na atualização de informações cadastrais dos alunos e famílias, não é mesmo? Se precisar da nossa ajuda, estamos bem aqui!
