Um novo ano letivo vem aí e o ideal é a escola já começá-lo com o máximo de planejamento possível em todas as esferas, você não acha? Se a sua instituição usa a ClipEscola, há muitos aspectos na plataforma que podem te ajudar a ter uma ótima organização para o início das aulas. Vamos ver quais são eles? Venha comigo!
Programe todo o calendário escolar na agenda
É claro que o primeiro ponto que vamos ver só poderia ser o calendário. Você sabia que na Clip é possível ter todo o calendário escolar programado na agenda já desde o início das aulas? Baita “mão na roda”, não acha? Imagina, ter todas as datas ali bonitinhas desde o começo e não precisar incluir mais nenhuma até o final do ano. A menos, é claro, que surja algum evento que não estava previsto, mas fora isso, tudo já pode ficar lá agendado!
Há dois tipos de eventos que a sua escola pode incluir no calendário:
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Evento para envio aos pais
O primeiro tipo de evento é aquele que fica no calendário e os pais também recebem um Clip para que confirmem a participação deles. Após a confirmação, a data fica sincronizada com a agenda do celular deles, enviando lembretes periódicos para que não se esqueçam do compromisso.
Essa é a opção ideal para eventos que requerem a participação dos pais, tais como: reuniões, datas comemorativas nas quais a escola faz uma programação, entre outras. Tudo isso já pode ficar configurado certinho na agenda desde o início das aulas!
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Eventos somente para o calendário
O segundo tipo de evento é aquele que aparece somente no calendário para que todos possam consultar quando quiserem, tipo um mural. Nesse caso, os pais não recebem nenhum Clip. Quanto aos lembretes, é possível ativar para que eles apareçam apenas no calendário, ou então para que simplesmente não apareçam.
Viu que legal essa opção? Dá para incluir nesse segundo formato datas como: provas, feriados, recessos e até eventos que duram dias, como as olimpíadas escolares. O interessante é que todos já podem conferir essas datas antecipadamente, então, se bater alguma dúvida, basta olhar!
Categorias
Não acabou ainda não. Sabe o que mais dá para fazer? Criar categorias! Ou seja, colocar cada coisa dentro de sua respectiva caixinha. Para quem é muito organizado, essa opção é uma maravilha!
Funciona assim: a escola pode criar um tipo de categoria para provas, outro tipo para feriados, outro para reuniões e assim vai. Aí já dá para deixar cada categoria configurada da forma como a instituição quer que o evento se comporte, para facilitar sempre que ela quiser incluir uma nova data naquele tipo de categoria.
O tipo de evento “Reunião”, por exemplo, pode ficar configurado para sempre enviar um Clip aos pais solicitando confirmação de participação e enviar lembretes periódicos. Já o tipo de evento “Prova” pode ficar configurado para sempre aparecer só no calendário e mostrar um lembrete apenas no calendário. Legal, né? 😍
Deixe o Estou Chegando prontinho para uso
Além de ter a Clip, a sua escola também possui ou pretende adquirir o módulo Estou Chegando? Ahhh, então vamos ver como deixar tudo certinho para o início das aulas por lá também!
1) Para quem ainda não tem o módulo Estou Chegando
Se a sua escola quer começar o ano já resolvendo aquele problema de filas de carros em frente à instituição nos horários de entrada e saída – e contando com todas estas facilidades do módulo – o negócio é contratá-lo antes do início das aulas, para não ter que ter essa função depois. Para isso, basta solicitá-lo pela nossa Central de Ajuda, caso você já seja cliente, ou por aqui, caso não seja.
2) Para quem vai usar o módulo Estou Chegando pela primeira vez
A sua instituição já tem o módulo Estou Chegando, mas vai começar a usá-lo somente este ano? Legal, vamos deixar tudo organizadinho então! Primeiro é preciso verificar se os números dos celulares dos pais e responsáveis estão corretos no sistema, pois o Estou Chegando ficará sincronizado com o GPS dos celulares cadastrados. Depois, é preciso cadastrar o endereço dos responsáveis, para monitorar a aproximação. O próximo passo é solicitar que eles cadastrem no app o carro que irão usar para buscar as crianças na escola.
O segundo aspecto a verificar é a tela que a escola usará para monitorar a aproximação dos pais. Normalmente as instituições espelham a tela de chegadas da plataforma em uma televisão. Ela mostra a foto dos alunos, dos responsáveis que estão vindo buscá-los e a distância deles em relação à escola. Então, já veja essa questão da tela e quem ficará responsável por monitorá-la antes do início das aulas.
O terceiro ponto é a autorização a terceiros. Os pais podem autorizar que um terceiro busque o filho na escola, e essa autorização pode ser só para o próprio dia ou permanente. No caso das autorizações permanentes, a instituição já pode solicitar que os pais cadastrem os dados desse terceiro que buscará a criança. Assim, ele poderá apanhá-la já desde o início das aulas. 🙂
3) Para quem já usa o módulo Estou Chegando
A sua escola já está habituada a usar o módulo Estou Chegando? Legal, há bem pouco trabalho a fazer então. Para que tudo fique bem certinho para o início das aulas, tudo o que a sua instituição precisa fazer é uma atualização cadastral. Pode ser que alguns pais e responsáveis tenham trocado de carro, ou que queiram mudar a pessoa que autorizaram para retirar o filho na hora da saída. Então, basta solicitar que os responsáveis atualizem esses dados. Simples, né?
Monte os próximos cardápios e deixe-os programados
Que tal já deixar os cardápios da semana, do mês, do semestre ou até do ano inteiro já programados na agenda digital desde o início das aulas? Tem como, viu? É até uma grande facilidade, pois quando as aulas começam, é sempre aquela correria que não para mais. Então, uma boa ideia seria já deixar esse trabalho feito antes desse corre-corre todo.
O primeiro passo é montar todos esses cardápios com a cantina, verificando o que pode ser oferecido dentro da periodicidade que a sua escola escolher para os envios. Aí depois é só programar o disparo desses cardápios aos pais e/ou alunos dentro da ClipEscola. Temos templates prontos para isso em nosso repositório, para facilitar a sua vida e deixar tudo bem bonitinho e estiloso!
Olha só um exemplo de template:
Tem vários lá para você escolher!
Envie a lista de materiais escolares
A sua escola já enviou a lista de materiais escolares? Ainda não? Ahhhh, então vamos resolver isso já! Pela Clip a sua instituição de ensino consegue criar uma lista de materiais para cada série dentro de templates personalizados com essa temática que estão disponíveis dentro do nosso repositório!
Tem mais, tá?! A sua escola pode deixar as listas já programadas para o disparo aos pais X dias antes do início das aulas. Aí depois nem precisa mais se preocupar com isso, pois quando chegar na data escolhida, o disparo será automático! Bacana, né? 🙂
Reforce as orientações sobre o uso da Agenda de Recados
Antes do início das aulas é sempre bom enviar aquele Clip aos pais reforçando as orientações para o uso da Agenda de Recados, que é o recurso que permite que eles entrem em contato com a escola, se quiserem. Algumas informações importantes a passar nesse sentido são:
- Passo a passo para os pais enviem um recado à escola pela Agenda de Recados, inclusive explicando a questão do envio por categorias como: Diretoria, Coordenação, Secretaria, Financeiro etc.
- Explicação sobre a política de respostas, deixando claro os horários de atendimento que a escola configurou, que podem não ser em tempo real.
Esses tipos de orientações são importantes tanto para famílias que já estão há tempos com os filhos na sua escola – e que, portanto, já conhecem a Clip – quanto para novos pais que estão chegando este ano e que começarão a usar a ClipEscola agora. É sempre bom que as informações sobre a comunicação escolar já estejam alinhadas desde o início das aulas, né?
Deixe os títulos do ano inteiro já emitidos no ClipPag
A sua escola emite os títulos de mensalidades pelo ClipPag? Sim? Então uma boa ideia para deixar tudo pronto na área financeira antes do início das aulas é fazer a emissão de todas as mensalidades do ano e já lançá-las por lá!
Além do benefício de já deixar tudo pronto e organizado, ainda tem a grande vantagem de poder utilizar os lembretes automáticos! Afinal, se o título já estiver lá, o ClipPag pode lembrar aos pais que a mensalidade está disponível para pagamento antes que ela vença.
Também há outra questão. Você sabe que existe aquele tipo de pai que quer logo se livrar das dívidas, né? Pessoas desse perfil podem perfeitamente deixar uma ou mais mensalidades quitadas antecipadamente. Porém, para que possam fazer isso, os títulos precisam já estar disponíveis no aplicativo. Então, fica a dica aí!
Leia mais
– 7 dicas para uma boa integração de alunos novos na escola
– 10 estratégias para retenção de alunos desde o primeiro dia de aula
Espero que essas dicas ajudem a sua escola a chegar com tudo prontinho para o início das aulas! Se precisar de qualquer coisa, é só entrar em contato com a nossa Central de Ajuda 😄.
