Que a tecnologia pode trazer inúmeras facilidades para o dia a dia das escolas, não é nenhuma novidade. Mas você conhece as vantagens de trabalhar com tecnologias integradas? Se a sua instituição possui um sistema de gestão escolar, por exemplo, você faz ideia do quanto é benéfico integrá-lo à agenda digital?
Caso você nunca tenha parado para pensar no assunto, hoje será um divisor de águas para a sua escola. Depois que você conhecer todas as vantagens desse tipo de integração, tenho certeza de que não conseguirá mais imaginar os processos de rotina da sua instituição de ensino de outra forma.
Venha, vamos parar de falar e conferir logo essas vantagens, que sei que você já está curioso. São elas:
1. Agilidade na entrega das informações aos pais
Como você deve saber, o sistema de gestão contempla a parte de gestão pedagógica, permitindo o lançamento das notas dos alunos, a emissão de boletins e a administração do cronograma de aulas e de atividades. Muitas dessas informações precisam chegar aos pais também, não é mesmo? É aí que está o “pulo do gato” da agenda digital.
Se a sua escola não tem agenda digital, esses dados passam por processos morosos até que, enfim, estejam nas mãos dos pais. É preciso, por exemplo, imprimir boletins, entregá-los aos alunos e pedir que eles os entreguem aos pais e os devolvam assinados; ou esperar até ter uma reunião de pais e mestres e torcer para que os pais compareçam, para que recebam os boletins. Mesmo quando o envio é pelo portal do aluno, não é nada prático, porque requer a memorização de login e senha e, pior, a iniciativa dos pais de se logarem.
Baita burocracia, hein? Isso que eu citei apenas um exemplo, mas cada informação pedagógica que deve chegar aos pais passa por algo parecido, sempre com muitas atividades manuais, papel e contando muito com a iniciativa dos responsáveis para a execução de determinada ação, como conferir agenda física, conferir comunicados de papel, conferir boletins, se logar, etc. Se essa é a única vida que as rotinas da sua escola conhecem, o que eu vou te explicar vai te deixar de queixo caído!
Sabe como funciona se a sua escola tem agenda digital e a integra ao sistema de gestão escolar? As notas, boletins, cronogramas e tudo o que for pertinente chegar aos pais vai do sistema de gestão diretamente às mãos deles, pelo app da agenda que está no celular. Eles recebem uma notificação push avisando que tem algo para conferir, e só precisam clicar no app. Como a escola já cadastrou o número deles, não é necessário nem login e senha. Vai dizer que não é uma agilidade surreal? Nem tem comparação.
2. Aumento de produtividade
Você sabe que tarefas manuais consomem tempo, certo? Quanto mais funções manuais uma atividade requer, mais horas produtivas remuneradas os colaboradores da sua escola terão que empregar na execução dela. Todo esse tempo poderia estar sendo muito melhor aproveitado em funções que realmente não podem ser automatizadas, concorda?
Voltando ao exemplo do boletim, olha que trabalhão a entrega dele aos pais requer quando não há integração entre sistema de gestão e agenda digital. Primeiramente, os colaboradores lançam a nota no sistema. Depois, é necessário imprimir todos os boletins. Se a entrega deles for “via aluno”, é preciso passar em todas as salas para deixar os boletins, depois os professores precisam entregá-los a cada estudante e, posteriormente, conferir as assinaturas. Mesmo se o processo for um pouco diferente desse, ainda assim envolve esforços que não seriam necessários se houvesse integração com a agenda.
Como você percebeu no primeiro tópico, o envio de qualquer informação lançada no sistema de gestão aos pais é totalmente automatizado quando há integração com a agenda digital. Nenhum colaborador consome tempo produtivo com o envio e nem com a conferência do recebimento, pois a agenda digital já faz a confirmação automática. Assim, os colaboradores podem empregar as horas de trabalho em tarefas mais produtivas. Não é muito melhor?
3. Eliminação de erros
Sim, erros humanos acontecem, e às vezes, até demais. É alguma informação que alguém esqueceu de enviar; algum documento trocado, que era para ir para um pai e acabou sendo entregue para outro; algo que é feito ou enviado em duplicidade; etc. Todos nós cometemos erros, essa é a grande verdade. Já a máquina, não. Então, tudo que puder ser integrado e automatizado com certeza reduzirá as chances de erros humanos.
Um sistema de gestão integrado com a agenda digital, como você já sabe, elimina uma série de atividades manuais. Automaticamente, elimina também uma série de possibilidades de erros. Tudo que é lançado no sistema vai automaticamente para a agenda, sem a necessidade de importar e exportar planilhas, ou seja, sem a chance de qualquer equívoco. Se você quer fazer as coisas da maneira mais assertiva, não há forma melhor.
4. Centralização das informações
Nada melhor do que conseguir encontrar tudo o que se precisa em um só lugar, não é mesmo? Essa é uma outra grande vantagem da integração entre agenda digital e sistema de gestão escolar. Se a agenda possuir o recurso de comunicação interna então, é o melhor dos mundos!
Imagina, todas as informações financeiras, acadêmicas e pedagógicas sendo convergidas em um só local, que permite que esses dados sejam disponibilizados para o público que a escola desejar: pais, alunos ou colaboradores. Ou seja, não importa o que a escola quer comunicar e para quem ela quer comunicar, tudo poderá ser feito por um único canal de comunicação, e em muitos casos, até de forma automática. É um fluxo de comunicação de excelência!
5. Eficiência
A eficiência é o resultado óbvio da soma de todos os fatores dos tópicos anteriores. Quando há essa integração entre sistema de gestão e agenda digital, algo que começa em uma ponta vai direto até a outra sem interferências. Com isso, a comunicação é muito redonda, prática para todos os envolvidos, sem ruídos, sem erros e sem retrabalho.
Sabe o efeito “WoW”? É aqui que ele é alcançado. Não tem como proporcionar uma experiência de comunicação para o seu público melhor do que essa. E o fluxo de trabalho dos seus colaboradores então? Ele só é beneficiado, pois as equipes da escola podem trocar informações que já estão centralizadas, agilizando as rotinas. Vai dizer que não é eficiência pura?
Qual é a melhor agenda para integrar com meu sistema de gestão escolar?
Agora que você já conhece os benefícios de ter a agenda digital integrada ao seu sistema de gestão escolar, talvez esteja naquela dúvida: e qual agenda é a melhor para fazer isso? Se estamos falando de integração, é claro que a melhor agenda é a que consegue se integrar a qualquer sistema de gestão escolar, certo? Além disso, é importante que tenha também o módulo de comunicação interna, para que a sua escola possa usufruir de todas as vantagens que citamos.
Por acaso, a ClipEscola se encaixa como uma luva nessa descrição. Independentemente do sistema de gestão escolar que a sua instituição de ensino use, a nossa agenda digital consegue se integrar a ele! Além disso, temos um super módulo de comunicação interna muito bem estruturado, com a possibilidade de construção de hierarquias e atribuição de poderes. Com esses fatores, a sua escola irá tirar o máximo de proveito das integrações! Solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Agenda Digital: tudo o que é preciso para transformar a comunicação escolar
– Módulo de Comunicação Interna ClipEscola: saiba tudo sobre ele!
Já percebeu que só há vantagens em integrar o sistema de gestão da sua escola com a agenda digital, não é? Bora colocar em prática então! E já sabe… pode contar com a Clip!
