Ruídos de informação, baixa produtividade e retrabalho são resultados naturais de uma comunicação interna descentralizada e ineficiente nas escolas. Afinal, instituições de ensino podem ter várias equipes, além de muitos serviços terceirizados. Se todas as comunicações necessárias não forem bem gerenciadas, muitos problemas acabam surgindo no dia a dia. Para sanar essa “dor” dar instituições de ensino, a ClipEscola desenvolveu o módulo de Comunicação Interna, e hoje você vai conhecê-lo em detalhes!
O que é o Módulo de Comunicação Interna ClipEscola?
O módulo de comunicação interna da ClipEscola é praticamente igual à agenda digital que desenvolvemos, mas em vez de a comunicação ser entre escola, pais e alunos, ela é voltada aos colaboradores da instituição.
Se você pensou: “mas aí vai confundir tudo”, fique bem tranquilo, já pensamos em tudo isso. Dentro da plataforma, o módulo de comunicação interna fica em um submenu separado da agenda digital, então, ao acessá-lo, a escola sai completamente da agenda. O dashboard que visualizará nessa parte só trará informações referentes à comunicação interna. Viu? Bem organizadinho!
Por esse módulo, a escola conseguirá se comunicar com todas as equipes internas e também com fornecedores terceirizados, centralizando todas essas interações dentro da mesma plataforma. Poderá também atribuir poderes aos colaboradores e criar uma hierarquia de comunicação!
Como o Módulo de Comunicação Interna funciona na prática?
Vamos destrinchar o módulo de comunicação interna? Assim ficará bem mais fácil de entender, não é? Então vamos lá!
Cadastros
Essa parte é moleza. Geralmente a escola já tem todos os seus colaboradores cadastrados dentro da plataforma, então, ao começar a usar o módulo de comunicação interna, já estarão todos lá, bonitinhos. Só será preciso então cadastrar os fornecedores, que geralmente são: cantina, segurança, TI, empresas de uniforme, de transporte e de materiais didáticos.
É aí que você me pergunta: “pra que eu vou querer cadastrá-los???”. Ora, por vários motivos. Se um fornecedor quiser avisar que a entrega vai atrasar, ou quiser marcar um horário para descarregar a mercadoria, por exemplo, é por ali que ele fará essa comunicação. É sempre vantajoso poder contar com um fluxo eficiente de comunicação com os fornecedores.
Resolvida essa questão? Muito bem. Então agora vou te explicar como fazer esse cadastro. Basicamente você só precisará informar nome, celular, e-mail e CPF. Bem facinho né? E saiba que esse cadastro vale apenas para o módulo de comunicação interna. Esses fornecedores não terão acesso nenhum a outras partes da plataforma, como por exemplo a agenda digital. Fique tranquilo!
Poderes da comunicação interna
Você sabia que no módulo de comunicação interna, os colaboradores podem ter poderes bem diferentes dos que eles têm na agenda digital de contato com os pais? Sim senhor! Nesse módulo, é a escola que escolhe quem terá o poder para representá-la no envio de comunicados. Todos os outros apenas receberão os recados (Clips), tendo um papel semelhante ao que os pais têm na agenda digital.
É possível ainda configurar que os colaboradores escolhidos para o envio de recados possam fazer isso para toda a escola ou apenas para times e categorias específicos (que veremos mais tarde).
Quanto aos fornecedores, o normal é que a instituição não atribua a eles o poder de envio de recados, afinal, não há necessidade. É claro que haverá uma categoria na qual eles e os outros colaboradores poderão se comunicar com áreas específicas da escola para dar avisos e solicitar atendimento, mas isso é um assunto que veremos mais para frente neste artigo, tá bom? Segura aí a expectativa!
Organograma
Comunicação interna não é bagunça não, e se você ainda estava com alguma dúvida, é agora que ela acaba! Sabia que existe toda uma hierarquia que a escola pode criar para que a comunicação fique bem redondinha? Isso é feito em um menu chamado Organograma. Nele, a instituição cria um “guarda-chuva” com áreas da escola e times que ficam abaixo de cada uma delas. Olha só um exemplo:
- Pedagógico
– Professores
– Coordenadores
– Assistentes
- Administrativo
– Secretaria
– Tesouraria
– Direção
- Fornecedores
– Cantina
– Uniformes
– Material didático
– Segurança
– Transporte
– TI
Aí depois, o próximo passo é encaixar cada colaborador ou fornecedor em um desses times. Isso facilitará bastante a comunicação interna, permitindo que ela possa ser segmentada. Também permitirá a configuração de limitações nos poderes de envio, como falamos lá no começo.
Categorias
Uma outra grande facilidade para a comunicação interna, além dessa questão da segmentação por times e áreas, é a categorização dos recados por tema. E é claro que a ClipEscola pensou nisso né!
A nossa parte de categorias tem duas subdivisões. A primeira é “Clips e Eventos”, que engloba os recados e eventos que são enviados da escola para os colaboradores. Nela, a instituição pode criar diversas categorias, como por exemplo:
- Comunicados internos
- Folhas de pagamento
- Relatório de desempenho
- Manual do colaborador
- Reuniões internas
A escola é que configura quem tem acesso a cada categoria. Então, fique tranquilo que um colaborador não conseguirá ver a folha de pagamento do outro, nem o relatório de desempenho do outro, por exemplo. Só conseguirá ver quem a escola permitir, que geralmente é a pessoa responsável por aquele tipo de envio. Ou seja, chance zero de estresse!
A segunda subdivisão da parte de categorias é “Atendimento”. É por lá que os colaboradores em geral, bem como os fornecedores, conseguem falar com a escola. Há algumas categorias que podem ser criadas, como por exemplo:
- Recursos Humanos
- Secretaria
Na categoria de RH, os colaboradores enviam recados diretamente à pessoa responsável por essa área, e é só ela que terá o poder de visualizar e responder. Já a categoria Secretaria serve, por exemplo, para que fornecedores possam entrar em contato e agendar entregas.
Vai dizer que não é um fluxo perfeito de comunicação? E ainda tem mais!
Conversas instantâneas
Sabe o que mais o módulo de comunicação interna da ClipEscola tem? A parte de conversas instantâneas, é claro! O recurso – que a instituição pode optar por habilitar ou não – permite que os colaboradores conversem individualmente ou em grupos, como por exemplo: “Grupo do Adm/Financeiro”, “Grupo dos Professores do Ensino Fundamental”, “Grupo dos Professores do Ensino Médio”, etc.
Essa opção fica completamente separada da parte de comunicados enviados pela escola (Clips), e serve para que haja mais agilidade nas comunicações necessárias entre as equipes, evitando deslocamentos pelos corredores e contribuindo para o aumento da produtividade.
A instituição de ensino, mesmo nesses momentos, não perde o controle da comunicação interna, pois pode monitorá-la. É bem simples. Basta atribuir esse poder a um colaborador específico, e ele fará esse monitoramento em nome da escola.
Finalizando
Você viu como a comunicação interna de uma escola pode ser bem organizada e eficiente? Com as interações estruturadas dessa maneira, a escola consegue controlar todo o fluxo de comunicação e eliminar ruídos de informação, que muitas vezes causam desentendimentos e retrabalho.
Naturalmente, uma comunicação interna de excelência também contribui para o aumento da produtividade, pois as atividades que demandam esforços conjuntos entre as equipes são feitas de forma mais assertiva, e os colaboradores não precisam ficar perambulando por toda a escola para conseguir falar uns com os outros.
Só vantagem, não é? Que tal marcar uma conversa para saber mais sobre o Módulo de Comunicação Interna ClipEscola? Basta você solicitar contato por aqui.
Leia mais
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– Comunicação escolar 360°: todos interligados por um só canal
Agora você já sabe como funciona o módulo de comunicação interna da ClipEscola. Não deixe de proporcionar essa incrível experiência ao seu público interno!
