Quem tem escola particular sabe o problema que a inadimplência representa para a saúde financeira da instituição. Se você acompanha este blog, sabe que já trouxemos vários artigos com dicas para o enfrentamento dessa dor de forma preventiva e reativa. No post de hoje, porém, vamos a algo mais específico: a parte de negociação direta com os pais. Aqui te daremos algumas dicas para negociar mensalidades atrasadas e obter o melhor resultado possível para a escola. Vamos lá?
1. Crie uma lista de ações para cada tipo de situação
Na hora de negociar mensalidades em atraso, não improvise! Não adianta conversar com os responsáveis e decidir lá na hora o que vai fazer. É importante que a sua escola trabalhe com mais planejamento, ou seja, que mapeie ações previamente para cada tipo de situação de inadimplência.
Há ao menos dois grandes grupos de inadimplentes: os contumazes e os ocasionais. Pode haver também na sua escola aqueles pais que nunca atrasaram as mensalidades, mas que de uma hora para a outra começaram a fazer isso por alguma situação que a instituição desconhece. Nesse terceiro caso, a situação pode ser uma perda de emprego ou alguma outra que causou uma mudança na renda da família.
Em todos esses casos, se o inadimplente solicitou ou aceitou um convite da escola para negociar mensalidades em atraso, é porque a inadimplência não aconteceu por esquecimento. Tendo isso em mente, prepare uma lista com ações para cada situação de inadimplência que conseguir mapear. Assim, na hora da negociação com os pais, as soluções oferecidas serão mais assertivas, pois foram planejadas, e não improvisadas.
2. Ressalte a necessidade de manutenção da qualidade da escola
Na hora da negociação, é importante que os pais tenham a certeza de que manter os filhos na sua escola é um bom investimento. Quando existe essa consciência, é mais fácil que os responsáveis priorizem a educação de qualidade em detrimento de outros gastos da família que não são essenciais.
Então, antes de chegar na negociação de valores e parcelamentos, ressalte aos pais todos os diferenciais da escola, tais como: professores de alto nível, com tais, tais e tais títulos; laboratórios; quadras esportivas; espaço maker/robótica ou outro; tecnologias educacionais e de comunicação; biblioteca com títulos tais; auditório etc. É válido até abrir os custos mensais que a instituição tem com a manutenção de tudo isso e vincular essa qualidade com número de aprovações no vestibular; cases de ex-alunos bem-sucedidos etc.
É claro que por mais que os pais vejam a qualidade da escola, eles não conseguirão pagar as mensalidades normais e os débitos atrasados se estiverem em uma situação financeira difícil. Porém, essa conscientização ajudará a instituição de ensino a não descer tanto nas concessões.
Vou te explicar. Alguns responsáveis chegam na instituição com três possibilidades na cabeça: a A, a B e a C. O primeiro valor que dirão à escola que é o que eles conseguem pagar não necessariamente será o que eles realmente conseguem. Pode ser que cortando outras despesas eles tenham condições de pegar um pouco mais, e é aí que entra o impacto da conscientização que conversamos. Então, a dica é: nunca pule para a negociação de preços sem mostrar antes o valor da escola!
3. Parcele débitos atrasados de forma que seja viável aos pais
Na hora de negociar mensalidades atrasadas, é necessário chegar a um ponto de equilíbrio. Se a sua escola quer receber os débitos que estão atrasados, não adiantará nada parcelá-los em poucas vezes e tornar o valor final que os responsáveis precisam pagar por mês – composto pela mensalidade corrente + a parcela – algo impossível de caber no bolso deles.
Afinal, os pais sabem que se eles não pagarem mais nenhuma mensalidade, a sua escola ainda assim não poderá expulsar o filho deles e nem prejudicá-lo de nenhuma forma. Eles sabem que a sua instituição terá que manter a criança lá ao menos até o final do ano letivo, sem nenhum prejuízo educacional e sem nenhuma recusa quanto aos documentos de transferência para outra instituição ao final do ano. Então, a noção disso é o primeiro ponto aqui.
Se os pais deixaram acumular algumas mensalidades, provavelmente o valor é alto para eles. Se tiverem que pagar a mensalidade e mais o valor de uma parcela alta, provavelmente eles não pagarão, e a sua instituição não receberá nem as mensalidades passadas e nem as futuras. Então, tente chegar em um número de parcelas que deixe a dívida mais diluída e que não acabe impedindo que os pais paguem a mensalidade corrente.
O ideal, é claro, é que todos os débitos se findem até o final do ano letivo, para que não haja nenhuma dívida no momento da rematrícula. Porém, se já estiver muito perto de o ano acabar, pode ser que isso não seja possível. Então, melhor parcelar mais e correr o risco de não receber tudo do que parcelar menos e não receber nada, não acha?
4. Ofereça descontos por períodos determinados
Vamos supor que algum pai que era um bom pagador passou por alguma turbulência financeira e começou a atrasar mensalidades. Mesmo sabendo que sua situação financeira “voltará aos trilhos”, ele pode acabar tirando os filhos da escola antes disso. Afinal, há perfis de pessoas que sentem muito constrangimento por não conseguir honrar com as dívidas. Então, nesse caso, a sua escola pode perder um bom pagador de anos por causa de uma situação que é temporária.
Quando a sua instituição identificar que a inadimplência se encaixa nesse tipo de situação, use a estratégia deste tópico na hora de negociar mensalidades. Nesse caso, não estamos falando das atrasadas, mas das futuras, para que elas não virem inadimplências. É possível, por exemplo, conceder descontos por um período fechado de tempo, permitindo que esse responsável tenha condições de pagar as mensalidades enquanto se restabelece financeiramente.
Com relação às atrasadas, elas podem ser bem parceladas e agrupadas com a mensalidade corrente que recebeu desconto. É possível também parcelar, mas com o pagamento da primeira parcela apenas após determinado período acordado, para dar o “timing” necessário para essa turbulência financeira passar.
5. Minimize prejuízos em casos mais críticos
Há casos bem críticos de inadimplentes. São pais que realmente não conseguem mais pagar as mensalidades por motivos que não são temporários, e acabam acumulando uma bola de neve de dívidas que fica maior a cada mês. Entre eles há aqueles que já parcelaram e reparcelaram a dívida com a escola, mas acabam não conseguindo cumprir com o que foi acordado por muito tempo.
Simplesmente cobrar as dívidas ou oferecer novos parcelamentos nesses casos não resolve muito as coisas. Afinal, são pais que não têm mais o poder aquisitivo necessário para ter os filhos matriculados em uma escola com esse valor de mensalidade. Mesmo assim, a instituição precisa ficar com a criança matriculada até o final do ano letivo, como determina a lei, estando ou não estando recebendo o pagamento das mensalidades.
Tendo esse cenário em mente, a ação desse tópico tem a finalidade de minimizar prejuízos na hora de negociar mensalidades atrasadas. O que a escola pode fazer nesse sentido é, em primeiro lugar, pensar nas mensalidades futuras que precisam ser pagas até a conclusão do ano letivo. Nesse caso, para que elas não entrem no “bolo” de dívidas atrasadas, uma opção é oferecer um valor bem reduzido, algo do tipo “melhor isso do que nada”, entendeu? Isso só até a criança concluir o ano.
As mensalidades atrasadas são um outro problema. Se a sua escola fizer o que falamos acima, de reduzir bastante as mensalidades futuras, pode ser que parcelando bem os débitos atrasados e agrupando-os com as próximas mensalidades, o valor total fique algo “pagável” para esse inadimplente. Uma outra opção é oferecer um descontão bem generoso para a quitação total, pois assim o devedor pode achar vantajoso pegar um empréstimo com parentes para quitar.
É claro que na situação deste tópico, o objetivo é apenas minimizar prejuízos, pois eles são algo certo. Então, a escola não terá o lucro necessário nesse caso, mas terá prejuízos menores, pois é um caminho para que esse devedor pague alguma coisa em vez de não pagar nada. Já para o devedor, que teria o filho matriculado na sua escola até o final do ano letivo de qualquer forma, a vantagem de pagar o valor acordado é não ter o nome inscrito no SPC e nem a dívida cobrada judicialmente.
6. Vincule descontos ao pagamento em dia
Sempre que uma negociação de mensalidades atrasadas incluir a concessão de descontos, vincule-os ao pagamento em dia. Assim, os pais terão uma boa motivação para não esquecer e não atrasar a quitação, pois sempre que pagarem fora da data, automaticamente o valor da mensalidade ou da parcela da dívida será o sem desconto.
É importante aqui não abrir exceções. Se os responsáveis não pagarem até o dia do vencimento e ligarem para a escola pedindo uma via atualizada com nova data para que possam pagar com o desconto, o ideal é que isso não seja concedido. Do contrário, eles saberão que todo mês, caso não paguem até o vencimento, bastará entrar em contato com a escola e pedir uma nova via. Então, a estratégia perde o sentido.
7. Conte com assistente de cobranças
Após negociar as mensalidades atrasadas com os pais, é importante garantir que o acordo tenha o máximo de chances de ser cumprido. Nesse sentido, há facilidades tecnológicas que podem fazer a diferença. Se a escola tiver um assistente de cobranças, por exemplo, ele trará uma série de possibilidades.
Um recurso importante do assistente de cobranças é o agrupamento de boletos. Com ele, as parcelas dos débitos atrasados que foram negociados poderão ser agrupadas com a mensalidade corrente, garantindo que quando uma coisa for paga, a outra também será.
Outra função importante do assistente de cobranças são os lembretes automáticos. Sempre que o boleto estiver liberado para o pagamento, os pais serão notificados disso no app do celular e poderão efetuar a quitação por ali mesmo. A escola conseguirá saber quem recebeu e quem conferiu as notificações. Então, desculpas como “não vi”, “não recebi” não têm mais espaço!
Conheça o ClipPag
Você sabia que a ClipEscola tem um robusto assistente de recebimentos e cobranças? Sim!!! Ele se chama ClipPag e traz todas as possibilidades que conversamos aqui e muito mais! Por ele é possível agrupar boletos, enviar notificações de cobranças automáticas, receber boletos, realizar o pagamento dentro do próprio app e uma série de possibilidades que você pode conferir neste infográfico. Com certeza será uma mão na roda para a equipe financeira da sua escola!
Leia mais
– Dicas de ouro para reduzir a inadimplência na sua escola
– 10 perguntas e respostas sobre o ClipPag
Espero que essas dicas para negociar mensalidades atrasadas ajudem a sua escola no enfrentamento da inadimplência. Se precisar de uma mãozinha da tecnologia, estamos bem aqui!
