Quando pensamos em empresas bem-sucedidas, logo nos vem à mente companhias de grande porte e com lucros milionários. No entanto, não pensamos nos fatores que constroem esses resultados. Qual é o estilo de gestão? Qual a cultura organizacional? Como a empresa utiliza a tecnologia? Há uma comunicação eficiente? Informações cruciais para avaliarmos os possíveis fatores de sucesso.
Em um cenário altamente competitivo, no qual as escolas precisam se atualizar e manter diferenciais, é necessário que o gestor esteja atento à eficiência dos processos realizados pela equipe. A comunicação revelou-se um instrumento administrativo poderosíssimo para os negócios. Por isso, compreender a importância dela é algo tão necessário quanto identificar as formas certas para aplicá-la.
A comunicação está em tudo que realizamos, e comunicar-se de forma eficaz é algo essencial em um ambiente escolar, aonde pequenas situações quando transmitidas de maneira equivocada podem gerar grandes transtornos. Pensando nisso, você já se perguntou como está a comunicação na sua instituição de ensino?
Hoje o meio mais utilizado pelas escolas é a tradicional agenda escolar. Nela estão centralizadas todas as informações do aluno, incluindo atividades pedagógicas, comunicados da administração e convites para reuniões e eventos do calendário escolar.
Você com certeza já deve ter se deparado com alguma dessas situações: o aluno escondeu ou perdeu o “bilhete” enviado aos pais; os responsáveis não verificaram a agenda e acabaram não assinando a autorização para aquela atividade externa; ou até mesmo casos de pais divorciados, aonde somente um deles tem acesso aos comunicados e exclui o outro da vida escolar do aluno.
Então, como evitar ruídos como esses na comunicação entre escola e responsáveis?
A primeira escolha é o meio por onde a comunicação vai fluir. O uso de um canal adequado é primordial para prevenir situações como as citadas acima e também estabelecer uma troca clara e segura das informações. A escola precisa saber quais são os melhores meios para se comunicar com os pais e responsáveis de forma ágil, prática e segura.
Os pais querem ferramentas que os aproxime da rotina escolar dos filhos, não apenas algo que os mantenha informados de forma passiva, a exemplo dos tradicionais ‘portais’, nos quais os pais precisam acessar o site e buscar o que precisam. A velocidade é fundamental nesse processo, porque o fato de o usuário ter que ir em busca da informação já aumenta as chances de ele desistir antes mesmo de começar.
Segundo o Google, em 2017 62% de brasileiros já possuíam smartphones, um “computador de mão” que torna o acesso à informação simples e rápido. Assim, empresas e marcas já entenderam que aproveitar esse meio de comunicação com o público é essencial. Na era da informação e transformação digital em que vivemos, as tecnologias mobile são sim uma base para viabilizar uma comunicação mais eficiente.
Comunicação eficiente = aumento de produtividade
Em uma escola com 30 alunos por turma, a equipe pedagógica pode gastar em torno de 30 horas por mês administrando as agendas dos alunos. E mesmo investindo todo esse tempo, ainda são recorrentes as ligações de pais em dúvida sobre assuntos já citados em comunicados enviados. Você sabia que se os professores que hoje realizam essas atividades utilizassem uma ferramenta de comunicação eficaz, que permitisse o envio automático desses recados, eles reduziriam em até 90% o tempo gasto com essa função? Sim, é possível ganhar até 27 horas por mês da sua equipe pedagógica ao investir em um meio de comunicação mais eficiente.
É natural que ao propor mudanças o gestor encontre certa resistência da equipe. Defensora da inovação como meio para melhorar os processos do dia a dia, a diretora do Colégio Planeta Feliz, Deise Burigo, conta como foi sua experiência após esse período de adaptação com a nova ferramenta – “O trabalho com o ClipEscola facilitou bastante a parte do contato da coordenação, da secretaria e do próprio professor com os pais. Antes nós tínhamos que emitir bilhetes, imprimir e dar aos professores para que eles colassem na agenda. E agora, com o ClipEscola, em segundos a gente consegue atingir a todos os pais.”
A diretora Lélia Gamba, do Colégio Criativo, também nos contou mais sobre sua experiência ao apresentar o ClipEscola para a sua equipe pedagógica e como foi o período de adaptação ao uso da solução. Confira o vídeo.
Investir em meios que aumentem a eficácia da comunicação dentro da comunidade escolar é o primeiro passo para a escola se destacar no mercado e alcançar resultados significativos. Cabe ao gestor escolar driblar o medo de mudança que a sua equipe possa ter e elevar a escola a um patamar de empresa de sucesso alinhada com as expectativas de seu público-alvo.
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