A sua escola aproveita o potencial da tecnologia para tornar os processos mais ágeis, eficientes e menos manuais? Usa-a para tirar os profissionais de tarefas repetitivas e enfadonhas e deixá-los livres para atividades mais estratégicas e criativas? Não??? Então… precisamos conversar! Você sabia que a Clip tem várias possibilidades de otimização e automatização de processos escolares? Vem comigo que eu te mostro!
Captação de Alunos
A captação de alunos é um processo vital para as escolas, certo? Saiba que ele pode ficar muito mais eficiente, ágil e menos trabalhoso com duas de nossas funcionalidades: a Agenda Digital Omnichannel e o CRM de Captação de Matrículas.
Agenda Digital Omnichannel
Vamos por partes. Primeiro, vou te explicar o papel da Agenda Digital Omnichannel nisso. Acontece que essa super tecnologia simplesmente puxa de forma automática todas as mensagens enviadas para os canais da escola – como Aplicativo, Chat do site, WhatsApp, Instagram e Facebook – e as centraliza em um único local, para que possam ser gerenciadas com mais facilidade.
Tudo vai direto para a Agenda de Recados, e cada mensagem já vem organizada por ordem de chegada. Quando a instituição as responde, as respostas vão direto para o canal utilizado para o contato original. Quem as recebe nem se dá conta de que o gerenciamento da comunicação está acontecendo a partir de outra plataforma.
Sabe o que isso tem a ver com captação? Tudo, né?! Afinal, boa parte das pessoas que procura a escola por esses múltiplos canais está interessada em matrícula. Então, conseguir centralizar toda essa comunicação em uma só tela otimiza o processo, reduzindo o tempo de resposta, o empenho necessário para essa tarefa e aumentando a efetividade.
Inclusive, é possível fazer um filtro para direcionar cada público que entra em contato com a instituição para uma categoria específica. Assim, se um visitante falar com a escola e ele não estiver cadastrado na plataforma como pai de aluno atual, pode ser direcionado automaticamente para o atendimento da equipe de vendas, otimizando ainda mais o processo.
Além de tudo, se a instituição receber mensagens fora do horário de funcionamento, é possível configurar respostas automáticas para elas, para não deixar o potencial cliente “no vácuo”. Olha só um exemplo:
Mensagem: “Olá! Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta das X horas às X horas. Deixe o seu recado e nós te retornaremos o mais breve possível 😀”.
Viu que legal? Solicite mais informações sobre a Agenda Digital Omnichannel por aqui.
CRM de Captação de Matrículas
Agora eu vou te explicar como o CRM de Captação de Matrículas da Clip proporciona otimização e automatização de processos na parte de captação de alunos. Para começar, esse módulo pode ser integrado com o da Agenda Digital Omnichannel. Então, potenciais clientes que procurarem a escola pelos múltiplos canais que ela possui podem ser colocados em fluxos de automação.
Sabe para que eles servem? Para cultivar o relacionamento com o público, nutrindo-o com informações relevantes até que ele amadureça a sua intenção de matrícula. Assim, esse potencial cliente é conduzido gradualmente até a etapa do fechamento.
O CRM da Clip é estruturado na forma de um funil de vendas. Ele traz três etapas já definidas: nutrição, proposta e contrato. Elas podem ser personalizadas, caso a escola deseje.
Em cada etapa é possível configurar uma sequência de recados para envio automático ao público dentro de intervalos personalizados de tempo. Veja alguns exemplos do que pode ser enviado:
- Nutrição – depoimentos de pais e alunos; vídeo institucional da escola; fotos da estrutura; tour virtual gravado; informações gerais sobre a escola e o método que ela utiliza; proposta pedagógica etc.
- Proposta – informações sobre valores; descontos; bolsas de estudo etc.
- Contrato – contrato; lista de documentos necessários para a matrícula e instruções para a coleta da assinatura e pagamento da taxa de matrícula.
Esse funil, uma vez estruturado, funciona de forma automática, permitindo que a escola possa fazer um processo escalável de captação de alunos. Solicite mais informações por aqui.
Segurança Escolar
Os processos relacionados à segurança escolar são da mais alta relevância, concorda? Há duas funcionalidades da ClipEscola que contribuem para eles e ainda conseguem deixá-los mais otimizados e automatizados. São elas: módulo Entrada e Saída e Carteirinha do Estudante.
Entrada e Saída
A funcionalidade Entrada e Saída possui vários recursos em seu “guarda-chuva”. Eles deixam tudo mais seguro, ágil e eficiente. Veja:
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Estou Chegando
Com o Estou Chegando, a escola consegue otimizar toda a parte de entradas e saídas, acabando com o caos no trânsito nesses horários e permitindo que a instituição tenha mais controle na hora de entregar uma criança ao seu responsável.
O recurso fica sincronizado com o GPS do celular dos pais e monitora a aproximação deles em relação à escola. Então, quando eles saem de casa, clicam em um botão para informar que já estão a caminho. O colaborador da instituição monitora essa aproximação e prepara a liberação do aluno quando seu responsável já estiver chegando.
Se ele vier de carro, o colaborador consegue até verificar se o veículo que chegou é o mesmo modelo que foi informado no app e se a placa confere. Assim, além de o processo ficar muito ágil, a segurança de que a criança está sendo levada pela pessoa certa é total.
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Integração com catracas
A sua escola possui catracas ou outros dispositivos de registro de entrada? Sim? Então saiba que é possível notificar os responsáveis automaticamente sempre que o aluno entrar ou sair da escola! Para isso, basta utilizar o recurso de integração com catracas.
É uma ótima, né? Os pais ficam muito mais tranquilos quando recebem essas notificações no celular. Isso também mostra que a instituição tem mais controle sobre quem entra e sai, o que aumenta a sensação de segurança.
Tem mais, tá? Essa integração também gera um histórico automático de todas as entradas e saídas do aluno. Os pais conseguem fazer a conferência desses dados pelo aplicativo sempre que quiserem. Muito legal, não acha?
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Autorização para terceiros
Você sabe que autorizar um terceiro para buscar a criança na escola normalmente é algo bastante burocrático, né? O recurso de autorização para terceiros otimiza todo esse processo e ainda aumenta a segurança!
Os pais só precisam cadastrar a pessoa autorizada no aplicativo, informando dados como nome, CPF, e-mail, celular, relação com a criança e foto. A escola recebe essas informações automaticamente, o que permite que ela possa entregar o aluno para a pessoa indicada mesmo quando essa autorização for de última hora.
Muito prático, né? Dá para eliminar uma série de processos, facilitar a vida de todos os envolvidos e ainda deixar tudo mais seguro, pois o colaborador que entregará a criança tem todos os dados necessários bem na palma da mão.
Os pais ainda conseguem definir se a autorização que deram é temporária (só para aquele dia) ou permanente (sem data de expiração), e também podem retirar as autorizações ativas quando bem entenderem. Vai dizer que a tecnologia não é uma maravilha?
Carteirinha do Estudante
A outra funcionalidade da Clip que ajuda muito a otimizar os processos de segurança é a Carteirinha do Estudante. Ela é digital, possui QR Code e fica dentro do aplicativo. Tanto os alunos quanto os responsáveis por eles conseguem acessá-la.
Com o recurso, a escola pode controlar facilmente quem entra e quem sai da instituição, e a um baixo custo. Basta que use um leitor de QR Code para ler a carteirinha. E se quiser integrar esse registro ao módulo de Entrada e Saída – para poder notificar os pais e gerar um histórico – só precisará, além do leitor, de uma TV Box e de um monitor.
A carteirinha do estudante pode ser usada até mesmo pelos responsáveis, caso eles precisem entrar na instituição por algum motivo. Dessa forma, a escola pode barrar a entrada de qualquer um que não apresentar a carteirinha, o que aumenta muito o fator segurança.
Desempenho Acadêmico
Sabia que os recursos da Clip também permitem fazer a otimização e a automatização de processos ligados ao desempenho acadêmico do aluno? Sim senhor! Para isso, temos a funcionalidade de Pareceres e a integração com o sistema de gestão.
Pareceres
Se a sua escola quer enviar informações sobre o dia a dia do aluno aos pais, bem como as notas e o boletim, e tudo isso sem demandar um grande consumo de tempo produtivo dos professores, a funcionalidade de Pareceres é exatamente o que você precisa! Ela traz templates de rápido preenchimento, como por exemplo:
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Diário da Criança
Com o Diário da Criança / Diário do Bebê, é muito prático enviar informações sobre a rotina dos pequenos diariamente. Isso porque esse tipo de template traz campos configurados previamente, como por exemplo:
– Café da Manhã (Comeu / Não comeu / Comeu metade)
– Almoço (Comeu / Não comeu / Comeu metade)
– Sono (Dormiu / Não dormiu)
– Evacuou (Sim/Não)
– Observações (Campo aberto)
No template, o nome de cada aluno corresponde a uma linha, e o professor só precisa escolher uma das opções de resposta para cada campo. Depois, é só fazer o disparo massivo!
Bem prático, né? Tudo é feito em questão de minutos. Ahhh… e nem precisa se preocupar, viu? Embora o template tenha o nome de todos os alunos da turma, na hora do disparo, cada pai só receberá as informações relativas ao filho dele.
Para que você possa visualizar o que estou falando, que tal assistir a um vídeo curtinho sobre o Diário da Criança? Olha só:
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Relatórios semanais
Outro tipo de parecer são os relatórios semanais. Eles podem trazer informações como: conteúdos trabalhados na semana, tarefas para casa, comunicados e ocorrências. A lógica é a mesma da do Diário da Criança: tudo é preenchido rapidamente no template, o disparo é massivo, mas o recebimento das informações ocorre de maneira individualizada.
Recursos como esse ajudam a otimizar o tempo de aula, pois informações que o professor normalmente teria que anotar na agenda de papel podem ser preenchidas e enviadas em poucos cliques. Mais rápido e prático impossível, né?
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Notas parciais
As notas parciais também podem ser enviadas aos pais com a mesma agilidade dos envios anteriores. Basta que o professor use um template para preencher a nota de cada aluno e efetuar o disparo massivo. Como você já sabe, cada pai só receberá a nota correspondente ao filho dele. Então, só tem vantagens nesse processo, né?
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Boletim
Sim, temos templates para boletins também! Esse tipo de template pode ser preenchido pelos professores de forma coletiva. É bem fácil! Basta que cada um vá lá, preencha as notas das médias correspondentes à sua disciplina e arquive o documento. O último a editá-lo pode clicar no botão “Enviar” para fazer o disparo massivo. Então, cada pai receberá o boletim do seu filho. Viu? Te falei que era fácil!
Integração com o sistema de gestão
Você viu que enviar notas parciais e boletim aos pais pela funcionalidade de Pareceres é molezinha, né? O trabalho fica bem otimizado. Mais prático do que isso só se a sua escola tiver um sistema de gestão integrado à ClipEscola. Nesse caso, temos a vantagem da automatização!
Sabe como funciona? As notas que a sua escola lança lá no sistema já chegam automaticamente nas mãos dos pais pela agenda digital, sem a necessidade de nenhuma outra função. Não é preciso importar ou exportar nada e nem preencher esses dados em dois lugares. Com o boletim, é a mesma coisa.
Você percebe como isso otimiza o tempo produtivo dos professores? Quanto menos esforços com tarefas manuais, maior é o tempo que sobra para ser utilizado com funções mais importantes, como o ensino. Bendita tecnologia, né?
Controle de Cobranças
Processos financeiros otimizados e automatizados contribuem para a eficiência nos resultados e reduzem as chances de falhas. Na Clip, temos um robusto assistente de cobranças que pode ajudar muito nessa questão: o ClipPag.
ClipPag
O ClipPag otimiza todo o processo de recebimentos. Os títulos de mensalidades, taxas de passeio, cantina, eventos, entre outras, chegam até o responsável financeiro bem na palma da mão. Ele consegue acessá-los e quitá-los pelo app em questão de segundos, com a maior comodidade, seja por boleto, cartão de crédito ou pix.
Já na parte de cobranças, o ClipPag não apenas otimiza, como também automatiza todo o processo! Temos uma régua de cobranças automatizada que traz uma sequência de notificações. Elas são acionadas por gatilhos específicos previamente definidos e enviadas dentro de intervalos personalizados de tempo.
Por exemplo, a instituição pode definir que a primeira notificação seja disparada X dias antes do vencimento do boleto, lembrando ao pai que o título já está disponível para quitação. Quando ele vencer, caso não tenha sido quitado, pode ser disparada uma outra notificação. Conforme vá aumentando a quantidade de dias de atraso, esse responsável vai recebendo mais mensagens de cobrança automáticas.
A escola pode configurar toda essa sequência de notificações de cobrança dentro da plataforma, definindo qual é o gatilho de cada uma (ex: X dias de atraso) e qual é a mensagem que o responsável financeiro deve receber. O ClipPag já traz gatilhos e mensagens definidas por padrão, mas a escola pode editar esses campos, deixando a régua de cobrança mais aderente à sua linguagem.
Uma vez configurada, ela trabalha sozinha, sem necessidade de nenhuma intervenção humana. Com isso, é possível escalar o processo de cobrança de inadimplentes e otimizar o tempo produtivo da equipe financeira, destinando-o a tarefas mais estratégicas.
Outra grande vantagem do ClipPag é a possibilidade de previsibilidade de caixa. Como é possível emitir de uma vez os títulos do ano inteiro, a escola consegue acompanhar o que está previsto para entrar no mês, no semestre e no ano. Dessa forma, pode usar essa informação para planejar os seus investimentos. Saiba mais sobre o ClipPag por aqui.
Comunicação Interna
A comunicação interna das escolas muitas vezes não segue um processo estruturado, não é verdade? Mas é possível mudar isso, otimizando as rotinas e tornando-as mais eficientes. Conte com o Módulo de Comunicação Interna da ClipEscola para te ajudar com isso!
Módulo de Comunicação Interna
O Módulo de Comunicação Interna da Clip funciona exatamente como a Agenda Digital, mas em vez de a comunicação ser voltada para os pais e responsáveis, ela é voltada para os colaboradores e fornecedores. A escola configura toda uma estrutura de hierarquias, categorias e poderes, o que permite uma otimização da comunicação interna em todos os níveis.
O calendário interno, por exemplo, pode ser todo automatizado. Para isso, basta que a escola lance as datas de feriados, reuniões, eventos, férias, entre outras, e já deixe os disparos das notificações de lembrete programados para o semestre, ou até para o ano inteiro.
O RH também pode aproveitar o Módulo de Comunicação Interna para otimizar suas funções. Os holetites dos colaboradores, por exemplo, podem ser enviados usando templates de rápido preenchimento.
Esse processo funciona da mesma forma que os Pareceres. O nome de cada colaborador fica em uma linha, e o profissional do RH cola os links dos holerites na linha correspondente a cada colaborador. Então, pode fazer um disparo massivo, e cada colaborador receberá o seu holerite de forma individual.
Outra possibilidade é realizar o envio automático por meio de integração. É muito simples, basta integrar o sistema que faz a emissão dos holerites com a ClipEscola. Então, quando eles forem colocados dentro de uma pasta específica, serão encaminhados diretamente aos colaboradores!
Quanto mais facilidade para o dia a dia, mais produtividade, você não acha? Assim, a mesma quantidade de colaboradores consegue desempenhar um número maior de funções, pois sobra tempo. Além de tudo, o retrabalho e as falhas caem drasticamente. Saiba mais sobre o módulo de comunicação interna por aqui.
Documentos
Um outro processo bem comum nas escolas é o de envio e recebimento de diversos tipos de documentos dos pais. Quando esses documentos são contratos, há ainda o recolhimento da assinatura. Por isso que agora você vai ver como otimizar tudo isso com a ClipEscola!
Envio de documentos já existentes e novos
Quando a sua escola quer entregar qualquer tipo de documento aos pais, é muito mais fácil fazê-lo por agenda digital do que realizar a entrega em mãos, concorda? A agenda da Clip suporta vários formatos de documentos. Nós temos a tecnologia de armazenamento em nuvem, então, mesmo que o arquivo seja pesado, você conseguirá enviá-lo tranquilamente, e sem consumo de memória. Basta fazer o upload!
Se você quiser criar um documento dentro da própria ClipEscola, isso é possível também! Basta escolher um template da nossa biblioteca, editá-lo e fechá-lo. O salvamento é automático. Depois, basta enviá-lo aos pais.
Tem mais, tá? Com a agenda da Clip, você não apenas consegue enviar qualquer documento, como também pode fazê-lo de forma massiva. Com apenas um disparo, você envia o documento para todos os pais da turma, da série ou do colégio. Baita otimização, hein?
Recebimento de documentos
Se o que a escola quer é receber documentos dos pais, isso também fica muito mais fácil pela agenda digital. A instituição pode solicitá-los individualmente, para casos específicos, ou de forma massiva, para casos gerais.
Para isso, basta enviar um Clip (recadinho digital) solicitando os documentos aos pais e habilitar para que esse Clip permita resposta. Então, esse único recado de solicitação é disparado massivamente a todos os responsáveis, e eles já o respondem enviando os documentos. Simples, prático e eficiente, não acha?
Contrato e assinatura digital
Se o documento em questão é um contrato, conseguimos otimizar muito as coisas para você! O contrato pode ser todo preparado dentro da plataforma da Clip, com o módulo de contrato e assinatura digital. No documento, há informações que são particulares de cada aluno e responsável, certo? Mas isso não significa que você tenha que preencher todas elas “na mão”.
Muitas informações do contrato já podem ser puxadas diretamente do cadastro dos pais na agenda digital. Caso a sua escola possua um sistema de gestão integrado à Clip, os dados podem ser puxados dele também. Outras informações necessárias podem ser preenchidas em um template, para agilizar as coisas (funciona como em Pareceres). Então, esses dados vão direto para o contrato de cada pai.
O envio dos contratos é feito de forma massiva, e eles já vão com a opção de assinatura digital. Os pais conseguem assinar o contrato em questão de segundos, e como a assinatura digital possui validade jurídica, isso significa que não é necessário fazer mais nenhuma outra ação. A parceria já está firmada e validada juridicamente! Solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Otimização operacional: o que é e como contribui para os processos escolares
– Contratos escolares: como eles trazem agilidade às rotinas
Você viu como as tarefas do dia a dia podem ficar mais ágeis e eficientes com a otimização e a automatização de processos escolares? Conte com a Clip para te ajudar com isso!
