A sua escola está plenamente satisfeita com a eficiência de todos os processos internos, com o tempo produtivo que atualmente é empregado neles e com os custos que eles acarretam? Se você acredita que há oportunidades de melhoria, este artigo é para você! Nele vamos falar sobre otimização operacional e como isso pode contribuir com os processos da sua escola.
O que é otimização operacional?
Otimização operacional nada mais é do que o emprego de ações que visem criar condições mais favoráveis para a realização de processos relativos às operações internas da instituição. Dessa forma, pretende-se obter mais assertividade e organização, reduzir o retrabalho e conseguir resultados maiores com um esforço menor.
Como descobrir que processos precisam de otimização operacional?
Para a sua escola conseguir fazer uma otimização operacional bem estratégica, o ideal é que mapeie todos os processos de todas as áreas da instituição e analise os resultados x esforços x custos. Se você identificar que algo não está saindo como deveria, ou que está bom, mas poderia ficar melhor, a questão é detectar onde há gargalos nos processos.
Descobrindo os gargalos, o próximo passo é pensar em ações para eliminá-los e fazer os processos fluírem da melhor forma possível. Como muitos deles possuem interconexões, cada processo otimizado traz efeitos que são sentidos em toda a cadeia operacional da escola. Assim, passo por passo, a instituição vai aumentando a eficiência de sua gestão.
Quais ações podem contribuir para a otimização operacional em uma escola?
Como eu mencionei no tópico anterior, o ideal é que a sua escola faça um mapeamento dos processos para verificar o que precisa de otimização. Porém, vamos te dar algumas ideias de ações aqui que contribuem para a otimização operacional de qualquer escola. Veja:
Contratos em nuvem
Nos processos de matrículas e rematrículas de uma escola, sempre há a parte dos contratos. Na maneira tradicional, os contratos são firmados e assinados fisicamente e posteriormente armazenados em espaços físicos da estrutura da escola. Esse processo, porém, apresenta alguns problemas:
- Espaço: ao longo dos anos, a papelada proveniente dos contatos escolares vai requerendo cada vez mais espaço de armazenamento. Conforme a escola vai crescendo, aumentando o número de alunos e a sua longevidade, mais e mais espaço precisa ser disponibilizado na estrutura da instituição para esse fim.
- Organização: em meio a uma enorme quantidade de contratos, pode ficar difícil de a escola conseguir manter uma boa organização e localizar um contrato específico rapidamente quando é necessário.
- Custos: resmas de folha, toners de tinta e grampos possuem um custo que, nos dias de hoje, pode ser facilmente eliminado pela tecnologia. Pode parecer pouco, mas cada contrato tem um certo número de páginas e ao menos duas cópias. Multiplique isso pela quantidade de alunos x os anos em que eles ficam na escola. É um bom número de contratos, e certamente um custo que a escola não precisa ter.
- Conservação: contratos físicos sofrem a ação do tempo. Eles são comidos por traças, pegam umidade e estão à mercê de acidentes e catástrofes naturais, como incêndios e alagamentos. Esse é um risco que não é necessário.
- Praticidade: contratos físicos requerem assinaturas físicas. Para obtê-las, a escola acaba necessitando que os pais se desloquem até ela, algo que não é nada prático nos dias corridos em que vivemos. Atualmente os pais estão acostumados a ter mais comodidade do que isso em tudo o que fazem.
Como você pode ver, a otimização operacional pode ser aplicada a contratos de matrículas e rematrículas. Há uma enorme oportunidade de melhoria nesse processo quando ele ainda é feito de forma física na escola. Uma ação que eliminaria todos os gargalos que observamos seria a substituição do contrato físico pelo digital com armazenamento em nuvem.
É claro que um contrato digital também pressupõe o uso de assinatura digital com validade jurídica. Por isso, essa otimização operacional requer a contratação de plataforma que traga essa possibilidade. Há soluções que concentram em si todas as etapas do processo:
- Envio de contratos digitais aos pais
- Recolhimento de assinatura digital com validade jurídica
- Armazenamento dos contratos em nuvem
- Organização dos contratos por série e turma em pastas virtuais
Como você pode ver, essa é uma otimização operacional que elimina uma série de gargalos: o problema de espaço físico para armazenamento acaba; a organização é sem igual, pois os contratos podem até ser localizados rapidamente por meio de filtros; os custos de contratação de uma plataforma são menores do que os gerados pelos insumos físicos; o risco de má conservação acaba; e a praticidade dos pais é enorme, pois eles não precisam mais se deslocar para efetuar a assinatura.
Se você quiser conhecer a solução que possui assinatura digital com validade jurídica e que concentra todas as etapas do processo, solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Contratos digitais: como usá-los para matrículas e rematrículas
– 5 coisas sobre a assinatura digital que você precisa saber
Comunicação Digital
Há escolas que ainda realizam a comunicação escolar por meio de agenda física. Esse processo também apresenta alguns problemas:
- Efetividade: na correria do dia a dia, é comum que os pais esqueçam de conferir a agenda quando chegam em casa à noite. Colabora para isso o fato de que, hoje em dia, ninguém mais está acostumado a conferir qualquer tipo de informação de maneira física. Nas vezes em que ainda ocorre a conferência da agenda, geralmente ela é feita por apenas um dos responsáveis.
- Tempo produtivo: a tarefa de passar de aluno em aluno anotando ou colando recados na agenda, e depois passar novamente por cada estudante conferindo a ciência dos pais, é algo que consome bastante do tempo produtivo diário das aulas. É um tempo que poderia ser aproveitado para o ensino, mas em vez disso, é utilizado para tarefas manuais.
- Custos: a comunicação por agenda de papel gera custos que incluem: o próprio valor das agendas; grampos; cola; resmas de folha e toners de tinta para recados que são colados. São custos que podem ser totalmente cortados nos dias de hoje.
Esses gargalos que você leu acima são facilmente eliminados com uma simples otimização operacional que consiste na substituição da agenda física pela digital. Dessa forma, a escola consegue uma comunicação incomparavelmente mais efetiva, entregando os comunicados aos pais bem na palma da mão.
Além disso, o consumo de tempo produtivo com comunicação é quase que totalmente eliminado, pois os comunicados são escritos uma única vez e disparados de forma massiva. Os custos com a contratação de agenda digital também são muito menores do que os gastos com recursos físicos. Então, os três pilares da otimização operacional – resultados, esforços e custos – são contemplados por essa mudança.
Para entender como a troca da agenda física pela digital funciona na prática, solicite mais informações por aqui.
Leia mais
– Agenda: compare a de papel com a digital e descubra qual é a melhor opção
– Agenda Digital: tudo o que você precisa saber
Documentação da escola organizada
Quando falamos em otimização operacional, às vezes as melhorias podem ser coisas realmente simples, como por exemplo organizar toda a documentação da escola em um local de fácil acesso para os mantenedores, que possibilite a eles encontrar tudo rapidamente quando for necessário.
Alguns documentos que podem ser reunidos, por exemplo, são:
- Contrato social atualizado
- Demonstração de Resultados do Exercício (DRE)
- Balanço patrimonial da escola
- Cópia digital do Cartão CNPJ
- Documento de identificação com foto dos mantenedores
- Certidão de casamento dos mantenedores (quando casados ou divorciados)
- Escritura do imóvel da escola ou contrato de aluguel
- Planta do imóvel com dados sobre cada área
- Lista dos funcionários com as respectivas atribuições e horários
- Regimento escolar
- Projeto Político-Pedagógico
Se esses documentos forem reunidos fisicamente, é interessante que haja também uma cópia digital deles salva em nuvem. Assim, a escola se blinda do risco de extravios, acidentes, catástrofes naturais, furtos (no caso de documentos digitais salvos apenas dentro de um computador, sem tecnologia de nuvem) etc.
Caso a instituição utilize agenda digital, uma opção é criar uma categoria para salvar esses documentos e conferir poder de visualização dela somente aos mantenedores. Assim, além de toda a segurança, todos os mantenedores poderão acessar os documentos simultaneamente de onde estiverem.
Informação sobre responsáveis financeiros
Uma outra otimização operacional que é bem simples, mas que faz toda a diferença na agilidade das rotinas financeiras da escola referentes a recebimentos e cobranças, é a checagem e atualização dos dados sobre o responsável financeiro de cada aluno. Esse é um dado fundamental para a emissão de títulos e para a cobrança de inadimplentes.
Por isso, caso a sua instituição possua um sistema de gestão ou um assistente financeiro, é importante tirar um tempo para verificar se cada aluno cadastrado está com um responsável financeiro atribuído a ele e se esse dado é atual. Também é necessário checar se as informações cadastrais desse responsável financeiro estão preenchidas e atualizadas. Bem tranquilo de fazer, né?
Emissão de títulos para o ano inteiro
A sua escola tem o costume de deixar os títulos referentes às mensalidades escolares emitidos com antecedência para o ano inteiro, ou ao menos para todo o semestre? Se não tem, essa é uma boa otimização operacional que pode ser realizada. Veja as vantagens:
- Esforço: realizando a emissão de todos os títulos do ano, esse é um trabalho que só precisa ser feito uma vez a cada ano letivo, e não periodicamente, o que acaba agilizando as rotinas da equipe do administrativo/financeiro da escola.
- Previsibilidade financeira: quando a escola faz a emissão de todos os títulos antecipadamente, eles ficam com uma mesma data de vencimento. Então, já é possível fazer uma estimativa do quanto a instituição terá em caixa dentro de determinado período. Caso ela possua um assistente financeiro, é possível inclusive aplicar filtros para acompanhar os recebimentos, o que facilita bastante.
- Recebimentos antecipados: se a escola faz essa emissão de todos os títulos e ainda os disponibiliza em um local que possa ser acessado pelos pais na hora que eles quiserem – como o app do assistente financeiro, por exemplo – existe a chance de alguns deles decidirem quitar os títulos antecipadamente, para se livrar da dívida o quanto antes. O caixa da escola agradece!
- Lembretes automáticos: caso a instituição possua o assistente financeiro, uma outra vantagem da emissão antecipada dos títulos é a possibilidade de envio de lembretes quando a data de vencimento estiver próxima. O assistente identificará isso automaticamente e lembrará aos pais que o boleto já está disponível para a quitação.
Leia mais
– Gestão de Cobranças: ações para incorporar às estratégias da sua escola
– Como criar um processo escalável de cobrança de inadimplentes na sua escola
Quais são os benefícios da otimização operacional?
Até aqui você já entendeu o que é uma otimização operacional, como é possível descobrir os processos que precisam dela e dicas mais específicas de otimizações possíveis em uma escola. Agora é a vez de falarmos dos benefícios gerais de aplicar a otimização operacional dentro de uma instituição de ensino. São eles:
Melhor aproveitamento do tempo produtivo
Quando todos os processos de uma escola são mapeados e recebem otimização operacional, o tempo dos colaboradores rende mais. Isso porque os procedimentos são reestruturados levando-se em consideração alguns fatores, e um deles é o esforço empregado para a execução.
Se o gestor constata que há maneiras de se chegar aos mesmos resultados ou a resultados superiores utilizando, para tanto, menos esforço e menos tempo produtivo, ele então reformula o processo. Com isso, o tempo que sobra dentro da carga horária dos colaboradores pode ser remanejado para outras tarefas dentro da escola.
Mais eficiência nos processos
A eficiência é um outro pilar da otimização operacional. Quando os processos passam por essa revisão, o objetivo não é apenas identificar como eles podem consumir menos tempo produtivo, mas também como eles podem entregar resultados melhores.
Alguns exemplos de resultados melhores são:
- Mais rapidez para localizar contratos após a substituição dos contratos físicos pelos digitais com armazenados em nuvem;
- Maior número de contratos de matrículas e rematrículas assinados dentro do mesmo período de tempo devido à praticidade da assinatura digital;
- Maior número de pais conferindo as comunicações enviadas pela escola após a substituição da agenda física pela digital;
- Mais rapidez em gerenciar processos burocráticos da escola devido à organização da documentação;
- Mais cobranças de inadimplentes realizadas em menos tempo devido à atualização de dados de responsáveis financeiros;
- Menor inadimplência dentro de um período comparado de tempo devido à automação de lembretes de vencimento.
Esses são só alguns exemplos. Uma otimização operacional realizada na escola inteira é capaz de trazer muitos outros resultados além desses.
Redução de custos
Por fim, um outro benefício da tríade que motiva a adesão à otimização operacional é a redução de custos. Quando os processos são revistos e reformulados, busca-se que eles se tornem mais baratos. Ou seja, o objetivo é fazer mais com menos.
A tecnologia, por exemplo, é constantemente vinculada à otimização operacional. Isso porque ela desmaterializa os processos, migrando arquivos, materiais, contratos etc. para o meio digital e reduzindo tarefas manuais ou mesmo eliminando-as.
Materiais físicos e horas de trabalho representam um custo. É claro que muitas plataformas digitais também têm custos, mas não há como comparar. Desmaterializando processos, os gastos com recursos físicos é imensamente reduzido e as horas de trabalho alocadas para tarefas menos manuais evitam que a escola tenha que contratar novos profissionais para desempenhar essas outras tarefas, o que gera economia na folha de pagamentos.
Acaba que essa redução de custos permite que a instituição de ensino tenha mais capital para investir em si mesma, seja em sua estrutura, em ferramentas de ensino ou na qualificação do corpo docente. Dessa forma, a otimização operacional dá início a um ciclo virtuoso que leva ao crescimento da escola.
Como a ClipEscola pode ajudar?
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Sabe todas as sugestões de ações de otimização que você leu neste artigo? Todas elas podem ser realizadas dentro da nossa solução. Temos a agenda digital mais completa do segmento escolar, e ela inclusive é a única que dispõe de tecnologia omnichannel. Temos também um assistente financeiro que automatiza todos os processos de recebimentos e cobranças. Outro recurso de destaque é a assinatura digital com validade jurídica. Enfim, temos uma verdadeira Disneylândia da otimização operacional dentro da nossa plataforma.
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– Os 4 estágios da transformação digital para escolas – em qual você está?
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