Planejamento escolar 2020: aprenda a traçar objetivos e atingir metas para o enfrentamento da inadimplência com experts do mercado

Neste ano a ClipEscola e a Proesc realizaram o webinar Planejamento Escolar 2020: estratégias para acabar com a inadimplência, apresentado por Lindomar Góes e Felipe Guerra, especialistas no segmento escolar. Se você perdeu, aqui neste post encontrará um resumão dos insights que surgiram e poderá incorporá-los ao seu planejamento para o próximo ano.

Venha comigo!

Ações preventivas

Vamos começar pela organização de ações que podem prevenir a inadimplência. Veja alguns insights para incluir no seu planejamento escolar 2020:

• Separação entre equipe pedagógica e setor financeiro

Conforme os especialistas Felipe Guerra e Lindomar Góes, um erro comum das escolas é colocar a mesma pessoa que atua no setor pedagógico para cobrar a inadimplência dos pais. Isso acaba sendo ineficiente por dois motivos:

1. O profissional da equipe pedagógica geralmente não tem a expertise para seguir a linha de condução correta para a cobrança;
2. Esse profissional acaba criando um vínculo com a família do aluno, e essa relação próxima dificulta que a cobrança seja feita.

Conforme Guerra, pode ser que a escola, se for pequena, não tenha condições de ter um time dedicado exclusivamente ao setor financeiro, mas mesmo que seja só uma pessoa para essa função, é importante que ela não seja a mesma que tem contato com os pais para fins pedagógicos. “É justamente para não quebrar essa linha de confiança que os responsáveis acabam criando com a coordenação e com as pessoas do pedagógico e do acadêmico”, justifica.

• Software de cobrança automatizada

Há um erro bastante comum nas escolas: entrar em contato com os responsáveis somente depois que o boleto vence. De acordo com Guerra e Góes, um fator de impacto para a redução da inadimplência é estabelecer uma comunicação antes do vencimento. O envio de lembretes é uma ação aconselhada por eles.

“É importante gerar lembretes sete dias antes do vencimento, cinco dias antes, três dias antes. Ajudar o pai a lembrar que ele tem um boleto que irá vencer. Então isso vai reduzir drasticamente a inadimplência. Mas não fazer isso manualmente. Quanto tempo um profissional dentro da escola vai levar para ficar ligando para esses responsáveis? E quando a escola utiliza o WhatsApp para essa comunicação, geralmente os pais visualizam e não respondem, isso não é eficiente. De fato, o que é importante é ter uma ferramenta que foi desenhada para esse fim, que vai entregar esse tipo de resultado”, explica Guerra.

Goés complementa que além dos lembretes, é importante encurtar o caminho para o pagamento, já disponibilizando ao pai o boleto. “Geralmente o dia a dia dos pais é corrido”, argumenta. Ele diz que automatizar todo esse processo já reduz consideravelmente a inadimplência.

• Estruturação de processos de cobrança

Uma dica de Góes e Guerra é que haja um mapeamento das ações preventivas, de monitoramento e reativas para o gerenciamento da inadimplência. É importante que isso esteja bem desenhado, com processos claros nas três etapas:

1. Preventiva – Tudo o que será feito, as possibilidades que serão esgotadas para garantir que os pais não se tornem inadimplentes.
2. Monitoramento – Como os títulos serão monitorados, quem é o profissional dentro da escola que cuidará dessa parte.
3. Reativa – Quais atividades são feitas para reduzir a inadimplência.

• Cadastro de clientes atualizado

Uma questão que muitas vezes quem preenche o cadastro do aluno e dos pais não dá importância, mas que de acordo com os especialistas Guerra e Góes é um ponto fundamental, é a manutenção desse cadastro, para que ele esteja sempre atualizado. Isso terá importância lá na frente, quando a escola precisar se comunicar com os pais para diversos assuntos, inclusive a cobrança de débitos em atraso.

Góes frisa que não basta usar um bom sistema e não manter os dados atualizados, pois isso é importante para que a comunicação possa chegar. “Se os dados não estiverem atualizados, acabou toda a eficiência de uma automação de prevenção da inadimplência”, garante. 

Guerra explica também que na correria do dia a dia, principalmente no período de matrículas, o profissional responsável pelo preenchimento de dados pode achar que determinados campos não precisam ser preenchidos, o que é um erro. “Quanto mais robusto, quanto mais completo, quanto mais atualizado estiver o cadastro da escola, melhor vai ser lá na ponta. É uma dor de cabeça a menos”, assegura.

• Várias formas de pagamento

Aqui vai outra dica quente dos especialistas para você colocar no seu planejamento escolar 2020 de combate à inadimplência: oferecer várias possibilidades para que os pais paguem as mensalidades e os débitos em atraso. De acordo com eles, é comum que as instituições tenham certa resistência quanto a isso, devido a taxas de cartão de crédito ou boleto, mas é algo que trará uma redução no índice de inadimplência macro da escola. “Às vezes a escola pensa: “não vou pagar 3%, 4% para o cartão de crédito”, mas é melhor receber 96% de alguma coisa do que 100% de nada”, afirma Góes. 

Se a instituição de ensino aceitar cartão de crédito, o pai que estiver com dificuldades em um determinado mês só precisará pagar a mensalidade na fatura do mês seguinte, enquanto que a escola receberá o valor no prazo correto. Se houver um débito em atraso que o responsável não estiver conseguindo pagar em uma parcela só, a escola conseguirá parcelar em mais vezes, para garantir um recebimento que poderia não vir de outra forma.

“Hoje em dia a questão de dinheiro, de pagar na secretaria, de quitar débitos manualmente, está cada vez mais batida, e também temos que pensar na questão da segurança. Então sempre que a gente puder utilizar a tecnologia dentro dos processos da escola, quitar o título por meio de boleto eletrônico, fazer o pagamento no cartão de crédito e não precisar ficar andando com dinheiro vivo, tudo isso é importante” recomenda Guerra.

Góes complementa que se a escola tiver o hábito de receber pagamentos em dinheiro vivo, ela está aumentando a chance de assaltos na instituição. Assim, funcionários e alunos ficam em risco. Para diminuir esse risco, a escola acaba gastando com um sistema de segurança e câmeras de vigilância.

Monitoramento da inadimplência

Até aqui falamos sobre ações que a escola pode implementar no planejamento escolar 2020 para a prevenção da inadimplência. Agora vamos falar sobre o que é possível fazer para monitorá-la, para assim poder entender melhor os padrões de inadimplência na sua escola e realizar tomadas de decisão baseadas em dados confiáveis.

• Acompanhamento de indicadores financeiros

Gráficos são seus grandes amigos quando se trata de monitoramento da inadimplência. O ideal é que eles sejam gerados automaticamente por software específico, e não criados de forma manual, para que não haja erros. Esses dados permitem entendimentos que podem ser usados no planejamento de ações assertivas.

“O ideal nesse momento é procurar identificar padrões. Daqui há pouco eu consigo entender que esse perfil de aluno ou esse perfil de segmento tem tendência a uma inadimplência maior, então eu posso ter ações focadas para esse tipo de público. A análise de dados que a escola vai fazer em cima dessas conclusões é extremamente importante para que ela possa tomar decisões que vão impactar a médio e longo prazo”, afirma Guerra.

• Controle e monitoramento dos inadimplentes

É importante que os inadimplentes sejam monitorados de formas segmentadas, como por mês, por turma, etc. Para isso, o mais recomendável é que a escola tenha um software que facilite o trabalho, evite erros e permita o cruzamento de informações. “Isso vai facilitar muito, vai fornecer um atalho”, garante Guerra.

De acordo com o especialista, dessa forma a escola consegue fazer comparações entre turmas, entre perfis de responsáveis, entre anos letivos, consegue saber a sazonalidade da inadimplência, tendências, etc. “Fazer essas análises dá embasamento nas minhas próximas escolhas. Não adianta eu tomar decisões sem analisar dados, e para eu ter dados completos, melhor eu ter uma ferramenta para isso”, aconselha.

Ações para lidar com os inadimplentes

Chegamos na última parte desse post. Agora você conhecerá táticas para enfrentar a inadimplência depois que ela já aconteceu e poderá incluí-las no seu planejamento escolar 2020. Vamos lá?

• Registro das cobranças realizadas

O registro de todas as cobranças que forem realizadas é algo importantíssimo. As informações básicas que os especialistas recomendam que sejam registradas são:

– Cobrador
– Pessoa com quem ele falou
– Data da cobrança
– Motivo do não-pagamento
– Prazo estipulado para pagar

Guerra explica que isso é importante para evitar o conhecido “disse me disse”. Muitas vezes a escola envia o boleto, o pai diz que não recebeu, alguém liga para esse responsável, ele alega que não falou com ninguém, e por aí vai. Conforme o especialista, isso pode ser resolvido de maneira muito fácil usando a tecnologia e recursos de automação. Tais recursos permitem que fique registrado todo o histórico de contato para a cobrança da dívida: 

– Recebimento de lembretes de vencimento
– Visualização com data, hora e nome de quem visualizou
– Recebimento de notificações de cobrança de boleto vencido
– Novamente visualização com data, hora e nome de quem visualizou

Com esses registros, não há como o responsável alegar que não está ciente da cobrança, que não recebeu nenhum contato. É o fim das desculpas!

• Metas de cobrança

O estabelecimento de metas ajuda a escola a visualizar aonde ela quer chegar. Por isso, Guerra e Góes recomendam que a instituição estabeleça metas de cobrança. Ela pode colocar como meta a redução da inadimplência em 10% ao mês, por exemplo. Assim, gradualmente, vai conseguir normalizar a situação da inadimplência atual. E uma dica para engajar a pessoa responsável pelo financeiro nessa luta é oferecendo percentuais dos valores recebidos, como uma espécie de comissionamento.

Guerra enfatiza que a meta é importante para que a escola visualize o que ela poderia fazer com esses recursos que hoje são perdidos com a inadimplência. Esse dinheiro poderia ser usado na melhoria da própria escola, como por exemplo: compra de tablets, modernização da infraestrutura, construção de uma quadra de esportes, etc. Isso pode até ser mostrado aos pais, para que eles vejam que o que pagam é revertido em melhorias ao local em que o filho estuda.

• Análise e acompanhamento pós-ações

Outro ponto elencado pelos especialistas é a importância de monitorar as ações tomadas para o combate à inadimplência e ir ajustando-as conforme os resultados observados. “O resultado das ações que eu vou tomar são importantes também de serem medidos. Assim eu vou conseguir garantir que essa ação que eu tomei, esse tipo de mensagem que eu passei a enviar e não enviava antes, está dando certo”, explica Guerra.

De acordo com o especialista, o famoso teste A/B é fundamental. Se uma ação não está dando o resultado esperado, é hora de dar um passo atrás. Já se ela está funcionando bem, deve ser mantida e quem sabe até potencializada. 

“Não se pode só fazer as ações e não monitorar, tem que saber se isso está dando certo, por isso a tecnologia é sempre essencial”, explica. Ele diz que relatórios fornecidos por plataforma como esta podem ajudar a escola nessa missão.

• Mapeamento dos motivos de inadimplência

A última dica dos especialistas é que a escola mapeie os motivos de inadimplência mais recorrentes e crie ações para contorná-los. Guerra explica que nesse mapeamento a escola pode perceber, por exemplo, que determinados responsáveis estão inadimplentes no momento, mas que normalmente costumam pagar as mensalidades em dia, então as ações com esses responsáveis devem ser diferentes das ações com os demais. 

É importante que a escola analise motivos e perfis de inadimplentes para entender como acontece a inadimplência com cada perfil de responsável. Assim, poderá estruturar ações diferenciadas para lidar com cada caso.

Conclusão

Como você pôde notar ao longo do post, a tecnologia é uma ferramenta essencial no enfrentamento da inadimplência, e é importante incluí-la no seu planejamento escolar 2020. A tecnologia permite que a escola obtenha resultados escaláveis de redução de taxas de inadimplência, mesmo dispondo de pouco pessoal. Por meio de automações, a instituição consegue contatar toda uma lista de inadimplentes em segundos, sem precisar despender grandes quantidades de tempo e de energia para isso.

Hoje já é possível enviar lembretes de débitos com vencimento próximo; enviar notificações de cobrança; saber quem recebeu e quem visualizou e a que data e hora isso aconteceu; obter estatísticas gerais de recebimento de recados e visualizações; obter relatórios com diversas informações cruzadas para que a escola possa entender fatores que levam à inadimplência e elaborar ações com base nesses dados; etc. Conheça aqui a ferramenta que pode te ajudar com isso.

Leia mais
– Direitos e deveres das escolas em casos de inadimplência
– Inadimplência: 5 estratégias para reduzi-la drasticamente

Este post foi um resumo do webinar Semana do Planejamento Escolar 2020 – Estratégias para acabar com a inadimplência. Para acessar à gravação completa do webinar, clique na imagem abaixo.