Régua de Relacionamento para Escolas: o que é e como criá-la

Você está buscando estruturar um processo eficiente de captação de alunos na sua escola, acertei? Então está no caminho certo! Elaborar uma régua de relacionamento com os seus potenciais clientes é algo que ajudará a sua instituição a não perder matrículas no meio do caminho. Hoje você entenderá exatamente o que é essa régua e como é possível criá-la. Me acompanhe na leitura!

O que é uma régua de relacionamento?

Régua de relacionamento é um conjunto de ações de comunicação planejadas para cada fase do funil de matrículas (que te explicarei depois). Essas ações são pensadas tanto para quando o lead (cliente em potencial) segue o caminho que se espera que ele siga quanto para quando ele fica travado em alguma etapa. O objetivo final é que o lead percorra toda a jornada de compra até o final do funil, que é onde ocorre a matrícula.

As ações previstas nessa régua podem contar com processos automatizados ou não. O ideal é que a instituição conte ao menos com uma ferramenta – como o CRM escolar – para poder ter o cadastro de todos os seus leads, estruturar um funil e realizar uma parte das ações planejadas pela própria plataforma.

O que é o funil de matrículas?

O funil de matrículas é o caminho que o lead percorre do primeiro contato com a sua escola até o fechamento da matrícula. Há várias formas de estruturar esse funil. Vou te dar um exemplo:

No esquema acima, lead é aquele curioso que entrou em contato com a sua escola por algum canal, seja ele WhatsApp, redes sociais, visita presencial, ligação, e-mail, chat do site ou cadastro em formulário do site ou de campanhas pagas. Esse lead então entrará em uma etapa do funil que aqui chamamos de Nutrição. Nela haverá as primeiras atividades programadas da sua régua de relacionamento.

Se o lead percorre o caminho que se espera e avança no funil, ele se torna um lead qualificado. A escola começa a executar com ele então as atividades da régua de relacionamento planejadas para a etapa que aqui chamamos de Proposta.

Avançando na etapa Proposta, o lead se torna uma Oportunidade. Ou seja, ele está “quente”, falta pouco para concluir a matrícula. Começam então as últimas atividades previstas na régua de relacionamento. Elas estão vinculadas ao estágio do funil que aqui chamamos de Contrato.

Como criar uma régua de relacionamento?

Agora que você já sabe que a régua de relacionamento está vinculada ao funil de matrículas, chegou o momento de falarmos sobre o “combo” de atividades das etapas. Como eu te falei lá no começo, precisamos pensar em atividades tanto para leads que percorrem o caminho que se espera quanto para aqueles que ficam estagnados em alguma etapa.

Para ter essas condições bem desenhadas em cada caminho, o ideal é criar um fluxograma. Ele pode ser feito no Excel ou no Google Planilhas. Se precisar, peça um help de algum professor de matemática da sua escola para isso. Com certeza ele conseguirá te ajudar!

Agora, vamos ao que interessa: as atividades. Eu vou te dar aqui um exemplo de algumas atividades possíveis para a régua de relacionamento da etapa Nutrição. A lógica delas se aplica a todas as outras etapas, tá bom? Então, olha só: 

Etapa Nutrição

Pressupondo que a sua escola pegou os dados básicos de contato do lead (número de celular e e-mail) quando ele realizou o primeiro contato, e que possui um CRM escolar, as atividades seguintes podem ser:

Atividade 1 – Envio de e-mail com vídeo institucional da escola e com um convite para o lead instalar o aplicativo da instituição e receber mais informações. Esse convite vem com um QR Code para facilitar a instalação.

Condição 1: Lead não abriu o e-mail.  →  Atividade: Mandar vídeo por WhatsApp e convite para a instalação do aplicativo da escola com link de instalação, para facilitar. Porém, mesmo com a atividade extra, o lead continua no fluxo.

Condição 2: Lead abriu o e-mail, mas não instalou o app da escola. → Nenhuma ação extra. Continua no fluxo normal.

Condição 3:  Lead abriu o e-mail e instalou o app da escola → Nenhuma ação extra.

Atividade 2 – Envio de comunicado via recado digital do app (se o lead não tiver instalado, chegará como um e-mail) com dados relevantes sobre a escola no formato de tópicos. Esses dados podem conter: premiações, números de aprovação no vestibular etc. Junto com essas informações há um botão para agendar uma visita na escola.

Condição 1: Lead não abriu o comunicado. → Atividade: Ligar para o lead convidando-o para conhecer a escola, porém, sem retirá-lo do fluxo. Se a visita acontecer, retirar o lead do fluxo Nutrição e colocá-lo em Proposta.

Condição 2: Lead abriu o comunicado, mas não agendou visita à escola → Atividade: Ligar para o lead convidando-o para conhecer a escola, porém, sem retirá-lo do fluxo. Se a visita acontecer, retirar o lead do fluxo Nutrição e colocá-lo em Proposta.

Condição 3: Lead abriu o comunicado e agendou uma visita à escola → Nenhuma ação extra. Até a realização da visita, o lead segue no fluxo de nutrição. Após a visita, retirá-lo do fluxo Nutrição e colocá-lo no fluxo de Proposta.

(Condição para ainda estar no fluxo Nutrição: não ter visitado a escola)

Atividade 3 – Envio de de comunicado via recado digital do app (se o lead não tiver instalado, chegará como um e-mail) com link para tour virtual gravado pela estrutura da escola com narração explicativa. 

Condição 1: Lead não abriu o comunicado. → Atividade: Mandar um WhatsApp para o lead com o link do tour gravado.

Condição 2: Lead abriu o comunicado, mas não clicou no link. → Atividade: Ligar para o lead convidando-o a assistir ao tour virtual, reforçando que é algo rápido e enaltecendo os benefícios.

Condição 3: Lead abriu o comunicado e clicou no link. → Nenhuma ação extra. O lead segue no fluxo.

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Você conferiu acima algumas atividades da régua de relacionamento da etapa “Nutrição”. É possível acrescentar diversas outras atividades e condições a essa etapa e também replicar a mesma lógica para as etapas seguintes. Lembre-se, um fluxograma te ajudará a visualizar melhor toda essa estratégia.

Quais são as vantagens de criar uma régua de relacionamento?

Talvez você esteja pensando: “nossa, será que tá valendo ter todo esse trabalho?”. Olha, depende, você quer mais matrículas ou a quantidade que a sua escola possui hoje já tá bom? Se o que você quer é alavancar os seus resultados, é preciso fazer coisas que não está fazendo ainda, concorda? A régua de relacionamento é um recurso estratégico consolidado no mercado, então, com certeza funciona.

Para que tudo fique mais claro, vamos ver algumas das vantagens:

• Aumento do retorno sobre o investimento

Atrair leads tem um custo. Dificilmente uma escola não investe absolutamente nada para atrair interessados. Os custos vão de mídias tradicionais – como flyers, banners, outdoors, busdoors, plotagem de carros, rádio, TV, jornal etc. – até marketing digital – campanhas de ads, inserção de propagandas em sites, marketing de conteúdo (que necessita de braços para a execução), entre outros. 

De que adianta ter um custo para atrair interessados e depois deixá-los ir embora sem a conclusão da matrícula? Afinal, você sabe que um pai que está buscando por uma escola para matricular o filho passa por várias delas fazendo pesquisa, né? Um contato só é pouco para que esse pai tome uma decisão. Haverá, é claro, um ou outro que acabará fechando a matrícula de qualquer jeito, mas e o resto? Você vai deixar passar?

Se a sua instituição criar uma régua de relacionamento para todos os leads e não deixar nenhum ir embora sem que tenha recebido ao menos sete contatos da sua escola, os resultados de matrículas serão incomparáveis. Assim, quando você for calcular o retorno do dinheiro investido em campanhas, verá que conseguiu captar muito mais alunos com a mesma quantidade de investimento. E aí, vale ou não vale o trabalho de montar uma régua de relacionamento?

• Automação de parte das atividades

Se a sua instituição utilizar um CRM escolar para dar suporte à captação de alunos, boa parte das estratégias da régua de relacionamento serão automáticas. Os recados digitais enviados para o app (que se o lead não instalar, receberá no e-mail) em cada fase do funil podem ser criados uma única vez, por exemplo. Depois, basta deixá-los programados no CRM que os leads cadastrados lá os receberão automaticamente.

Como você pode perceber, nessa parte não há necessidade de atividades manuais. Para os leads que seguirem o fluxo certinho, sem travar em nenhuma etapa, não há praticamente mais nada que precise ser feito. Eles chegarão até o fundo do funil e só haverá necessidade de nova interação para a conclusão da matrícula. Então, como uma boa parte dos leads seguirá esse caminho do fluxo normal, a estratégia é muito escalável.

Quase todos os esforços manuais na régua de relacionamento ficarão concentrados na parte dos leads que travar em alguma etapa do fluxo. Então, aqui entram aquelas atividades condicionais que já mencionamos. Para executá-las, um colaborador da escola precisará ficar de olho no funil do CRM e acompanhar quais leads avançaram e quais travaram. Porém, como apenas uma parte necessitará dessa intervenção, o esforço é muito menor.

• Crescimento da escola

Se a sua escola tem a ambição de crescer, de expandir, precisará levar em conta estratégias como essa da régua de relacionamento. A concorrência no ensino particular não é pequena, e hoje não dá mais para contar apenas com as matrículas que já chegam na escola praticamente prontas, ou seja, com responsáveis que já chegam com a caneta na mão para assinar o contrato.

Tudo o que você não faz, pode ter certeza de que algum concorrente seu está fazendo. Há gestores escolares que acompanham as tendências do mercado e que as colocam em prática. O relacionamento com o cliente está no cerne de todas as estratégias que são tendência atualmente. É algo que o mercado identificou como necessário para o aumento dos resultados e o crescimento do negócio. E como você bem sabe, a escola também é um negócio.

Você quer crescer? Bora então “sacudir o esqueleto” e partir para a ação! O trabalho de montar a estratégia, como você viu, é só no começo. Depois, boa parte das ações anda sozinha. Então, é algo perfeitamente viável, não é? Lembre-se, não há como ter resultados diferentes fazendo sempre a mesma coisa!

Qual CRM pode me ajudar?

O ideal é que o CRM usado para dar suporte à estratégia de régua de relacionamento seja específico para o segmento escolar. Afinal, uma solução genérica não atenderá a todas as especificidades de uma instituição de ensino.

Aqui na ClipEscola nós desenvolvemos a Plataforma de Transformação Digital M3I, que possui inúmeras soluções para o segmento escolar. Uma delas é justamente o CRM escolar – também chamado de Módulo de Captação de Alunos. Por ele a sua instituição consegue cadastrar as informações dos leads, montar um funil, criar fluxos de automação para cada etapa, inserir anotações de atividades realizadas fora do CRM e muito mais!

Se você quiser mais informações sobre o CRM da ClipEscola, há dois caminhos. Caso você já seja um Clipper (cliente ClipEscola), basta entrar em contato com a gente pela nossa Central de Ajuda. Caso você ainda não seja nosso cliente, basta solicitar informações por aqui.

Leia mais
– CRM escolar: o que é e como usá-lo para matricular mais
– Marketing de indicação: como usá-lo em suas estratégias de matrículas

Agora que você já sabe o que é uma régua de relacionamento, bora criar uma para matricular mais? Conte com a gente para o que precisar!