Decidiu modernizar a sua escola e começar a usar tecnologias escolares em vez de papel e recursos genéricos? Legal, parabéns pela iniciativa! Agora que você está adentrando ao mundo digital, é importante que se informe sobre o que cada tipo de sistema faz e quais rotinas escolares podem ser virtualizadas por cada um. Por exemplo, você sabe a diferença entre agenda digital e sistema de gestão escolar (ERP)?
Se não sabe, fique tranquilo, essa é uma confusão bem comum. Felizmente você encontrou este artigo, e aqui todas as suas dúvidas serão sanadas! Vamos começar falando sobre o que cada um desses sistemas faz. Me siga!
Quais as principais funções da agenda digital escolar?
A função mais importante da agenda digital é profissionalizar a área de comunicação da escola, como por exemplo substituir a agenda física. Ou seja, aquela comunicação com os pais feita por bilhetinho colado ou escrito na agenda passa a ser realizada por meio de recados digitais que chegam diretamente no celular dos responsáveis via aplicativo. Essa comunicação substitui também o contato por e-mail, portal do aluno, WhatsApp, ligações telefônicas e mural de recados. Todo e qualquer contato com as famílias fica centralizado na agenda digital.
A agenda digital também permite:
- Coletar autorizações para passeios escolares
- Receber autorizações para que terceiros possam retirar as crianças na saída da escola
- Enviar documentos aos pais, como contratos, lista de material escolar, entre outros
- Enviar fotos, vídeos e qualquer registro de atividades diferenciadas feitas pela escola
- Receber atestados médicos, entre outros documentos que os pais precisem enviar para a escola
- Virtualizar o diário do aluno ou diário do bebê, enviando aos pais informações diárias sobre o filho deles
- Enviar convite para eventos da escola, receber a confirmação virtual em tempo real e enviar lembretes periódicos automáticos aos pais para que não esqueçam da ocasião
- Programar de todo o calendário de atividades do ano e agendar lembretes
Todas as possibilidades que você viu na lista acima são apenas as funcionalidades básicas da agenda digital, ou seja, aquilo que não pode faltar. É claro que soluções mais robustas podem oferecer mais funcionalidades. Aqui na ClipEscola, por exemplo, vamos bem além, e oferecemos também monitoramento da aproximação dos pais da escola por GPS; ambiente virtual de aprendizagem; captação de alunos; assinatura digital; automação do fluxo de recebimentos; comunicação interna e muito mais.
Quais as principais funções do sistema de gestão escolar?
Agora que você já sabe o que é agenda digital, vamos entender o que é o sistema de gestão escolar, também chamado de ERP. Trata-se de uma solução focada em três pontos-chave: gestão acadêmica, gestão pedagógica e gestão financeira. Resumindo, não é a solução que a sua escola precisa para a comunicação escolar, e sim para a gestão.
Na parte de gestão acadêmica o ERP é utilizado para a administração de dados e processos de toda a comunidade escolar: professores, coordenadores, colaboradores técnico-administrativos, estudantes e responsáveis. Todas as informações de cada área são cadastradas no sistema, o que permite a geração de relatórios detalhados e a organização de informações e documentos.
Já na parte pedagógica, o sistema de gestão permite o lançamento de notas, a emissão de boletins e a administração do cronograma de aulas e atividades. Portanto, tudo o que é pertinente à organização interna dos dados da escola pode ser gerenciado pela ferramenta.
Por fim, o ERP é capaz de realizar a gestão financeira da escola. Cabe a ele atividades como controle de fluxo de caixa e geração de relatórios financeiros. É isso! Agora você já está por dentro das as principais funções de um sistema de gestão escolar. Como deu para ver, o foco não é a comunicação, e sim a gestão dos dados da escola.
E quando o sistema de gestão escolar tem um aplicativo mobile?
Nos tópicos acima você viu que cada sistema possui atribuições diferentes, certo? Uma solução não anula a necessidade da outra, pelo contrário, elas costumam atuar de forma complementar.
O que talvez te confunda um pouco é nos casos em que o ERP possui também um aplicativo mobile, que acaba sendo um módulo extra. Em geral esses aplicativos que vêm junto com o ERP são bastante simples, basicamente uma versão mobile do portal do aluno. As principais características deles, de uma forma geral, são:
- Login e senha: os pais precisam acessar a agenda com login e senha, como fazem no portal do aluno. Caso não lembrem a senha, não conseguem acessar.
- Comunicação passiva da escola: ao contrário do que ocorre nas agendas digitais normais, no aplicativo mobile do ERP a comunicação da escola com os pais costuma ser passiva, ou seja, não há destaques, priorizações ou notificações externas, então os pais precisam se logar e navegar em uma infinidade de menus para saber se a escola fez algum contato.
- Foco no desempenho escolar: em geral esses aplicativos estão limitados a um mural de recados e a informações de notas e frequências dos alunos, ou seja, não foram desenhados para suprir as necessidades de comunicação e otimização de tarefas de todos os times da escola.
Essas são as três características mais comuns de aplicativos mobile de ERPs. É claro que pode haver alguma diferença em uma ou outra, mas em geral é assim que funciona. Por isso, é totalmente diferente ter agenda digital e ter aplicativo mobile de sistema da gestão escolar. As soluções que não são de ERPs não precisam de login e senha, a comunicação é ativa e não passiva e são desenhadas para uma infinidade de tarefas essenciais para o processo de transformação digital de uma escola. Ou seja, há praticamente um abismo de diferença, não acha?
Os sistemas de gestão que oferecem essa opção de aplicativo mobile – que é sempre mais engessado – costumam fazer isso para dar às escolas uma opção além do WhatsApp, que é algo bem problemático na comunicação escolar. No entanto, essa alternativa que eles disponibilizam à parte é mais um “quebra-galho” do que a solução definitiva. Pode ajudar no começo, mas logo a escola vai sentir falta de recursos mais robustos.
O ideal é que a instituição busque uma opção de agenda digital externa e depois faça a integração dela com o sistema de gestão escolar, evitando assim desgastes com seu público interno, e principalmente, com pais e alunos por frustrações com o aplicativo do ERP. Afinal, esse público está em contato constante com soluções robustas como redes sociais, por exemplo.
Como funciona a integração entre sistema de gestão e agenda digital?
Quando uma escola possui sistema de gestão escolar e agenda digital externa funcionando de forma integrada, temos um fluxo de informações de excelência! Todos os dados do sistema podem ser disponibilizados às famílias dos alunos de forma automática pela agenda, e com toda a qualidade que só uma ferramenta criada especificamente para a comunicação escolar poderia oferecer.
Questões como notas e documentos referentes ao aluno, por exemplo, podem ser enviadas do sistema de gestão diretamente às mãos dos pais via agenda. Eles então são notificados assim que essa comunicação da escola chega e não precisam colocar login e senha para acessá-la.
Toda a parte financeira também pode ser integrada, possibilitando o envio de boletos, o recebimento de mensalidades e a cobrança de inadimplentes de forma extremamente eficaz, inclusive com o envio de lembretes periódicos sobre os vencimentos. Tudo o que os pais recebem e visualizam a escola fica sabendo, e essa confirmação de leitura não pode ser desabilitada.
Viu como a união entre sistemas faz a força? O sistema de gestão escolar e a agenda digital são duas soluções que se complementam. Quem ganha é a escola, que recebe profissionalismo total nas duas pontas!
Leia mais
– Agenda escolar digital: tudo o que você precisa saber
– Como a integração entre sistemas pode impactar na produtividade escolar
Você viu que sistema de gestão escolar e agenda digital são coisas bem diferentes né? Conte com a ClipEscola para entregar aos pais uma comunicação escolar de excelência!
