Gerir uma escola pode ser uma tarefa desafiadora. Afinal, são diversos setores e áreas que precisam de atenção. Por esse motivo, softwares de gestão são grandes aliados dos coordenadores e diretores escolares. Dado isso, preparamos esse guia para que você possa entender qual o melhor para o contexto da sua instituição. Vamos juntos entender como fazer essa escolha?
O que é um Software de Gestão Escolar?
Trata-se de uma plataforma que integra e organiza todas as atividades administrativas e acadêmicas de uma instituição de ensino. Com ele, é possível gerenciar desde a matrícula de alunos até o acompanhamento do desempenho escolar.
Quais são os tipos de Software de Gestão Escolar
Existem diferentes tipos de software de gestão escolar, cada um com funcionalidades específicas. Aqui, listamos alguns dos mais comuns:
Sistemas Acadêmicos: Focados na gestão de informações relacionadas ao aprendizado dos alunos, como notas, frequências e avaliações.
Sistemas Administrativos: Voltados para o gerenciamento financeiro e administrativo da escola, incluindo controle de despesas, pagamentos e recursos humanos.
Plataformas Integradas: Combina funcionalidades acadêmicas e administrativas, oferecendo uma solução completa para a gestão escolar.
Diferença entre Sistema de Gestão e Agenda Digital
Antes de seguir, é fundamental entender a diferença entre um sistema de gestão escolar e uma agenda digital. A agenda digital, como a Agenda Digital ClipEscola, é uma ferramenta destinada ao relacionamento da escola com os pais. Ela permite o envio de comunicados, calendário de provas, confirmação de entrada e saída de alunos, além de emitir boletos para pagamento da mensalidade. Enquanto a agenda digital melhora a comunicação com os pais, o software de gestão escolar organiza e otimiza a operação da instituição.
Como escolher o melhor software de gestão escolar?
Agora que você sabe o que é um software de gestão escolar e sua diferença para uma agenda digital, vamos às dicas para escolher a melhor ferramenta:
1. Defina suas Necessidades
O primeiro passo é entender as necessidades específicas da sua escola. Pergunte-se: Quais são os pontos críticos na administração atual? Preciso de uma plataforma que integre a gestão financeira e acadêmica? Qual o volume de alunos e funcionários que o sistema precisará suportar? Anote essas respostas, elas serão seu guia na escolha.
2. Pesquise e Compare
Faça uma pesquisa detalhada sobre os softwares disponíveis no mercado. Leia reviews, converse com outros gestores e peça demonstrações dos sistemas. Comparar funcionalidades, preços e suporte oferecido por cada fornecedor é crucial para tomar uma decisão informada.
3. Avalie a Usabilidade
Um bom software de gestão escolar deve ser intuitivo e fácil de usar. Lembre-se de que ele será utilizado diariamente por diversas pessoas na escola, então, a interface deve ser amigável. Teste a plataforma antes de adquirir e veja como ela se adapta à rotina dos usuários. A especialização é fundamental: um sistema que tenta fazer tudo geralmente não entrega nada com excelência. Então, busque soluções específicas para a sua necessidade ao invés de algo que prometa fazer tudo, seja objetivo para receber a solução adequada ao seu desafio.
4. Considere o Suporte e Atualizações
Um ponto muitas vezes negligenciado é o suporte oferecido pelo fornecedor do software. Certifique-se de que a empresa oferece um suporte eficiente e está disponível para resolver problemas rapidamente. Além disso, verifique se o software recebe atualizações regulares, garantindo melhorias contínuas e segurança.
5. Verifique a Integração com Outros Sistemas
Os sistemas mais modernos disponibilizam APIs de integração, o que é importante para que tecnologias da escola possam conversar entre si. Evite sistemas que não ofereçam APIs abertas ou se recusem a integrar com outros softwares, para não se arrepender mais tarde. A convergência para o digital é um caminho sem volta e a quantidade de plataformas nas escolas tende a aumentar exponencialmente.
6. Analise o Custo-Benefício
Por fim, analise o custo-benefício de cada opção. Lembre-se de que o software mais caro não é necessariamente o melhor, e o mais barato pode não atender às suas necessidades. Avalie o retorno sobre o investimento que cada sistema pode proporcionar à sua escola.
Conclusão
Escolher o melhor software de gestão escolar para sua instituição é uma tarefa que requer pesquisa e planejamento. Defina suas necessidades para tomar a decisão certa:
- compare opções;
- avalie usabilidade;
- cuidado com funcionalidades fora da área de expertise de ERPs
- considere suporte e atualizações;
- verifique integrações;
- analise o custo-benefício.
Lembre-se de que um bom software de gestão escolar não apenas facilita o trabalho administrativo, mas também contribui para a melhoria do desempenho acadêmico dos alunos e a satisfação dos pais. E não esqueça também que a Agenda Digital ClipEscola, além de te auxiliar na gestão do relacionamento com os pais, também possibilita a integração com ferramentas de gestão. Vamos juntos?
