Relacionamento é algo complexo. Quando se trata da comunicação escolar com os pais, ou mesmo das interações entre os colaboradores da instituição de ensino, existem muitos pontos que podem gerar aquela “dor de cabeça”. Essas questões são tão comuns que todas as escolas as conhecem. O que nem todas sabem, no entanto, é como solucioná-las. Se esse é o seu caso, você está com sorte. Agrupamos em uma lista os problemas mais comuns de comunicação enfrentados pelas instituições, e a forma de solucioná-los. Vamos conferir?
1. Pais não leem recados da agenda
– Problema: Se a sua escola trabalha ou já trabalhou com agenda física, você conhece bem esse problema. Não é a toa que ele é o top dessa lista. É muito comum que os pais esqueçam de conferir a agenda dos filhos diariamente para ver se há algum recado da escola. Quando a conferência acontece, geralmente é feita só por um dos responsáveis. Isso acaba gerando um problema para a instituição, que precisa de um retorno sobre diversas questões, mas acaba não obtendo porque os pais não leram o recado, portanto não ficaram cientes do assunto.
– Solução: Enviar recados digitais diretamente para o celular dos pais por aplicativo de comunicação escolar. A informação chega para todos os responsáveis pelo aluno e a escola consegue confirmar a visualização imediatamente, e até receber estatísticas do percentual de visualizações total. Bem eficaz, não acha?
2. Informações trocadas ficam desorganizadas
– Problema: Veja se você reconhece esse cenário: pais, professores e coordenadores trocando algumas informações por agenda de papel, outras por e-mail, outras por portal, outras por grupos de WhatsApp e outras ainda pelo Messenger do Facebook. Sinceramente, você acha que tem chance de isso dar certo? É claro que se as interações acontecem por vários canais, sempre haverá ruídos e desordem. Localizar uma informação específica depois de um certo tempo, por exemplo, é uma tarefa bem difícil, não?
– Solução: Unificar toda a comunicação escolar em um único canal. Para que isso dê certo, a ferramenta escolhida para as interações precisa ser robusta e contemplar todos os pontos de contato entre pais e escola – da troca de recados ao agendamento de eventos, da rematrícula à cobrança de inadimplentes. Do contrário, parte da interação continuará ocorrendo por outros caminhos. Então, antes de aderir a uma solução, mapeie todos as formas de contato possíveis entre os responsáveis e a escola, e verifique se o recurso escolhido contempla todas elas.
3. Não há controle dos gestores sobre tudo o que é conversado com os pais
– Problema: A falta de controle de gestores sobre as informações trocadas entre pais e colaboradores da instituição é uma dor latente da comunicação escolar. As conversas que ocorrem por canais informais acabam abrindo uma brecha para ruídos que podem se tornar problemáticos. O tal do “disse me disse” é um exemplo. Além disso, se houver colaboradores descontentes com a escola, a interação deles com os pais por canais não monitorados é algo realmente preocupante.
– Solução: Realizar toda a comunicação escolar por um canal oficial e com possibilidade de monitoramento por parte dos gestores. Soluções mais avançadas contam até com a tecnologia de mapa de humor, que é capaz de minerar toda a gama de dados trocados e emitir sinais de alerta caso palavras que expressem sentimentos negativos sejam detectadas. Os gestores conseguem intervir imediatamente na situação e até exercer moderação sobre o conteúdo trocado, apagando-o, caso julguem necessário. Nesse tipo de ferramenta, o controle dos gestores sobre a comunicação escolar é total.
4. Pais interagem com colaboradores fora do horário de trabalho deles
– Problema: Quando a comunicação escolar ocorre por mecanismos informais, como grupos de WhatsApp e redes sociais, os pais têm acesso aos professores não apenas dentro do horário de trabalho deles, mas a qualquer hora do dia ou da noite, e até em finais de semana. Isso é um problema para a instituição, pois essas interações geram registros que provam que os colaboradores trabalharam fora do horário de expediente, e sem receber hora extra por isso. Sentiu o tamanho da encrenca? Estar em alinhamento com as leis trabalhistas é fundamental para qualquer empresa que queira se blindar de demandas judiciais, inclusive escolas.
– Solução: Eliminar os canais informais de interação entre pais e professores e adotar uma ferramenta oficial de comunicação escolar – como a agenda digital – que permite à escola programar horários de retorno aos pais. Dessa forma, os responsáveis não conseguem contatar o professor fora do expediente pela ferramenta oficial, e a escola se blinda de eventuais problemas judiciais.
5. Gastos com recursos físicos para a comunicação são altos
– Problema: Comunicação escolar nos moldes tradicionais implica em uma série de gastos: agendas de papel, resmas de folha, toners de tinta, cola, grampos, clips, custos telefônicos, custos com pacotes de SMS e e-mail marketing, entre outros. Colocando todos esses gastos na ponta do lápis, eles acabam pesando no orçamento anual da escola, concorda?
– Solução: Trocar todos esses gastos por um único, e incomparavelmente menor: a agenda digital. Pela ferramenta é possível eliminar 99% dos recursos citados acima, o que resulta em uma enorme economia para a instituição de ensino.
6. Comunicação com os pais consome muito tempo produtivo dos colaboradores
– Problema: Boa parte do tempo de aula é dedicado à conferência de agendas e à colagem de recados. Em média, os professores gastam 27 horas por mês somente com essa função. Esse tempo poderia ser bem mais produtivo se os educadores pudesse usá-lo para finalidades didáticas, você não acha?
– Solução: Substituir a agenda de papel pela digital, a conferência de recados aluno por aluno pela confirmação de leitura automática, as anotações em cada agenda pelo disparo massivo de recados para todos os pais da turma. Assim, todo o tempo gasto com anotações e conferências na agenda é eliminado, e o ganho de produtividade é incomparável!
7. Autorizações são muito burocráticas
– Problema: Quando o aluno precisa ser retirado por um terceiro na escola, a pessoa não pode simplesmente ir lá e buscar a criança, até por motivos de segurança. Se ela não havia sido autorizada previamente, os pais precisam ligar para a secretaria da escola e pedir que avisem o porteiro para que o estudante possa ser entregue a esse terceiro. Da mesma forma, autorizações para passeios do colégio também passam por um trâmite burocrático. A escola envia uma circular ou cola um recado na agenda solicitando autorização dos pais, eles assinam, o aluno entrega o documento na escola junto com o dinheiro, ou os pais precisam se deslocar até a instituição para pagar por cartão.
– Solução: A burocracia presente nos dois tipos de autorizações pode ser solucionada pela mesma ferramenta: a agenda digital. Na retirada das crianças, os pais cadastram no app informações sobre a pessoa que querem autorizar a buscá-las, e na mesma hora esses dados chegam à escola, que fica autorizada a entregar os alunos à pessoa informada. Já nas autorizações para passeios, a escola envia a solicitação por recado digital ao celular de todos os pais, eles confirmam o aceite ou não logo que abrem o recado, e o pagamento pode ser feito dentro do próprio aplicativo, em questão de segundos. Bem mais ágil assim, não acha?
8. É difícil conseguir contato com os pais para a cobrança de inadimplências
– Problema: Quando há pais inadimplentes, a escola geralmente tenta realizar a cobrança por telefone ou WhatsApp. A tarefa não é nada fácil, já que muitos responsáveis não costumam atender às ligações e ativam a opção do WhatsApp de não permitir que as visualizações fiquem registradas pela cor azul. Assim, a escola não consegue falar com os inadimplentes e nem sabe se visualizam os recados enviados ou não. Se o contato finalmente ocorre após inúmeras tentativas, os inadimplentes alegam que “esqueceram” ou que “não viram” os recados enviados.
– Solução: A cobrança automatizada de inadimplentes é a alternativa mais eficaz. Os pais recebem notificações de cobrança no celular, a escola consegue saber na hora se eles visualizaram ou não (essa opção não pode ser desabilitada) e o boleto atualizado – já com os juros e a multa inclusos – é disponibilizado a eles imediatamente para a quitação do débito. O pagamento pode ser realizado pelo próprio aplicativo em poucos cliques. Não há nenhuma desculpa possível, viu?
9. Arquivos enviados pela escola ocupam muito espaço no celular
– Problema: A escola usa o WhatsApp para enviar aos pais fotos e vídeos de atividades com as crianças, além de materiais de apoio para estudos, que muitas vezes são arquivos pesados. Tudo isso consome um grande espaço na memória do celular deles, que precisam ficar apagando outros arquivos para poder ter espaço para tudo o que recebem da instituição de ensino. Essa situação pode deixá-los incomodados.
– Solução: Trocar o WhatsApp por solução que permita o armazenamento de arquivos em nuvem. Dessa forma, os pais recebem fotos, vídeos, apresentações em ppt e qualquer outro tipo de arquivo da escola, e não perdem espaço na memória do celular. Assim, é só satisfação e zero incomodação!
10. Não há agilidade na comunicação intersetorial
– Problema: A interação entre as equipes da instituição de ensino é feita por mural de recados, Skype, WhatsApp e outras ferramentas não específicas para as necessidades escolares, o que causa ruídos na comunicação e ineficácia na execução de tarefas intersetoriais. Além disso, os sistemas usados pelos times não são integrados, o que torna determinadas atividades muito manuais e favorece situações de erro e retrabalho.
– Solução: Aderir a uma ferramenta única para a interação entre os times, que possibilite: a abertura de tickets entre áreas com inserção de anexos pesados; conversas instantâneas entre colaboradores com possibilidade de monitoramento dos gestores; e a integração entre os sistemas utilizados pelos times, para que inúmeras tarefas possam ser automatizadas. Assim, a comunicação escolar interna ganha em organização, agilidade e sobretudo eficiência. Imagine só o quanto a produtividade aumentará na sua escola!
Leia mais
– Comunicação em 360°: pais, alunos e colaboradores interligados em um só canal
– Comunicação integrada com sistemas escolares: um fluxo de informações de excelência
Encontrou aqui a solução para os problemas de comunicação escolar que você enfrenta hoje? Então conheça a ClipEscola, ferramenta que traz todas as possibilidades que você viu neste post!
