Entrega de boletins: quando o formato é online, como engajar os pais?

A entrega de boletins escolares no formato físico está virando coisa do passado. As instituições de ensino há tempos vêm se atualizando e migrando para o modelo digital, visto que as vantagens são incomparáveis. Agora, se a sua dúvida é: “como engajar os pais, já que o boletim chega a eles sem contato físico”, essa é uma questão fácil de resolver. Me siga na leitura e confira como!

Quais as vantagens da entrega de boletins no formato online?

Primeiramente, o que você acha de darmos uma passadinha pelas vantagens da entrega de boletins no formato online? É uma boa, né? Então, veja as principais:

Facilidade e eficiência na entrega

Com o ritmo de vida cada vez mais frenético da nossa sociedade, quem não quer facilidade em todos os campos nos quais isso é possível? A comunicação escolar – inclusive a parte das notas – se inclui nisso. Não há como o papel competir com o digital no quesito praticidade, e esse ponto acaba se refletindo também no fator eficiência.

Sejamos francos, você acha que os pais, quando chegam à noite em casa depois de um dia cansativo de trabalho, se lembram que está na época de a escola mandar o boletim e o solicitam ao filho? Você acha que eles se lembram toda noite de conferir a agenda física para ver se tem reunião de entrega de boletins marcada? Resumindo: você acredita que todos os responsáveis, de fato, conferem o boletim e dão a ele a merecida atenção?

Tempo é uma moeda escassa nos dias de hoje. Fica muito mais fácil para os pais e responsáveis se a escola enviar o boletim a eles de forma online, para que possam conferir em um momentinho livre que tiverem ao longo do dia. Eles nem precisam gastar memória lembrando, pois se o envio for por agenda digital, a notificação chega diretamente no celular deles, e aí não tem como esquecer de conferir. Bem mais prático e eficiente, né?

Todos os responsáveis podem conferir o boletins

Você sabe que um aluno geralmente tem mais de um pai ou responsável, né? Às vezes, eles nem moram na mesma casa. Então, quando a entrega de boletins é física, dificilmente as notas do estudante chegam ao conhecimento de todos os pais e responsáveis.

Na sua opinião, é ou não é importante que todos participem e se engajem na vida escolar do aluno? Se a sua resposta é sim, saiba que a entrega de boletins online favorece esse quesito de forma esmagadora. Afinal, todos os responsáveis cadastrados podem receber o boletim bem na palma da mão, estejam onde estiverem. Assim, é muito mais provável que acompanhem e participem, você não acha?

A escola tem controle de entrega e de visualização

Quando o boletim é físico e a entrega ocorre com o intermédio do aluno, a escola não tem como ter certeza se todos o receberam e conferiram. Mesmo quando existe a exigência de o boletim voltar assinado, não dá para ter 100% de certeza, né? Afinal, quando as notas são baixas, a criatividade dos alunos é grande. Vale até imitar a assinatura dos pais ou pedir para outra pessoa, que não é o responsável, assinar.

Já se a entrega de boletins é online, a escola consegue ter o controle de entrega e de visualização. Isso porque ele é enviado diretamente para os responsáveis, sem intermediários. Há canais, como por exemplo a agenda digital, que trazem a informação de quem recebeu e de quem visualizou o boletim. Os pais não conseguem desabilitar essa opção. Então, a instituição de ensino pode ter um controle absolutamente preciso.

Redução de custos e otimização do tempo

Outra grande vantagem de fazer a entrega de boletins no formato online é a redução de custos e a otimização do tempo produtivo dos colaboradores. No tocante aos custos, é possível eliminar gastos com papel, toners de tinta e manutenção da impressora. Esses cortes representam uma boa economia para a escola ao longo do tempo, especialmente em instituições de ensino grandes.

Com relação ao tempo dos colaboradores, é aí que as vantagens saltam aos olhos. Eles não precisam anotar as notas a lápis, depois passá-las à caneta, preenchê-las na planilha, realizar a impressão, organizar os boletins por turma e fazer a distribuição manual. Toda essa burocracia é eliminada!

Só o que os professores precisam fazer é lançar as notas diretamente no template do boletim. O mesmo arquivo pode ser editado pelos professores de cada disciplina de forma online. Quando todos já tiverem lançado as notas, basta enviar o boletim a todos os pais. Esse envio é feito de forma massiva, com um único clique, mas cada um só recebe o boletim correspondente ao seu filho. Baita diferença, né?

Por onde fazer a entrega de boletins online?

Antes de chegarmos no assunto-chave deste artigo, que é o engajamento dos pais quando a entrega de boletins é online, precisamos ver também por onde fazer essa entrega, certo? Afinal, há canais com mais vantagens do que outros.

Se a entrega for via portal do aluno, por exemplo, a vantagem é maior do que de maneira física, mas ainda há alguns problemas. Os responsáveis precisam ter a iniciativa de acessar o portal, pois não chega uma notificação no celular deles lembrando que o boletim já está ali. Eles também precisam memorizar o login e a senha de acesso, e a escola não consegue confirmar que eles de fato visualizaram o boletim.

Já se a entrega de boletins online é feita por agenda digital, todas as vantagens que falamos neste artigo são contempladas. Os pais e responsáveis recebem o boletim bem na palma da mão, via app, e são notificados quando ele chega. Não precisam de login e senha para entrar, pois seus números de celular já estão cadastrados.

Todos os responsáveis do aluno têm acesso às notas, e não apenas um. A escola também consegue fazer a confirmação de recebimento e de leitura. Além disso, a agenda digital também permite a integração com o sistema de gestão da escola. Então, se a instituição quiser lançar as notas por lá, o boletim chega automaticamente às mãos dos pais, sem que os colaboradores precisem fazer mais nada.

Como você pode ver, a agenda digital é o canal que mais traz vantagens à escola para a entrega de boletins online. Ela também contribui para as ações que veremos no tópico a seguir.

Como engajar os responsáveis quando a entrega de boletins é online?

Agora chegou o momento de falarmos sobre aquilo que você mais quer saber: como engajar os responsáveis quando a escola faz a entrega de boletins online. Há algumas táticas que podem ajudar com isso, olha só:

Reuniões após a entrega dos boletins

Em muitas escolas que ainda fazem uso do boletim físico, é comum que haja uma reunião com os pais para realizar essa entrega e conversar com eles sobre o rendimento do aluno. Com o envio do boletim de forma online, nada impede que a instituição continue realizando essa reunião. A única diferença é que a parte da entrega física não será necessária, mas o resto continua igual.

Assim, os pais já chegarão na reunião tendo ciência das notas do filho. Já terão analisado o boletim com calma antes do encontro com os professores. Então, poderão pensar no que querem perguntar a eles sobre o desempenho do aluno. Dessa forma, a reunião ficará muito mais produtiva, você não acha?

O próprio convite para o encontro poderá ser enviado pelo mesmo canal em que o boletim foi entregue. Se for pela agenda digital, a escola poderá criar o convite usando um template personalizado e confirmar a participação dos pais em tempo real. O compromisso ficará sincronizado com a agenda do celular deles, e eles receberão notificações periódicas para que não se esqueçam. Assim, a adesão será bem maior!

Além disso, no pior dos casos, se os responsáveis não conseguirem mesmo comparecer à reunião, ao menos já terão em mãos o boletim online. Se quiserem falar com algum professor sobre o desempenho do filho, poderão fazê-lo pela própria agenda digital.

Disponibilização de autoagendamento de reuniões

Uma outra opção é realizar reuniões individuais com os responsáveis em dias e horários diferentes após a entrega dos boletins online. Para isso, uma ótima alternativa é usar o recurso de autoagendamento, presente em soluções mais avançadas de agenda digital.

Funciona assim: os pais recebem um convite da escola para que eles mesmos marquem a reunião dentro das opções de horários disponíveis na agenda dos professores. Olha só um exemplo:

Entrega de boletins - desempenho escolar

Entrega de boletins - agenda de horário de reunião

Após selecionar o horário, o compromisso irá para o calendário e ficará sincronizado com a agenda do celular dos pais. Eles então receberão lembretes automáticos para que não se esqueçam.

A vantagem de fazer dessa forma é que a adesão ao encontro tende a ser maior, pois os pais poderão “bater” a agenda deles com a dos professores e verificar quais horários em comum eles têm disponíveis. Muito bem pensado, não acha?

Envio de recados a pais de alunos com notas baixas

Uma terceira opção para engajar os pais após a entrega dos boletins online é entrar em contato apenas com aqueles cujos filhos têm notas baixas em determinadas disciplinas. Afinal, esses são os casos que mais necessitam de alguma intervenção, certo?

A escola pode, por exemplo, mandar um relatório com informações mais detalhadas sobre o desempenho do estudante nas disciplinas em que ele tem baixo rendimento. Assim, os responsáveis terão um cenário mais completo. Esse relatório pode, ao final, conter dicas de ações a serem tomadas que possam ajudar.

É possível também aliar a ideia desse tópico com a do autoagendamento de reuniões. Nesse caso, só os pais cujos filhos têm notas baixas é que receberão o convite com a agenda de horários dos professores. Eles então poderão marcar uma reunião especificamente com os professores das disciplinas nas quais o filho não está bem.

Como a ClipEscola pode ajudar

Tá tudo muito bem, tá tudo muito bom, mas qual agenda digital usar para fazer a entrega de boletins online e ainda colocar em prática todas as ideias deste artigo? A Agenda Digital ClipEscola, é claro!

Para começo de conversa, a agenda da Clip pode se integrar a qualquer sistema de gestão, o que é fundamental se a escola quiser fazer o envio de boletins de forma automática, via integração. Se quiser enviar diretamente pela agenda, na Clip isso é muito fácil e intuitivo. Nossa biblioteca tem várias opções de templates prontos de boletins!

Na Agenda Digital ClipEscola a sua instituição também consegue enviar convites para reuniões, confirmar a presença em tempo real e enviar lembretes aos pais. Tem mais tá?! Segura essa: nossa solução tem o recurso de autoagendamento de reuniões. Isso você não acha fácil por aí não, viu? E olha, vou te falar… facilita a vida de todos e ajuda muito no engajamento dos pais.

Tá esperando o quê? Solicite o nosso contato agora mesmo por aqui e peça uma demonstração para ver como tudo funciona na prática. Te garanto que você não vai se arrepender!

Agora você já sabe que mesmo quando a entrega de boletins é online, é totalmente possível engajar os pais e responsáveis, né? Conte com a Clip para te ajudar com isso!